כאשר מתרחשים שינויים משמעותיים בחיים או שיבושים, ניהול זמן הוא אחד הדברים הראשונים שעפים מהחלון. במצבים אלה, הזמן יכול לאבד את כל ההגדרות. מובן שהמונחים דחופים וחשובים מקבלים משמעויות חדשות.

בספרו, 7 ההרגלים של אנשים יעילים במיוחד , סטיבן קובי פופולרי רעיון שהוא מכנה מטריקס ניהול זמן. קובי מפרק את הזמן שאנחנו מבלים בזמן ערות לארבעה רביעים:

• ריבוע 1 : דחוף וחשוב. דוגמאות: עזרה בשעת חירום רפואית, או עצירת ילד קטן מלהיתקל בתנועה.
• ריבוע 2 : לא דחוף, אבל חשוב. דוגמאות: להחליף את השמן ברכב באופן קבוע, או לעמוד ביעד פנימי של החברה להגיב בצורה משמעותית לכל איש קשר של הלקוח תוך שעה.
• רבע 3 : דחוף, אבל לא חשוב. דוגמאות: עמית לעבודה שעוצר במקום לשאול על הפיקניק של החברה, או מגיב להצעות זמן מוגבלות.
• ריבוע 4 : לא דחוף ולא חשוב. דוגמאות: אבדון שופטים באמצעות עדכוני מדיה חברתית, תגובה לתגובות באתר שפורסמו על ידי אנשים שאינך מכיר או הפעלות בולמוס בטלוויזיה.

הנה גרף המטריצה ​​שאויר על ידי סייג אוטומציה:^[1]

כדי לנצל בצורה הטובה ביותר את ארבעת הרבעים הללו, עלינו להיות כנים באכזריות לגבי איך - ולמה - אנו מקצים את המונחים של קובי. כך תוכל לעשות זאת:

1. שים נתון דולר על הזמן שלך

אם אתה רוצה לחסל את בזבוזי הזמן בחייך, התחל להתייחס לזמנך כאילו היה כסף. התחשבות בזמן כנכס יכולה להרגיש כמו מושג מטושטש מעט. הצבת סימני דולר לשעות שלך תביא בהירות בחיפזון.

מומחה האוצר דייב רמזי מציע לעקוב אחר כל אגורה שאתה מרוויח על ידי הקצאת כל הכסף שלך לקטגוריה. לדוגמה, 1,000 דולר משכר המשכורת הבא שלך עשויים להיכנס לקטגוריה של שכר דירה, 400 דולר עשויים לעבור למצרכים וכן הלאה.פִּרסוּם

עד שתתחיל לנקוב במתן שמות אחר הזמן שלך, ניהול זמן לא יהיה אלא ניחושים ותחושות בטן. שילוב של מטריצת ניהול הזמן של Covey וטכניקת רמזי הוא הצעד הראשון לקראת הכנסת עצמכם למושב הנהג לניהול זמן. אולי תחליט שהזמן שלך נושא שווי מזומן של 30 $ לשעה. בסוף תנועת נטפליקס, למשל, אתה מגלה שבילית 4.5 שעות. זה מגיע לשווי נקי של 135 דולר. רשום זאת ביומן יומי תחת בידור.

אם אתה כמו רוב האנשים, סביר להניח שרגע הבהירות שלך יגיע בסוף החודש כאשר אתה מסתכם בערכי הדולר שהקצית לקטגוריות החיים השונות שלך.

אמנם אולי משכתם מהסכום של 135 דולר לבזבוז טלוויזיה אחד, איך תרגישו כשתגלו שבחודש אחד הוצאתם 1,485 דולר בקטגוריה זו? כנקודת ייחוס, מלאי הזמן הזמין שלך לחודש 31 יום, בהנחה של 16 שעות ערה ביום, מגיע לסכום של 14,880 דולר. שעות העבודה לבד כנראה ספגו משהו בטווח של 4,500-6,000 דולר.

עכשיו יש לך את הכוח להביא בהירות אמיתית לניהול סדרי העדיפויות שלך. האם הצפייה בטלוויזיה באמת הייתה שווה כמעט 10% מסך שעות הערות שלך? רק אתה יכול לענות על שאלה זו.

2. הכן את עצמך להצלחת מטריקס בניהול זמן

התחל על ידי כתיבת כל משימה

בשלב זה, כל מה שאתה מנסה לעשות זה לרוקן את המוח שלך. אל תבזבז שום אנרגיה בחשיבה על דחיפות, חשיבות או מועד אחרון. החלק הזה יגיע אחר כך. לעת עתה, פשוט עשה כמיטב יכולתך כדי להעביר את כל המשימות שמזמזמות בתוך המוח שלך לגיליון אלקטרוני או על נייר.

השתמש בכלים שעובדים הכי טוב עבורך, כך שתוכל לפרוק את מחשבותיך במהירות האפשרית. אל תעצרו עד שתהיו בטוחים שתפסתם הכל.

