כל המנהלים והמנהיגים חייבים לשלוט באומנות תהליך המשלחת. הבנה כיצד ומתי להקצות אחריות לאחרים חיונית בשמירה על רמת פרודוקטיביות גבוהה, הן ברמה האישית והן ברמה הארגונית. האצלת משימות חיונית גם למנהיגות אפקטיבית.

ללמוד כיצד להאציל זה לבנות צוות מגובש ויעיל שיכול לעמוד בזמנים. יתר על כן, הידיעה מתי וכיצד להאציל עבודה תפחית את עומס העבודה שלך, וכך תשפר את רווחתך בעבודה ותגביר את שביעות הרצון שלך בעבודה. למרבה הצער, מנהיגים רבים אינם בטוחים כיצד להאציל כראוי או מהססים לעשות זאת.

במדריך זה תוכלו לגלות מה באמת כולל משלחת, כיצד האצלת משימות מועילה לצוות שלכם וכיצד להקצות משימות בצורה יעילה.

תוכן העניינים

1. חשיבות המשלחת
2. מדוע אנשים חוששים מהאצלת משימות?
3. ההבדל בין משלחת להקצאה
4. כיצד להאציל משימות ביעילות
5. שורה תחתונה
6. טיפים נוספים למנהיגות יצרנית

חשיבות המשלחת

An מנהיג טוב יודע להאציל. כשאתה מאציל חלק מהעבודה שלך, אתה מפנה את הזמן ומשיג יותר על בסיס יומי.

האצלה האפקטיבית מקדמת גם פרודוקטיביות וניהול זמן טוב בתוך הצוות על ידי שימוש במערך המיומנויות הקיים של חבריו ומאפשר להם לפתח ידע וכישורים חדשים בדרך. התוצאה היא צוות גמיש יותר שיכול לחלוק תפקידים בעת הצורך^[1].

כשאתה מוכן להאציל, אתה מקדם אווירה של ביטחון ואמון. הפעולות שלך מעבירות אות ברור: כמנהיג, אתה סומך על הכפופים שלך להשיג את התוצאות הרצויות. כתוצאה מכך, הם יבואו לחשוב עליך כמנהיג חביב ויעיל המכבד את כישוריהם וצרכיהם.

המשלחת לא קשורה לנביחות פקודות ולקוות שהצוות שלך ייפול בתור. תפקידו של מנהל הוא לבצע להשיג את המיטב מאלה שבפיקוחם ובכך למקסם את התפוקה והרווח ^[2].

הנה דוגמה למשלחת גרועה:פִּרסוּם

משלחת זהירה מסייעת בזיהוי וניצול החוזקות והחולשה הייחודיות של חברי הצוות. המשלחת מגבירה גם את מעורבות העובדים מכיוון שהיא מוכיחה שהמנהלים מעוניינים לנצל את כישרונותיהם.^[3]

מדוע אנשים חוששים מהאצלת משימות?

משלחת מגבירה את התפוקה, אך לא כל המנהלים מוכנים או מסוגלים להאציל.^[4]למה? הנה כמה סיבות נפוצות:

• הם מתרעמים על הרעיון שמישהו אחר עשוי לקבל את הקרדיט על פרויקט.
• הם מוכנים להאציל באופן עקרוני אך חוששים שהצוות שלהם לא יוכל להתמודד עם יותר אחריות.
• הם חושדים שהצוות שלהם כבר עמוס יתר על המידה וחשים חוסר רצון להגדיל את הנטל שלהם.
• הם חושדים שזה פשוט ומהיר רק לעשות משימה בעצמם.
• הם לא אוהבים את הרעיון לשחרר משימות שהם נהנים לעשות.
• הם חוששים שאם הם יאצילו אחריות, המנהל שלהם יגיע למסקנה שהם לא יכולים להתמודד עם עומס העבודה שלהם.

ההבדל בין משלחת להקצאה

רוב האנשים חושבים כי משלחת והקצאה הם שם נרדף, אך יש להבחין בין השניים.^[5]

כשאתה מקצה משימה, אתה רק מורה לכפוף לבצע פעולה ספציפית. אתה אומר להם מה לעשות, והם עושים את זה - זה כל כך פשוט.

