כיצד לכתוב דקות של פגישה באופן יעיל (עם דוגמאות)

פרוטוקולים הם תיעוד כתוב של ישיבת דירקטוריון, חברה או ארגון. פרוטוקולי פגישה נחשבים למסמך משפטי, לכן בעת כתיבתם, יש לשאוף לבהירות ועקביות הטון.

מכיוון שפרוטוקולים הם תיעוד קבוע של הפגישה, הקפד לקרוא אותם היטב לפני השליחה. מומלץ להריץ אותם על ידי מפקח או משתתף מנוסה בכדי לוודא שהצהרות ומידע נלכדים במדויק.

מיטב נוטלי דקות הפגישה הם מאזינים זהירים , קלדנים מהירים, והם מכירים היטב את נושאי הפגישה והמשתתפים בה. הלוקח חייב להיות בעל יכולת איתנה מספיק של הנושא כדי שיוכל להפריד בין הנקודות החשובות לרעש במה שיכול להיות דיונים ארוכים וממושכים. כמו כן, חשוב מכך, שאותו נוטל ההערות לא צריך להוביל ולרשום בו זמנית. (אם אי פעם תתבקש לעשות זאת, דחה.)

להלן מספר רמזים שלב אחר שלב לכתיבת יעילות פרוטוקולי פגישה.

1. לפתח סדר יום

עבוד עם היושב ראש או נשיא הדירקטוריון לפיתוח סדר יום מפורט.

פגישות מתקיימות מסיבה, והנושאים שיש לטפל בהם ולהחליט עליהם צריכים להיות רשומים כדי להתריע בפני המשתתפים. עבוד עם הכונס לנסח סדר יום שמקצה זמנים לכל נושא בכדי להעביר את הפגישה ולוודא שלקבוצה יש מספיק זמן לשקול את כל הפריטים.

סדר היום ישמש כמתווה לדקות הפגישה. הקפידו על כותרות הדקות לנושאי סדר היום להמשכיות.

2. עקוב אחר תבנית מדקות קודמות שנלקחו

אם אתה חדש במועצה או בארגון וכותב פרוטוקולים בפעם הראשונה, בקש לראות את פרוטוקולי הפגישה הקודמים כדי שתוכל לשמור על אותו פורמט^[1].

באופן כללי, שם הארגון או שם הקבוצה שנפגשת מופיעים בראש: ישיבת דירקטוריון XYZ, עם התאריך בשורה הבאה. לאחר התאריך, יש לכלול גם את מועד סדר הפגישה וגם את מועד סיום הפגישה. לדוגמה:

דירקטוריון חברת Super Company, Inc.פִּרסוּם

פרוטוקול פגישה

תאריך: 20 במאי 2019

זמן: 10:00 עד 12:30

מרבית הקבוצות שנפגשות עושות זאת באופן קבוע, עם פריטי סדר יום קבועים בכל פגישה. חלק מהקבוצות כוללות כותרת הצעדים הבאים בסוף הפרוטוקול המפרטת פרויקטים למעקב ומקצה אחריות.

תבנית מישיבה לשעבר תסייע גם לקבוע אם הקבוצה מתעדת אם התקיים מניין, או פריטים אחרים הספציפיים לפרוטוקולים של הארגון.

3. שיא נוכחות

ברוב הדירקטוריונים, מזכיר הדירקטוריון הוא האחראי על לקיחת פרוטוקול הישיבה. בפגישות ארגוניות, הנוטל יכול להיות רכז פרויקט או עוזר למנהל או למנכ'ל. עליה או היא להגיע כמה דקות לפני תחילת הפגישה ולעבור בדף נוכחות עם שמות החברים ופרטי הקשר.

משתתפי הפגישה יצטרכו לבדוק את שמותיהם ולערוך שינויים במידע שלהם. זה יעזור בתור מסמך גיבוי של משתתפים וגם יבטיח שהמידע ייצא לכתובות הדוא'ל המעודכנות ביותר.