לאחר מכן, הקצה מועד אחרון לכל משימה

התחל על ידי מילוי מועדים אלה שאתה יודע להגדיר באבן. כדי לשמור על יחסים בריאים, תרצה לתעדף את ההתחייבויות שכבר התחייבת כלפי אנשים אחרים. אם אפשר, קבע את מועדיך לפני מה שהבטחת - ייתכן שתזדקק לזמן הגמיש ההוא בהמשך הדרך. התחל עם מטרת ניהול זמן להיות ידועה כסוג של אנשים שמבטיחים פחות מדי ומספקים יתר על המידה.פִּרסוּם

הדגש את המשימות שאתה יודע להיות דחופות. היזהר ביישום המונח הדחוף שלך. מה שנראה לך דחוף עשוי להיות חסר תועלת למשפחה, לחברים ולקוחות שלך. כל אחד צריך לבוא עם הגדרת עבודה אישית אך להתחיל, להשתמש בסיווג זה במשורה.

העדיפו עדיפות להתחייבויות קודמות ככל שתסווגו. אתה תמיד יכול לחזור ולשדרג משימה ספציפית למצב זה, אך התחל בלראות איפוק כלשהו. אחרי הכל, אם הכל דחוף, אז שום דבר לא יכול להיות דחוף באמת.

סדר מחדש את הרשימה לפי חשיבות

זה המקום שבו שימוש בגיליון אלקטרוני במקום נייר יכול באמת להשתלם. הכנס עמודת חשיבות לגיליון האלקטרוני שלך, או בחר בעט או סמן בצבע שונה אם אתה משתמש בכרטיסי נייר או אינדקס. תן לכל משימה דירוג חשיבות מ -1 (בכלל לא חשוב) עד 100 (בעל החשיבות הגבוהה ביותר).

אני אישית אוהב להשתמש בסולם של 1 עד 100 בגלל הפירגוליות שהוא מספק. לדוגמא, שתי משימות עשויות שניהם לדרג 8 בסולם 1 עד 10, אך ניתן להבדיל בין 82 ל- 88 בעת המיון.

3. חבר את חייך למטריקס ניהול זמן

עכשיו, קח צעד אחורה ותראה מה יש לך. אם עשיתם שיעורי בית, כעת עליכם לראות כל אחת מהמשימות שלכם יחד עם הדירוג שלה לחשיבות ודחיפות.

התחל להעביר כל משימה לאחד מארבעת הרביעים של מטריצת ניהול הזמן. התחל עם המיקומים הברורים. ברגע שהם עלו לרשת, תוכלו להעריך את השיחות הצמודות שעשויות להסתיים באופן לגיטימי באחד משני הרבעים. אתה יכול להתחיל לדרג מחדש פריטים מבחינת חשיבות או דחיפות, וזה בסדר. ייתכן שתבין שמשימות מסוימות אינן חשובות או דחופות כמו שחשבת בתחילה.

שאלה 1: שמור על רצועת נחיתה פתוחה

נסו להרחיק כמה שיותר דברים מהרבע הדחוף והחשוב. זה אולי לא אפשרי בניסיון הראשון שלך לניהול זמן, אך קבע מטרה ארוכת טווח לשמור על שטח פתוח כלשהו ברבעון הראשון. אתה יכול להשיג זאת על ידי התמודדות עם משימות המופיעות בשלושת הרבעים האחרים בצורה היעילה והיעילה ככל האפשר.פִּרסוּם

לדוגמא, מייסד סטארטאפ עסוק עדיין ירצה להישאר בכושר אך לא יהיה לו שעות לבלות בחדר הכושר. הסופר הנמכר ביותר בוול סטריט ג'ורנל, ד'ר ג'ון ג'קיש, ממליץ על אימוני התנגדות משתנה על פני אימון משקולות כבד. אימון התנגדות משתנה הוכח מדעית כמניב תוצאות טובות יותר לכושר בזמן פחות הרבה, אומר ד'ר ג'אקיש. זה, בשילוב עם תזונה עתירת חלבונים יכולים להעניק ליזמים את התוצאות שהם רוצים מבלי להקריב שעות יקרות ערך מימיהם.

ברור שתוכל להתקשר ללקוח בעוד 10 דקות שמציב מיד משהו ברבעון הראשון. שום תכנון או הכנה מצידך לא היו יכולים למנוע ממנו לנחות שם, אז זו לא אשמתך. התפקיד שלך הוא לשמור על רצועת הנחיתה לאירוע זה.

שאלה 2: דחה את המשימות הללו עם חסימות זמן ייעודיות

אם משהו חשוב, יש לו סיכוי טוב להפוך בסופו של דבר לדחוף. אם משתמשים בדוגמה להחלפת שמן, ברור שתרצו לטפל במשימה זו לפני שהמנוע שלכם יעבור. אם לא, משימת Q2 פתאום צריכה להיות מסווגת מחדש Q1, ויהיה לך Q1 חדש לגמרי כדי לשמור על החברה: קבל מכונית שכורה.

