20 טיפים לניהול זמן כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלך

האם אתה בדרך כלל דייקן או מאוחר? האם אתה מסיים את הדברים בתוך הזמן שאתה קובע? האם אתה מגיש את הדוחות שלך / עובד בזמן? האם אתה מצליח להשיג את מה שאתה רוצה לעשות לפני מועדים? האם אתה מנהל זמן טוב?

אם התשובה שלך היא לא לאף אחת מהשאלות שלמעלה, זה אומר שאתה לא מנהל את הזמן שלך כמו שאתה רוצה. להלן 20 טיפים לניהול זמן שיעזרו לך לנהל את הזמן בצורה טובה יותר:

1. צור תוכנית יומית

תכנן את היום שלך לפני שהוא יתפתח. עשו זאת בבוקר או אפילו יותר טוב, בלילה לפני שאתם ישנים. התוכנית נותנת לך סקירה טובה על האופן בו היום יעבור. בדרך זו, אתה לא נתפס מכל משמר. התפקיד שלך ליום הוא לעמוד בתוכנית הכי טוב שאפשר.

הנה כיצד ליצור רשימת מטלות שתגביר את הפריון שלך .

2. תלו מגבלת זמן לכל משימה

היה ברור שאתה צריך לסיים את משימת X עד 10:00, משימת Y עד 15:00 ואת פריט Z עד 17:30. זה מונע את העבודה שלך להימשך ולאכול בזמן השמור לפעילויות אחרות.

3. השתמש ביומן

קיום לוח שנה הוא הצעד הבסיסי ביותר לניהול הפעילויות היומיומיות שלך. אם אתה משתמש בהערות Outlook או לוטוס, לוח השנה מגיע כחלק מתוכנת הדיוור שלך.

אני משתמש בזה. זה אפילו טוב יותר אם אתה יכול לסנכרן את לוח השנה שלך לטלפון הנייד שלך ולתוכנות חומרה אחרות שבהן אתה משתמש - כך תוכל לגשת ללוח הזמנים שלך לא משנה היכן אתה נמצא. הנה 10 אפליקציות לוח השנה הטובות ביותר להישאר על המסלול .

גלה טיפים נוספים כיצד להשתמש ביומן לניהול זמן טוב יותר כאן: כיצד להשתמש ביומן ליצירת זמן ומרחב

4. השתמש בארגון

מארגן עוזר לך להיות בראש כל מה שבחייך. זהו הכלי המרכזי שלך לארגן מידע, רשימות מטלות, פרויקטים ופריטים שונים אחרים.פִּרסוּם

אלה 15 האפליקציות והכלים המובילים לניהול זמן יכול לעזור לך להתארגן טוב יותר, בחר אחד שמתאים לצרכים שלך.

5. דע את מועדיך

מתי אתה צריך לסיים את המשימות שלך? סמן את המועדים בבירור בלוח השנה ובמארגן שלך כדי שתדע מתי אתה צריך לסיים אותם.

אבל וודא שלא תעשה את 10 הטעויות הנפוצות האלה בעת קביעת מועדים.

6. למדו לומר לא

אל תיקח על עצמך יותר ממה שאתה יכול להתמודד. להיסח הדעת שמגיעים כשאתה עושה דברים אחרים, תן מס 'תקיף. או לדחות את זה לתקופה מאוחרת יותר.

לליאו באבוטה, מייסד Zen Habits יש כמה תובנות טובות כיצד לומר לא: האמנות העדינה לומר לא

7. יעד להיות מוקדם

כאשר אתה מתכוון להיות בזמן, תהיה בזמן או באיחור. ברוב הפעמים תאחר. עם זאת, אם אתה מתכוון להיות מוקדם, סביר להניח שתגיע בזמן.

לקראת פגישות, השתדל להיות מוקדם. למועדים האחרונים, הגש אותם מוקדם מהנדרש.

למד מהטיפים הבאים אודות איך להכין את עצמך להיות מוקדם , במקום בדיוק בזמן.

8. קבע זמן את פעילויותיך

המשמעות היא הגבלת העבודה שלך ל- X זמן. מדוע אגרוף זמן טוב לך? להלן 10 סיבות מדוע כדאי להתחיל לאגרוף זמן.פִּרסוּם

אתה יכול גם לקרוא עוד על אופן אגרוף זמן כאן: קבל את מה שחשוב לעשות על ידי תזמון חסימות זמן

9. הכן שעון לפניך

לפעמים אנחנו כל כך שקועים בעבודה שלנו שאנחנו מאבדים את הזמן. שעון ענק לפניך ישמור אותך מודע לזמן כרגע.

10. הגדר תזכורות 15 דקות לפני

ברוב היומנים יש פונקציית תזכורת. אם יש לך פגישה חשובה להשתתף בה, הגדר את האזעקה 15 דקות לפני כן.

