15 הטיפים הטובים ביותר לארגון לארגון משרדים ולהשלמת העבודה

15 הטיפים הטובים ביותר לארגון לארגון משרדים ולהשלמת העבודה

ההורוסקופ שלך למחר

אתה עשוי לחשוב שאין לך זמן לארגון משרדים, אבל אם אתה באמת יודע כמה זמן חוסר הארגון הזה עולה לך, היית שוקל מחדש.

סידור מחדש והעברת ערימות מדי פעם לא נחשב. גם לא לנקות את השולחן שלך, אם אתה מחליק את הבלגן לפח, או למגירת שולחן.



שטח משרדים מסודר ומסודר יחסית מפנה את הדרך לפריון גבוה יותר ופחות זמן מבוזבז.



ארגון המשרד שלך לא צריך לקחת ימים, זה יכול להיעשות קצת בכל פעם. למעשה, אחזקת משרד מאורגן יעילה הרבה יותר אם מתייחסים אליו כאל פרויקט מתמשך, במקום תקיפה מסיבית.

לכן, אם אתה מוכן להתחיל בעבודה, הטיפים הבאים לארגון יעזרו לך להפוך את המשרד שלך לסביבת עבודה יעילה.

1. טהר את המשרד שלך

בטל את העומס, ריק, גרוס, היפטר מכל מה שאתה לא צריך או רוצה. תסתכל מסביב. במה לא השתמשת מזה זמן?



קח אזור אחד בכל פעם. אם זה לא עובד, שלח אותו לתיקון או השליך אותו. אם לא השתמשת בו במשך חודשים ואינך יכול לחשוב מתי אכן תזדקק לו, זה יוצא. זה נוגע לרהיטים, ציוד, ציוד וכו '.פִּרסוּם

אל תשכח מכיפות, צמחים (אמיתיים או מלאכותיים) וקישוטים - אם הם מכוסים באבק וגורמים למשרד שלך להיראות עלוב, הם משחק הוגן.



2. לאסוף ולהפיץ מחדש

אספו כל פריט שאינו המקום בו הוא שייך והניחו אותו במקום שהוא עושה.

3. הקמת אזורי עבודה

החליטו איזה סוג פעילות קורה בכל אזור במשרד שלכם. סביר להניח שיהיה לך שטח עבודה ראשי (ככל הנראה שולחן העבודה שלך), אזור התייחסות (ארון תיוק, מדפים, קלסרים,) ואזור אספקה ​​(ארון, מדפים או מגירות).

הצב את הציוד והציוד המתאים נמצאים באזור המתאים ככל האפשר.

4. סמיכות קרובה

מקם את הציוד והציוד שבו אתה משתמש הכי הרבה בהישג יד. ניתן לאחסן או להעלים דברים שאתה ממעט להשתמש בהם.

5. השג תווית טובה

בחר יצרן תוויות פשוט לשימוש. קח את הזמן לסמן מדפים, פחים, מגירות סלסלות. לא רק שזה יזכיר לך לאן הדברים הולכים, אלא זה גם יעזור לאחרים שעשויים להיות להם צורך למצוא, להשתמש או לשים משהו בסביבת העבודה שלך.

6. עדכן את מערכת התיוק שלך

ככל שאנו עוברים במלואם לעידן הדיגיטלי, הצורך לאחסן קבצי נייר פחת.פִּרסוּם

מה החנות שלך יכולה לעשות בצורה דיגיטלית? האם אתה משכפל קבצים? ייתכן שתוכל לחסל חלק מהקבצים והתיקיות שהשתמשת בהם בעבר. אם אתה שומר קבצים במחשב שלך, ודא שאתה עושה גיבויים רגילים.

להלן מספר רעיונות לאחסון ליצירת מערכת תיוק חלקה:

  • צור תיקיית פגישות - הכניסו לשם את כל הפריטים שיש לדון עליהם יחד עם פריטים שצריך למסור, דוחות שצריכים להינתן וכו '. זה יעזור לכם להיות מוכנים לפגישות ויחסוך לכם מתח אפילו שהפגישה תועבר למעלה .
  • צור תיקיית WOR - כל כך הרבה מהעיתונים המבולגנים שלנו הם דברים שממתינים עד שמישהו אחר מגיב או פועל. תקן אותם בתיקיית WOR (Waiting on Response). בדוק את זה כל כמה ימים אם יש פעולות יוצאות דופן שעשויות להיות לך צורך במעקב.
  • קופסאות אחסון - השתמש בתיבות אחסון זולות כדי לשמור קבצים בארכיון ולהוציא אותם משטח הקבצים הנוכחי שלך.
  • קופסאות מגזינים - השתמש בתיבות מגזין או קלסרים לאחסון מגזינים וקטלוגים שאתה באמת רוצה לאחסן. אנא ודא שאתה באמת זקוק להם לצורך הפניה או מחקר, אחרת מחזר אותם או תתן.
  • תיקיית קריאה - ייעד קובץ עבור מאמרים מודפסים ומסמכים שאתה רוצה לקרוא ואינם דחופים.
  • ארכיב קבצים - לאחר השלמת הפרויקט, חברו את כל החומרים והגישו אותם. שמור על תיקיות העבודה שלך עבור פרויקטים בתהליך.
  • מגישים מדי שבוע - אל תתן לתיק שלך להיערם. שים את הניירות שלך בתיקיית To File והגש את הכל פעם בשבוע.