יש לרשום את כל שמות המשתתפים ישירות מתחת לשם והתאריך של הפגישה, תחת כותרת משנה שאומרת Present. רשום שמות פרטיים ושמות משפחה של כל המשתתפים, יחד עם כותרת או שיוך, מופרדים באמצעות פסיק או נקודתיים. לדוגמה:

נוכח: ג'ון דו, נשיא; ג'יין סמית ', סגנית נשיא; ג'ק וויליאמס, מזכירפִּרסוּם

אם חבר מועצה לא יכול היה להשתתף בישיבה, ציטט את שמו אחרי הביטוי: הועתק אל: יתכנו ייעודים אחרים ברשימת המשתתפים. לדוגמא, אם כמה ממשתתפי הפגישה הם אנשי צוות, בעוד שכולם מתנדבים, ייתכן שתרצה לכתוב (צוות) אחרי כל איש צוות.

ככלל, המשתתפים רשומים לפי אלפבית לפי שמות המשפחה שלהם. עם זאת, בארגונים מסוימים, זה הנוהג הטוב ביותר לרשום תחילה את הנהגת הדירקטוריון. במקרה זה, הנשיא או הנשיאים המשותפים יופיעו בראשונה, ואחריהם סגן הנשיא, ואחריו המזכיר, ואז הגזבר. לאחר מכן, כל שאר שמות המשתתפים יותוו לפי אותיות האלפבית לפי שם המשפחה.

נהוג גם לציין אם משתתף הצטרף לפגישה באמצעות שיחת ועידה. ניתן לציין זאת על ידי כתיבה טלפונית ומפרט את המשתתפים שהתקשרו.

4. אמנת שמות

בדרך כלל, בפעם הראשונה שמישהו מדבר בפגישה יכלול את שמו ולעתים קרובות את הכותרת.

כך למשל, נשיא ועדת XYZ, רוג'ר מקגואן, הזמין את הישיבה לסדר. בפעם הבאה שרוג'ר מקגואן מדבר, אתה יכול פשוט להתייחס אליו כאל רוג'ר. אם יש שני רוג'רים בפגישה, השתמש בראשי תיבות עבור שמות המשפחה שלהם כדי להפריד בין השניים: רוג'ר מ 'קרא להצבעה. רוג'ר ט 'נמנע.

5. מה (ומה לא) לכלול

בהתאם לאופי הפגישה, זה יכול להימשך בין שעה למספר שעות. המשתתפים יתבקשו לסקור ואז לאשר את פרוטוקול הפגישה. לכן, אינך מעוניין שהדקות יתארכו למסמך ארוך.

לכידת כל מה שאנשים אומרים מילולית אינה רק מיותרת אלא מעצבנת את הסוקרים.

לכל נושא סדר יום, בסופו של דבר אתה רוצה לסכם רק את נקודות הדיון הרלוונטיות יחד עם כל ההחלטות שהתקבלו. לאחר הפגישה, קלט את ההערות שלך, וודא לערוך את כל הטיעונים המעגליים או החוזרים על עצמך, והשאיר רק את הנקודות הרלוונטיות שהועלו.

6. שמרו על טון ניטראלי

פרוטוקולים הם מסמך משפטי. הם משמשים לקביעת התיעוד ההיסטורי של הארגון. חיוני לשמור על שוויון, טון מקצועי . לעולם אל תשים שפה דלקתית בפרוטוקול, גם אם שפת הפגישה מתחממת.

אתה רוצה לתעד את תמצית הדיון באופן אובייקטיבי, כלומר להזכיר את נקודות המפתח הנדונות מבלי להקצות אשמה. לדוגמא, הצוות התייחס לשאלות חברי הדירקטוריון בנוגע למקצועיות הספק.פִּרסוּם

דמיין לעורך דין עשר שנים בהמשך הדרך וקרא את הפרוטוקולים כדי למצוא עדויות על עוולות אפשריות. לא היית רוצה קישוט בצורת כינוי צבעוני או קפיצה כדי להעיב על כל מה שמתרחש.