מצד שני, המשלחת כוללת העברת חלק מהעבודה שלך לאדם אחר. הם לא רק מקבלים סט הוראות.החלק החשוב הוא שהם ממוקמים בתפקיד הדורש שיקבלו החלטות ויהיו אחראים על השלמת המשימה.^[6]

כיצד להאציל משימות ביעילות

אז מה הדרך הטובה ביותר להאציל עבודה כדי שתוכלו להילחם בפחד מהאצלה, לבנות צוות יעיל ולעבוד מהר יותר? להלן מדריך שלב אחר שלב:

1. דע מתי להאציל

על ידי הבנת כמות השליטה שאתה צריך לשמור על מצב, אתה יכול לקבוע את האסטרטגיה הטובה ביותר להעצמת עובדים. יש 7 רמות משלחת המציעות לעובדים דרגות אחריות שונות.פִּרסוּם

סרטון קצר זה מסביר רמות אלה ומציע דוגמאות מתי מתאים להשתמש בכל אחת מהן:

משלחת מתרחשת לאורך ספקטרום. הרמה הנמוכה ביותר של משלחת מתרחשת כשאתה אומר לאנשים אחרים מה לעשות. זה מציע לעובדים מעט הזדמנות לנסות גישות חדשות. צורת ההאצלה המעצימה ביותר מתרחשת כאשר אתה מסוגל לוותר לעובד על מרבית השליטה שלך בפרויקט.

הידיעה כיצד להאציל עבודה עוזרת לך להבין כיצד לחבר אנשים למשימות המנצלות את הכישרון שלהם בצורה הטובה ביותר. כאשר נעשה כראוי, זה מבטיח שתקבל את התוצאה הסופית הטובה ביותר.^[7]

כשאתה מחליט כיצד להאציל עבודה, שאל את השאלות הבאות:

• האם אתה צריך להיות אחראי על המשימה הזו, או שמישהו אחר יכול לבצע אותה?
• האם זה מצריך את תשומת לבכם כדי להצליח?
• האם עבודה זו תעזור לעובד לפתח את כישוריו?
• האם יש לך זמן ללמד מישהו כיצד לבצע את העבודה הזו?
• האם אתה מצפה שמשימות מסוג זה יחזרו בעתיד?

2. זהה את האדם הטוב ביותר לתפקיד

עליכם להעביר את הלפיד לחבר הצוות הנכון כדי שהמשלחת תעבוד. המטרה שלך היא ליצור מצב בו אתה, החברה שלך והעובד חווים חוויה חיובית.

חשוב על כישוריהם של חברי הצוות, על הנכונות ללמוד ועל סגנונות העבודה ותחומי העניין שלהם.האדם שהאצלת יוכל לבצע את העבודה בצורה יעילה יותראם הם מסוגלים, ניתנים לאימון ומתעניינים. במידת האפשר, תן לעובד הזדמנות לשחק בכוחותיו.

עובדים חסרי ניסיון עשויים להזדקק להדרכה רבה יותר מאשר ותיקים מנוסים. אם אין לך זמן להגדיר את העובד החדש יותר להצלחה, זה לא הוגן להאציל אליו.

עליכם גם לשקול עד כמה העובדים שלכם עסוקים. הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות הוא להציף מישהו על ידי מתן אחריות רבה מדי.פִּרסוּם

3. אמור ומכור כדי להשיג את הקנייה של החבר

לאחר שמצאת את האדם המושלם לתפקיד, אתה עדיין צריך לגרום לו לקחת על עצמם את האחריות החדשה. יידעו מדוע בחרתם בהם לתפקיד.^[8]כשאתה מראה לאחרים שאתה תומך בצמיחה שלהם, זה בונה תרבות של אמון. עובדים שרואים במשימות המואצלות הזדמנויות נוטים יותר להיות מושקעים בתוצאה.

כשאתה עובד עם עובדים חדשים יותר, הביע את נכונותך לספק תמיכה ומשוב שוטפים. עבור עובדים מנוסים, קחו בחשבון את מחשבותיהם וחוויותיהם.

4. היו ברורים וספציפיים לגבי העבודה

חשוב להסביר לעובדים מדוע הפרויקט נחוץ, למה אתה מצפה מהם ומתי הוא אמור להגיע.^[9]אם הם יודעים למה אתה מצפה, סביר יותר שהם יספקו.