משימות Q2 אחרות עשויות לעולם לא להיות דחופות, אך אין בכך כדי להקטין את החשיבות של פריטים גדולים יותר אלה. אולי התחייבת ללמוד עוד כדי לקדם את האנטי-גזליות במקום העבודה, מציינת המחברת ותורמת פורבס, דנה בראונלי. מטרה זו ככל הנראה לא תתממש עד וללא חסימה יזומה של זמן ביומן שלך כדי להבטיח שאתה מנצל את הזמן הדרוש למטרה זו.^[2]

ללא מאמץ מודע לתזמן משימות אלה, הן יישארו בוטלות לנצח.

שאלה 3: שאל כמה פריטים לדחופים הדחופים שלך

לפחות בעיה אחת בקטגוריה זו היא שמשימות דחופות מתלבשות לעתים קרובות כחשובות. מקובל לבלבל בין השניים, ולכן קריטי ללמוד לעשות הבחנה זו. טקסט של לקוח פוטנציאלי שאתה מקווה לנחות הוא דחוף ואילו דוא'ל של סוכן הביטוח שלך שרוצה לתזמן בדיקת פוליסה שנתית יכול כנראה לחכות עד יום שישי.

הודעות דוא'ל, הודעות קוליות, הודעות טקסט וצורות אחרות של תקשורת מיידית נושאות איתן כמעט תמיד תחושת דחיפות, אך יתכן שהן אינן חשובות. כשאתה מסתכל על הדברים שנחתו ברבעון השלישי, שאל את עצמך האם אתה שותף לתחושת הדחיפות של השולח או לא. ייתכן שהגיע הזמן לבטל את הרישום לקבוצות, אנשים פרטיים או עלונים מסוימים כדי למזער את העומס ברבעון השלישי.פִּרסוּם

ש 4: הפק את המירב מפעילויות לא דחופות שלך, לא חשובות

ש 4 הוא הרבע שכל מנהל זמן צפוי אוהב לזרוק עליו, אבל אל תהיה כל כך נמהר. אמנם אתה בהחלט רוצה לחסל זמן מוחלט מבאס, אבל זה גם הרבע שבו חיה השבתה. במקום להישבע להישבע לחלוטין מכל פעילויות הרבעון הרביעי, הפק את המרב מאלה שאתה עוסק בהם.

ראשית, התחל בביטול או האצלת משימות שאינן השימוש הטוב ביותר בזמנך. בטח, יש לעצב מחדש את הדו'ח הזה, אך סביר להניח שמתמחה עשוי לעשות זאת עבורך. השתמש בתוכנת מכירות כדי להפוך את הודעות הדואר האלקטרוני שלך לאוטומטיות כך שלא תצטרך לשלוח את כולם בעצמך.

כשמדובר בהפסקה, היה מודע לפעילויות שמשאירות אותך מרגיש רענן ואלו שמשאירות אותך מרוקן. אמור כן לטיול ההוא ביער ולא לוויכוח עם זרים ברשתות החברתיות. על ידי בחירה נבונה של פעילויות הפנאי שלך, תוכל להפיק את המרב מה- Q4 שלך.

מחשבות אחרונות

מטריצת ניהול הזמן של Covey היא כלי אדיר לאימוץ כשאתה מרגיש כאילו לוח הזמנים שלך שולט בך במקום להפך. ההצלחה שלך תסתכם ככל הנראה בכנות שאתה עם עצמך בעת הקצאת תוויות.

אל תפחד לשאול את עצמך, האם זה באמת דחוף? תצטרך גם לעשות הבחנות חדות בין מה שחשוב לך לבין מה שחשוב למישהו אחר. קל מדי לקבל את התווית של מישהו אחר כחשוב או דחוף ללא ביקורת.

יש נקודה מתוקה בניהול זמן שמכניס אותך לשליטה מלאה בלוח הזמנים שלך בלי לסטות לחשיבה נוקשה. במיוחד יזמים יצטרכו להכניס גמישות מסוימת בלוחות הזמנים שלהם כדי שיוכלו לנצל הזדמנויות ברבעון הראשון שצצות ללא הודעה מוקדמת. יותר מדי כיפוף, ובסופו של דבר תבזבז זמן. תוך כדי התאמה אישית של הטכניקות של קובי ורמזי כך שיתאימו לחיים שלך, תן לעצמך קצת חסד לעשות טעויות ולהתאים לפי הצורך. תגיע לשם.

טיפים נוספים לניהול זמן יעיל

• 10 דרכים מעשיות לשיפור מיומנויות ניהול זמן
• 10 כישורי ניהול זמן מוכחים שכדאי ללמוד היום
• כיצד להגדיל את פריון העבודה: 9 כללי יסוד

אשראי תמונות מוצג: חקר # דרך unsplash.com פִּרסוּם

התייחסות