תוכל ללמוד עוד כיצד תזכורות עוזרות לך לזכור את הכל במאמר זה: חשיבותן של תזכורות (וכיצד לבצע תזכורת שעובדת)

11. התמקדו

האם אתה מרובה משימות כל כך הרבה שאתה פשוט לא עושה שום דבר? אם כן, התמקדו במשימת מפתח אחת בלבד בכל פעם. ריבוי משימות רע לכם .

סגור את כל היישומים שאינך משתמש בהם. סגור את הכרטיסיות בדפדפן שמסירות את תשומת לבך. התמקדו אך ורק במה שאתם עושים. אתה תהיה יעיל יותר ככה.

מנכ'ל Lifehack כתב מדריך סופי כיצד להתמקד, למד את הטיפים: כיצד להתמקד ולמקסם את הפריון שלך (המדריך הסופי)

12. חסום הסחות דעת

מה מסיח את דעתך בעבודה שלך? הודעות מיידיות? טלפון מצלצל? הודעות טקסט קופצות פנימה?

אני כמעט ולא משתמש בצ'ט בימינו. הפעמים היחידות בהן אני מתחבר היא כשאני לא מתכוון לעשות שום עבודה. אחרת זה נהיה מאוד מסיח את הדעת.פִּרסוּם

כשאני עושה עבודה חשובה, אני גם מכבה את הטלפון. שיחות בתקופה זו מוקלטות ואני פונה אליהן אחר כך אם זה משהו חשוב. זה עוזר לי להתרכז טוב יותר.

מצא טיפים נוספים כיצד למזער הסחות דעת כדי להשיג יותר, כיצד למזער את הסחת הדעת כדי לבצע דברים

13. עקוב אחר הזמן שלך

כשאתה מתחיל לעקוב אחר הזמן שלך, אתה מודע יותר לאיך אתה מבלה את הזמן שלך. לדוגמא, אתה יכול להגדיר טיימר פשוט לאחור כדי לוודא שאתה מסיים משימה בפרק זמן, נניח 30 דקות או שעה. לחץ הזמן יכול לדחוף אותך להישאר ממוקד ולעבוד ביעילות רבה יותר.

תוכלו למצוא עוד מעקב אחר אפליקציות כאן ובחר אחד שמתאים לך.

14. אל תתעסקו בפרטים לא חשובים

אתה אף פעם לא מסיים את הכל בדיוק כמו שאתה רוצה. ניסיון לעשות זאת אינו יעיל.

ניסיון להיות מושלם גורם לך יותר נזק מתועלת, למד כאן כיצד פרפקציוניזם הורג את התפוקה שלך ואיך לנתק את הלך הרוח של הפרפקציוניזם.

15. תעדוף

מכיוון שאתה לא יכול לעשות הכל, למד לתעדף את החשובים ולהרפות את השאר.

החל את עקרון 80/20 שהוא עיקרון מפתח בתעדוף. אתה יכול גם להשתמש בטכניקה זו כדי לתעדף את כל מה שנמצא בצלחת שלך: כיצד לתעדף נכון תוך 10 דקות ולעבוד 10X מהר יותר

16. נציג

אם יש דברים שניתן לעשות טוב יותר על ידי אחרים או דברים שאינם כל כך חשובים, שקול להאציל. זה מוריד עומס ותוכל להתמקד במשימות החשובות.פִּרסוּם

כשאתה מאציל חלק מהעבודה שלך, אתה מפנה את הזמן ומשיג יותר. למד כיצד להאציל יעילות עבודות במדריך זה: כיצד להאציל עבודה (המדריך הסופי למנהיגים מצליחים)

17. אצווה משימות דומות ביחד

לעבודה קשורה, חבר אותם יחד.

לדוגמא, ניתן לסווג את עבודתי לקבוצות ליבה אלה:

כתיבה (מאמרים, הספר הקרוב שלי)
אימון
פיתוח סדנאות
פיתוח עסקי
מנהלי

אני אצווה את כל המשימות הקשורות יחד כך שיש סינרגיה. אם אני צריך לבצע שיחות, אני מקצה משבצת זמן לביצוע כל השיחות שלי. זה באמת מייעל את התהליך.

18. חסלו את בזבוזי הזמן שלכם

מה לוקח את הזמן שלך מהעבודה שלך? פייסבוק? טוויטר? בדיקת דוא'ל? הפסק לבדוק אותם לעתים קרובות כל כך.

דבר אחד שאתה יכול לעשות הוא להקשות על בדיקתם - הסר אותם מהדפדפן שלך קישורים מהירים / סימניות ותמלא אותם בתיקיית סימניות קשה לגישה. החלף את סימניות הדפדפן שלך באתרים חשובים הקשורים לעבודה.

אמנם עדיין תבדקו את FB / Twitter ללא ספק, אך תגלו שמדובר בתדירות נמוכה מבעבר.