על ידי קביעת ציפיות ברורות, אתה עוזר להם לתכנן כיצד לבצע את המשימה. הגדר אבני דרך לפרויקט כך שתוכל לבדוק התקדמות ללא ניהול מיקרו. אם העובד שלך מתקשה לעמוד באבן דרך, הוא עדיין יש להם זמן לתקן לפני שהתוצר הסופי אמור להגיע.

סוג זה של אחריות נפוץ באוניברסיטאות. אם התלמידים יודעים רק את תאריך היעד ואת הדרישות הבסיסיות להשלמת עבודות מחקר מרכזיות, הם עשויים לדחות את העבודה עד השעה האחת עשרה. תוכניות רבות מחייבות את התלמידים להיפגש מדי שבוע עם יועצים בכדי לקבל הדרכה, מבנה כתובת ועבודה של כינויים בשיטותיהם לפני מועדי המועד. צעדים אלה מגדירים את התלמידים להצליח תוך שהם נותנים להם את המרחב לייצר עבודה נהדרת.

5. תמכו בעובדיכם

כדי לראות את התוצאות הטובות ביותר של האצלה, הכפופים שלך זקוקים למשאבים ותמיכה ממך. חבר אותם עם הדרכה וחומרים כדי לפתח מערכי מיומנויות שאין להם עדיין.^[10]

ייתכן שייקח יותר זמן מראש כדי להנגיש משאבים, אך תחסוך זמן על ידי ביצוע העבודה כהלכה. עבור משימות חוזרות, אימון זה משתלם שוב ושוב.

לפעמים העובדים זקוקים לעזרה כדי לראות מה הם עושים טוב וכיצד הם יכולים להשתפר. מתן וקבלת משוב הוא חלק חיוני בהאצלת המשימות. זוהי גם דרך טובה לפקח על המשימות שהועברו כמנהיגות. למרות שאתה יכול לעקוב אחר התקדמות המשימות, אתה לא ניהול מיקרו העובדים.פִּרסוּם

במהלך הפרויקט, שאל מעת לעת את העובדים אם הם זקוקים לתמיכה או הבהרה. הבהיר שאתה סומך עליהם שיעשו את העבודה, וברצונך ליצור להם מקום לשאול שאלות ולהציע משוב. משוב זה יעזור לך לחדד את הדרך בה אתה מאציל את העבודה.

6. הראה את הערכתך

במהלך ביצוע צ'ק-אין תקופתי, צריך לזהות כל זכייה שראיתם עד כה בפרויקט. הודה כי העובדים שלך מתקדמים לעבר המטרה. עקרון ההתקדמות קובע כמה חשוב לחגוג זכיות קטנות כדי לשמור על מוטיבציה של העובדים.^{[אחת עשרה]}העובדים יהיו יעילים ומסורים יותר אם הם יודעים שאתה שם לב למאמציהם.

הכרה בעובדים כאשר הם מצליחים היטב עוזרת להם להבין את איכות העבודה שאתה מצפה לה. זה גורם להם יותר סיכוי לרצות לעבוד איתך שוב בפרויקטים עתידיים.

שורה תחתונה

עכשיו שאתה יודע בדיוק מה המשמעות של משלחת והטכניקות להאצלת עבודה ביעילות, אתה נמצא במצב נהדר לייעל את המשימות שלך ולהניע את הפרודוקטיביות בצוות שלך.

להאציל זה להעניק אוטונומיה וסמכות למישהו אחר, ובכך להקל על עומס העבודה שלך ולבנות צוות מעוגל ומנוצל היטב.

מיומנויות משלחת אולי נראות מסובכות או מפחידות, אבל זה נהיה הרבה יותר קל עם הזמן. התחל בקטן על ידי האצלת כמה החלטות לחברי הצוות שלך בשבוע-שבועיים הקרובים.

טיפים נוספים למנהיגות יצרנית

• האצלת עבודה: מה להאציל ומה לא?
• 10 דרכים לשיפור מיומנויות ניהול הצוות ולהגביר את הביצועים
• מנהיגות לעומת ניהול: האם אחד יותר טוב מהשני?

אשראי תמונות מוצג: נשים נשים באמצעות unsplash.com

התייחסות