7. הקלט הצבעות

המטרה העיקרית של דקות היא להקליט את כל ההצבעות שמועצה או ארגון מקבלים. שמירת תיעוד איתנה מחייבת אזכור איזה משתתף מבצע תנועה, מה מציין התנועה במילה ואיזה משתתף מגדיר את התנועה.

לדוגמה, סגנית הנשיא סינדי ג'ייקובסן הגישה בקשה להקדיש 50 אחוזים, או 50,000 דולר, מהתמורה ממתנת קרן ZZZ לקרן המלגות של CCC. הנשיא רוג'ר מקגואן שידר את ההצעה.

טבלת טבלאות זו צריכה לבוא לידי ביטוי גם בשפה ניטרלית: הדירקטוריון הצביע פה אחד לתיקון האמנה באופן הבא, או ההחלטה להעניק 1,000 דולר למאמץ שתילת העצים עברה 4 ל -1, כאשר נשיא הדירקטוריון מקגוואן התנגד.

רוב המועצות מנסות להשיג הצבעה פה אחד. לעיתים על מנת לסייע למועצה להשיג תוצאה מגובשת יותר, חבר מועצה עשוי להימנע מהצבעה: ההצעה עברה 17 ל -1 בהימנעות אחת.

8. Pare Down Notes לאחר הפגישה

לאחר הפגישה, קרא את ההערות שלך בזמן שכל הדיונים נשארים טריים במוחך ובצע את כל התיקונים הדרושים. לאחר מכן, חלק את פרוטוקול הפגישה אל יסודותיהן, וספק דיווח קצר על הדיון המסכם את הטיעונים שהועלו בעד ונגד החלטה.

לעתים קרובות אנשים מדברים באופן דיבור או בשפות, כמו ב: זה אפילו לא במתחם הכדורים או שאתה מתחיל להישמע כמו תקליט שבור. אמנם אתה עלול להתפתות לשמור על השפה המדויקת בדקות כדי להוסיף צבע, אך התנגד.

בנוסף, אם מצגות כלשהן הן חלק מהפגישה, אל תכלול מידע מה- Powerpoint בפרוטוקול. עם זאת, תרצה להקליט את נקודות המפתח מהדיון שלאחר המצגת.

9. הגהה בזהירות

ודא שאייתת את כל השמות כהלכה, הכנסת את התאריך הנכון לפגישה ושהפרוטוקולים שלך נקראו בבירור.

איות ראשי תיבות בפעם הראשונה שהם משמשים. זכור כי הערות עשויות להיבדק על ידי אחרים שראשי התיבות אינם מוכרים להם. הישאר עקבי בכותרות, בפיסוק ובעיצוב. הדקות צריכות להיות מלוטשות ומקצועיות.פִּרסוּם

10. הפץ באופן רחב

לאחר האישור, שלחו דקות בדוא'ל לדירקטוריון המלא - ולא רק למשתתפים - לבדיקה. הפרוטוקולים שלך יעזרו לשמור על מי שנעדר נודע על פעולות והחלטות חשובות.

בתחילת הפגישה הבאה, קרא לאישור הפרוטוקול. שים לב לכל תיקונים. נסה לעבד את השינויים המוסכמים בפגישה, כך שלא תבזבז זמן רב על תיקונים.

בקש בקשה לאישור הפרוטוקול עם השינויים המוסכמים. ברגע שמשתתף מציע הצעה, בקש מאדם אחר בפגישה שיגיש את ההצעה. הם אומרים, הכל אושר. שאל תמיד אם יש מישהו שלא מאשר. בהנחה שלא, אז אמור: הפרוטוקול מהפגישה האחרונה שלנו אושר לאחר ביצוע השינויים המוסכמים.