15 אסטרטגיות לרשימת מטלות אפקטיבית

אחת מטכניקות הפריון העתיקות בסביבה היא רשימת המטלות הקלאסית והיעילה, ומסיבה טובה. זו אחת הדרכים היצרניות ביותר עבורך ועבור כל האחרים לבצע כל דבר. בין אם זו רשימה נפשית או משהו שאתה רושם, רשימת מטלות היא כלי פרודוקטיבי חיוני.

יחד עם זאת, זהו אחד מכלי הפרודוקטיביות המבלבלים ביותר בסביבה. אנשים רבים מכפישים זאת מסיבות שונות ולא מאמינים שרשימת מטלות היא טובה. אבל הטיעון שלי הוא שאולי אתה ואנשים אחרים לא עושים רשימת יעילים לעשות, אז הנה נעבור איך לעשות אחד נכון.

מדוע להתעסק עם רשימת מטלות יעילה?

השתמשת בהם לא נכון

לפני שקופצים לאסטרטגיות בכדי להפוך את רשימת המטלות ליעילה, כדאי לדעת מדוע כדאי לטרוח להכין אחת כזו. הנקודה החשובה הראשונה היא שאנשים רבים יצרו לעשות רשימות שגויות.

שתיים מהטעויות הנפוצות ביותר הן:

אנשים משתמשים ברשימות כמדד אם הם פרודוקטיביים או לא.
הם שמו יותר מדי פריטים ברשימה.

ניתן להבין מדוע אתה או אנשים אחרים עושים זאת. רשימת מטלות היא כלי פרודוקטיביות, ולכן הגיוני לערום משימות. עם זאת, המוח לא עובד ככה. אם יש לך הרבה משימות ברשימה שלך, זה מרגיש כמו עינויים מכיוון שהרשימה לעולם לא נגמרת.

בהתחלה זה יכול להרגיש נחמד שתמיד יש לך מה לעשות, אך זכור שיש לך כל כך הרבה זמן ביום. חשוב שתשימו יותר ערך בעבודה איכותית ולא בכמות מוחלטת.

באותה הערה, אם אתה מישהו שיש לו נטייה לחפש אימות, רשימת מטלות יכולה להיות קשה. יהיו ימים שבהם לא תספיק הכל בגלל אירועי חיים. זה יוצר לחץ מיותר ושולח אותך לסערת מתח.

זה עוזר לך להישאר ממוקד

כאשר אתה בונה רשימת מטלות יעילה, המטרה העיקרית של רשימות אלה היא לספק בהירות ומיקוד. אם עשיתם אותם לא נכון, אולי שמתם לב שאתם מתמקדים במשימה ברשימת המטלות שלכם ומביאים אותה לביצוע.

זה יכול להאפיל על ידי הפריטים המרובים ברשימה שלך, אך אתה מתמקד במשימה במהלך זמן נתון. אתה באמת רואה את זה בפעולה כשאתה שוקל שיהיה לך רשימת פעילויות קצרה יותר.

אני מבין שרשימת מטלות אינה מתאימה לכל אדם, אך התמקדות זו מועילה לאנשים בעת התחלתם. אתה עדיין לא בטוח לגבי המטרות שלך או הדרך שאתה רוצה ללכת. אתה עלול גם להיאבק כדי לקבוע את הצעד הבא לעבוד אליו.

רשימת מטלות היא מדריך שתוכלו לחזור אליו בכל פעם שתזדקקו לו. יתר על כן, הטכניקות שאזכיר להלן יהפכו את רשימות העבודה ליעילות יותר עבורך.

15 אסטרטגיות לרשימה יעילה לביצוע

תתחיל לראות עד כמה רשימת מטלות חזקה כאשר אתה מחשיב את האסטרטגיות השונות שאתה יכול לשלב באחת. זה שֶׁלְךָ רשימת מטלות, אז בחר באסטרטגיות למטה כדי למצוא מה מתאים לך. אם אינכם בטוחים, אל תפחדו להתנסות ולהתמודד עם מספר שילובים.

זכרו שהדרך להצלחה היא דרך עם הרבה מסלולים מסועפים, ולכן השיטות בהן אתם משתמשים הן הבחירה שלכם.פִּרסוּם

1. לשבור את הרשימה לשני חלקים

האסטרטגיה הראשונה היא לפרק רשימה לשני חלקים. שני החלקים האלה נקראים יומונים ועשייה.

דייליונים הם המשימות היומיומיות שתרצו לפתח יותר. לדוגמא, אם ברצונך לעשות הרגל מפעילות גופנית בבוקר, משימה יומיומית יכולה להיות מעקב אחר שגרת אימון של 15 דקות או יציאה לטיול של שעה.