למידע נוסף על ארגון הקבצים שלך כאן: כיצד לארגן את הקבצים שלך לצורך פרודוקטיביות טובה יותר

7. נקה את שולחן העבודה שלך

הסר הכל, נקה אותו ביסודיות והחזיר רק את הפריטים החיוניים לשימוש יומיומי.

אם אתה מתקשה לדחות דברים, הפורמולה הזו של Declutter יעזור לך לזרוק דברים בלי להצטער אחר כך.

8. ארגן את שולחן העבודה שלך

כעת לאחר שייעצתם את שולחן העבודה שלכם, מומלץ לארגן אותו.

השתמש בארגני שולחן העבודה או במכולות כדי לארגן את הפריטים על שולחן העבודה שלך. השתמש במגשים לניירות, מכולות לפריטים קטנים יותר.פִּרסוּם

אל תשכח את שולחן העבודה של המחשב שלך! ודא שהקבצים או התמונות נמצאים בתיקיות מסודרות. אני ממליץ לך לנקות את שולחן העבודה של המחשב כל יום לפני שאתה עוזב את העבודה.

9. ארגן את המגירות שלך

שים פריטים המשמשים יחד באותו חלל מגירה, חותמות עם מעטפות, רפידות דביקות עם פנקסים וכו '.

השתמש בארגוני מגירות לפריטים קטנים - אטבים, נעצים וכו 'השתמש במגירה נפרדת לפריטים אישיים.

10. תיבות דואר נפרדות

אם אתה עובד באופן קבוע עם אנשים אחרים, צור תיקיה, מגש או תיבת דואר נכנס לכל אחד.

11. נקה את ערימותיך

אני מקווה שעם המשרד המאורגן החדש שלך, לא תיצור ערימות נייר יותר, אבל אתה עדיין צריך למיין את הישנים.

עברו על הערימה (מעט בכל פעם במידת הצורך) והניחו אותה במקום המתאים או זרקו אותה.

12. מיון מיילים

לא רק לתקוע דואר בערימה כדי למיין או לרובה ולהוציא את החלקים שאתה צריך כרגע. מיין אותו ברגע שתקבל אותו - לפעול, לקרוא, לתיק, להאציל או למסור. .פִּרסוּם

13. הקצה תאריכי השלכה

אתה לא צריך לשמור על כל פיסת נייר ללא הגבלת זמן. סמן על קבצים או מסמכים כאשר ניתן לזרוק או לגרוס אותם.

יש לשמור כמה מסמכים משפטיים או פיננסיים למשך זמן מוגדר. ודא שאתה יודע מהן דרישות אלה.

14. סנן את הדוא'ל שלך

יש דוא'ל שחשוב לקרוא, ואחרים פשוט לא כל כך חשובים.

כשאתה משתמש במערכת הסינון כדי לתייג סוגים שונים של הודעות דוא'ל, אתה יודע את העדיפות שלהם ועל מה לענות תחילה.

עיין בטיפים הבאים כדי להשיג אפס בתיבת הדואר הנכנס: הדרך האולטימטיבית להגיע לאינבוקס אפס

15. יישר את שולחנך

בסופו של יום, עשו יישור מהיר, כך שתתחילו נקייה למחרת.

שורה תחתונה

השתמש בטיפ אחד או נסה את כולם. כמות המאמצים שתשקיעו ביצירת אזור עבודה יעיל ותחזוקתו ישתלמו בגדול.פִּרסוּם

במקום להשקיע זמן בחיפוש אחר דברים ולערבב ערימות, תוכל לבלות את זמנך ... ובכן ... עובד ותיהנו מלהיות מבולגן!

פריצות ארגון נוספות

אשראי תמונות מוצג: Alesia Kazantceva דרך unsplash.com

מחשבון קלוריה