משימותיכם הן משימות שאינן יומיות שעליכם לבצע בשלב מסוים. אולי אתה צריך להכין דוח בעבודה או לערוך מצגת. אתה יכול להכניס את זה לעמודה שלך לעשות.

זו אסטרטגיה יעילה מכיוון שהיא חוסכת את כל העומס שרוב האנשים נמשכים אליו. כאמור, אנשים ממלאים את הרשימות שלהם, והרבה זה בדרך כלל משימות שהם היו עושים בכל מקרה, כמו לעשות קניות במכולת או להוריד את הילדים אצל חבר.

2. שים מגבלה על פריטים

אם תגלה שפריצת הרשימה שלך לשני חלקים יותר מדי, אציע לקיצור להיות סגולה בעת עריכת הרשימות הללו. אתה יכול להגדיר מספר פריטים כלשהו, אך המפתח הוא שיש לך מגבלה מוגדרת. יש אנשים שיש להם לא יותר משבעה ואילו אחרים יורדים עד שלוש. עשו מה שגורם לכם להרגיש בנוח.

הרעיון שעומד מאחורי זה הוא לצמצם את המשימות החשובות ביותר שאתה צריך לבצע באותו יום. כמובן, ישנם דברים אחרים שתעשה במהלך היום, וזה בסדר, אבל אתה רוצה לתת עדיפות לפריטים שנמצאים ברשימת המטלות שלך לפני סיום היום.

3. השתמש ברשימות רשימות למשימות מורכבות

אם אתה כבר מכין רשימות צרות אבל אתה מגיש משימות קשות יותר, ההצעה שלי היא לפרק את המשימה הזו. בין אם מדובר בצעדים מלאים שעליכם לנקוט ובין אם לרשום פרטים חשובים שצריכים להיות נוכחים, עליכם.

כך או כך, זה מאפשר לך להבטיח שאתה עושה הכל בדרך הנכונה ושלא חסר לך שום פרט מפתח או צעדים.

4. התמודד עם MITs תחילה

MIT היא המשימה החשובה ביותר. דרך נוספת להסתכל על כך היא להתמודד תחילה עם המשימה הגדולה והמאיימת ביותר^[1]. מדוע אתה רוצה לעשות זאת חוזר לאופן שבו המוח שלנו עובד.

אולי תרגישו מוכרחים לבצע את המשימות הקלות יותר לפני שתגיעו למשימה הגדולה יותר, אך הבעיה היא שהמשימות הללו - אפילו אלה הקלות - מרוקנות את האנרגיה שלכם. יתר על כן, אם יש לך משימה ממש גדולה להשלים, רוב הסיכויים שתהיה בראשך במהלך היום. זה אומר שאתה משקיע יותר אנרגיה רק לחשוב על זה.

כל זה לא היה מהווה בעיה אם אותה מטלה מאיימת גדולה תטופל דבר ראשון בבוקר.

5. צור רשימת סיום

גישה מעניינת נוספת שיש לקחת בחשבון היא לקיים רשימה מסודרת. זו רשימה של המשימות שביצעת מרשימת המטלות שלך. אנשים רבים מוצאים את זה מספק לחצות פריט בלבד מהרשימה שלהם ולהסתיים איתו, אך תלוי במה שאתה מעלה ברשימות אלה, רשימה מוכנה עשויה להיות מעוררת השראה.

תאר לעצמך אם אתה מישהו שמציב מטלות קשות מעל הממוצע ברשימות שלך לעשות פעילויות שדורשות שעה או שעתיים כדי להשלים כראוי. זה יכול לעודד אותך לעשות יותר אם אחרי יום עבודה תבחין כמה השיגת במהלך היום באמצעות רשימה זו.פִּרסוּם

6. הפוך את הרשימה שלך לקלה לאיתור

מנייר צבעוני ועד לפרסום במקום ברור מאליו, אתה רוצה שהרשימה שלך תהיה במקום בו תוכל לזהות אותו בקלות. שים לב, אתה לא צריך שהרשימה הזו תהיה לפניך כל הזמן מכיוון שהיא עלולה ליצור לחץ מיותר. אבל להציב אותו לצד אחד זה רעיון נחמד - מבט הצידה ואתה יודע בדיוק מה צריך לעשות.

7. הוסיפו אליו אלמנטים של משחקים

אם עט ונייר זה לא הקטע שלך בעת ביצוע רשימות לעשות, יש כמה אפליקציות שיכולות להדריך אותך גם יחד. היופי של לעשות אפליקציות רשימה הוא שיש יותר מקום ליצירתיות, וחלק מהמפתחים משלבים בהם משחקים.

לדוגמא, ל- Todoist יש מערכת הישגים שבה אנשים מרוויחים תגים ככל שהם מסיימים יותר משימות. יש גם Bounty Tasker, שגורם לך להרגיש שהמשימות שלך הן משימות צד במשחק וידאו.

8. תן לעצמך מועדים

העבודה מתרחבת למילוי הזמן המוקצב.

זו פילוסופיה ישנה שעדיין מצלצלת עם אופן הייצור שלנו. לדוגמה, נניח שהוקצה לך לכתוב דוח, וניתן לך שבוע לעשות זאת. סביר להניח שתעבוד על זה בהתמדה לאורך השבוע. או אם אתה מתמהמה, תדחה את זה עד לילה קודם ותסיים אותו.

אבל מה אם תינתן לך אותה משימה ותקצה שעה בלבד להשלים אותה? סביר להניח שתסיים את הדוח, אך תעדיף את הנקודות העיקריות והחשובות ותדגיש את אלה במקום למלא אותו במוך מיותר.

כל העניין של זה הוא שעם המטרות שלך והפריטים ברשימת המטלות שלך, אתה רוצה יש מועדים . בכל הנוגע לעשות רשימות, ההצעה שלי היא לתת לעצמך יום להשלים את המשימות שם. זה מספיק לחץ ותמריץ בשבילך לעבוד קשה עליהם.

9. הוסף משימות כשהן טריות

אסטרטגיה נוספת היא להקצות לעצמך משימות גם כשאתה עובד על משהו אחר. זכור שזה לא משהו שאתה צריך לעשות כרגע, אבל זה יכול לעזור לאנשים שמתקשים לחשוב במה להתמקד הלאה.

זה באותה השורה כמו כשאתה שומע משהו מעניין ורושם אותו. זה דבר נבון לעשות כי זה חוסך לך את הטרחה שתצטרך להתעכב על הרעיון הזה ולא להתמקד במשימה שעל הפרק. זה גם חוסך ממך את הצורך להיזכר מהי המשימה אם אתה הטיפוס שרושם את רשימת המטלות שלמחרת בסוף היום.

10. היה נוח עם תיקון רשימת המטלות שלך

בהתאם לחשיבה הכוללת שלך, אסטרטגיה טובה נוספת היא להסתכל על רשימת המטלות שלך ולבצע בה שינויים. אם אתה נוהג באסטרטגיה הקודמת, ייתכן שיש אפשרות שרשימת המטלות שלך מתארכת ואתה מציב ציפיות לא מציאותיות שתוכל לסיים את הכל.

בכך שאתה נותן לעצמך את האפשרות לשנות את רשימת המטלות שלך, אתה מאפשר לעצמך להפיץ את המשימות שלך במקום לסבול אותן. זה עוזר לחשיבה שלך מכיוון שאתה לא מוצף ברשימה.

11. כתוב משימות, לא מטרות

כדאי שיהיו לך רשימות נפרדות למשימות שלך ולמטרות שלך. הרעיון הוא בכלל לא להכניס יעדים לרשימת המשימות שלך.

בעוד שמשימות יכולות לעזור לך להוביל למטרות שלך, המטרות הן רצונות גדולים יותר ולא משהו שתוכל להשיג במהלך היום. לדוגמא, ללמוד לדבר צרפתית הוא מטרה; עם זאת, אתה יכול לפרוץ את זה למשימה על ידי אמירה לקרוא תוכן צרפתי למשך 15 דקות או לצפות בסרט בצרפתית.פִּרסוּם

זה משתרע גם על יעדים גם. אתה יכול לראות אלה כאבני דרך. אם נחזור לדוגמא של דיבור בצרפתית, מטרה יכולה להיות, לדון עם המאכלים האהובים עלי עם מישהו בצרפתית. זו התוצאה הרצויה שאתה מחפש מהתרגול שלך.

12. שמור על רשימת Do To Do בקצרה

כאן, פירוש קצר ניתן לסריקה בכך שאתה יכול להסתכל במהירות על הרשימה ולדעת מה צריך לעשות. איך אתה יכול לעשות זאת הוא על ידי התמקדות במילות המפתח של משימות ספציפיות ולא גרירתן החוצה. לדוגמה, נניח שהמוסך שלך הוא בלגן ואתה רוצה לנקות אותו. במקום לכתוב משפט ארוך, הקצר אותו וכתוב משהו כמו מוסך נקי למשך 30 דקות. או פשוט מוסך נקי.

בעזרת אסטרטגיה זו, אתה מקדיש פחות זמן לרשום את המשימה בעת ביצוע רשימת המטלות. יתר על כן, אתה מסתמך על מילות טריגר כדי לגרום למוחך להיזכר בפרטים ספציפיים למשימה זו.

13. יש רשימות מרובות

כפי שצוין לעיל, כדאי שיהיו רשימות נפרדות לדברים שונים, כמו שיש רשימה נפרדת למטרות, יעדים, משימות יומיומיות ועשייה. דרך נוספת שאתה יכול להסתכל עליה היא לקיים מערכת בה אתה מתייעץ משלוש רשימות.

רשימות אלה הן:

רשימת מאסטר

זה המקום שבו כל אחד מהיעדים שלך לטווח הארוך הוא, דברים כמו לעבור לבית חדש, לצאת מחובות או לבנות עסק. אלה דברים שייקח שנה או יותר להשיג אותם.

רשימת פרויקטים שבועית

אלה דברים שאתה רוצה להשיג עד סוף השבוע. אלה דברים שיעבירו את המחט לאט לעבר חלק מהפריטים ברשימת המאסטר שלך. מהדוגמה הקודמת, אלה עשויים להיות מחקר על קבלת הלוואת עסק, ציד בתים, או הקמת חשבון חיסכון.

רשימת השפעה גבוהה

לבסוף, מדובר במשימות שיש לבצע היום. אם הם קשורים לשתי הרשימות הקודמות או לא זה לא משנה. כאן ממוקמות משימות בעדיפות גבוהה. דוגמאות לכך יכולות להתקשר לאנשים ספציפיים או לעבוד על פרויקט או על דוח שיגיע בקרוב.

על ידי כך שהרשימות האלה יהיו במקום, אתה מתייחס לרוב לרשימת הפרויקטים השבועית ולרשימת ההשפעה הגבוהה ולקבוע אם יש להעביר משימה שבועית לרשימה זו.

כשתעשה זאת, תתחיל לשים לב עד כמה לחיי היומיום שלך יש השפעה על אותם מטרות שכתובות ברשימת המאסטר ההיא. זה יכול להיות מעורר השראה מכיוון שמה שאתה עושה מקרב אותך באופן פעיל ליעדים שלך.פִּרסוּם

14. אל תדרדר קושי עד שתהיה מוכן

חלק מהאסטרטגיות שהוזכרו יכולות להיראות קלות על פני השטח, אך הן דורשות הרבה עוצמה נפשית. מוֹטִיבָצִיָה זה דבר יוצא דופן, והמוח שלנו מחוייב לעבד בצורה מסוימת. אם אתם מחפשים שינוי אמיתי ומשהו שנדבק, העיקרון הטוב ביותר הוא לשמור על דברים פשוטים וקלים בהתחלה.

זה אולי גרור, אבל לעתים קרובות אינך מבין כיצד צעדי התינוק האלה יכולים למלא תפקיד מכריע בכך שאתה יכול להתחיל לרוץ ולרדוף אחר חלומותיך. אל תתבייש אם אתה צריך להתחיל עם משימות פשוטות לעצמך. אפילו לחזור למשימות היומיומיות שאתה עושה בכל מקרה כמו להתקלח, לכבס או לקנות מזון זו דרך טובה להתחיל.

הכנסת פריטים אלה לרשימה בהתחלה גורמת לך להרגיש שהיה לך יום יצרני. משם תוכלו לאתגר את עצמכם במשימות קשות יותר. שלבו שגרת אימונים או הקדישו חצי שעה למשימה שמשמעותה עבורכם.

הרעיון הוא להקל על עצמך בשגרה כדי שלא תרגיש המום.

15. למדוד את הזמן שלך

האסטרטגיה האחרונה שיכולה לעזור לך היא למדוד את הזמן שלך. כמה זמן לוקח לך לסיים משימה ספציפית? אתה לא צריך ללכת על פרטים, אלא להקפיד לתזמן את עצמך במהלך שבוע ולקבל את הזמן הממוצע המושקע במשימה זו.

למה זה חשוב? ניתן לפרק מידע זה בשתי דרכים.

הדרך הראשונה היא להשתמש בו כסמן להגברת היעילות. בהתאם למשימה, תוכלו למצוא דרכים חדשות להשגת אותן תוצאות בזמן קצר יותר.

זה גם מאפשר לך לדעת מה אתה יכול לעשות ביום נתון. אם אתה יודע שלוקח לך בערך שעה לעבור את כל שגרת הבוקר שלך, אתה תהיה מודע יותר לאופן שבו אתה עובר את השגרה.

יתר על כן, אם אתה יודע אילו משימות תבצע למחרת, תוכל לנהל טוב יותר את הזמן שלך מכיוון שאתה יודע בערך כמה זמן ייקח לבצע את הכל.

מחשבות אחרונות

בניית רשימת משימות יעילה אינה קלה כמו שנדמה. ישנן כל מיני אסטרטגיות ייחודיות להתנסות, חלקן מאתגרות יותר מאחרות. עם זאת, אם יש לך מוטיבציה להשתמש בכלי פרודוקטיביות זה כדי להקל על חייך, זה יהיה קל יותר. כל שעליך לעשות הוא להמשיך להתאמץ ולהתנסות ולהעריך מחדש במידת הצורך. אז התחל עם רשימות המטלות שלך היום.