בעלי מתכנן ועידה כבר עכשיו, ובמקביל, אני מתחיל לארגן אירוע של יום אחד. שנינו מרגישים די מבוישים, ולכן חשבתי שזה עשוי להועיל לנו - וגם לאחרים - לייעל את התהליך לעשרה צעדים פשוטים.

1. קבע את הסיבה

שב עם השותפים שלך (אם יש לך אותם) ודבר דרך המטרה הסופית של הכנס. האם זה לייצר הכנסות? אבטחת לקוחות חדשים? לקבל פרסום? זכור מטרה זו כאשר אתה ממשיך בשאר הרשימה.פִּרסוּם

2. צור את רשימת המשאלות שלך

בעולם אידיאלי, איך ייראה הכנס שלך? רשמו פרטים כמו מיקום, דוברים, מספר ואיכות המשתתפים, אוכל ופעילויות מהנות.

3. ערוך תקציב

איך תשלמו עבור האירוע שלכם? בדקו את כל המשאבים שבהם תוכלו להשתמש בחינם (כגון שטח תרומות) ומה תוכלו לגבות מהמשתתפים בכיסוי עלויות ועדיין להרוויח (אם זו מטרה). הכינו גיליון אלקטרוני לתקציב המפרט את פריטי העלות העיקריים של רשימת המשאלות שלכם - השכרת מיקום, צוות, רמקולים, ארוחות, שילוט, ציוד אור-וויזואלי, חומרים מודפסים, מסירות, ותוספות מהנות. אל תשכח לכלול עלויות לשיווק האירוע, כמו אתר אינטרנט, ובנה כרית של 10 עד 15 אחוזים במקרה שההוצאות ידרסו.

4. בחרו באופן מעשי

עלות תהיה כמובן גורם בבחירה היכן לערוך את האירוע שלך ואילו שירותים לספק, אך כך גם הנוכחות. ברצונך לבחור מיקום שנמצא באותה עיר בה משתתפים רבים, או קרוב אליה.פִּרסוּם

הדובר האידיאלי שלך עשוי להיות דונלד טראמפ, אך באופן מציאותי אתה כנראה צריך ללכת עם אפשרות פחות יקרה. אתר נופש הוא בהחלט מושך, אך האם יש בו מספיק חדרי ישיבות ואישים, והאם המשתתפים ייהנו מהמקום מספיק בכדי לשלם פרמיה?

שקול לסקר משתתפים מאירועי עבר כמו שלך כדי להבין מה הכי חשוב כשאתה משתתף בכנס כזה ולבצע בחירות על סמך משוב זה.

5. לעבוד עם ספקים

התחל לעבוד עם ספקי השירותים של הפריטים בגיליון האלקטרוני שלך בתקציב מוקדם ככל האפשר. הבן מה יסופק בכל אחד מהמקרים, ובדוק היטב את החוזים ומדיניות הביטול (למשל, עליך לדעת אם המלון יספק ציוד A / V ותמיכה בחדרי הישיבות שלו, או אם עליך להביא זאת בעצמך) . אם אתה זקוק לספק ספציפי, אני ממליץ לבדוק עם לשכת הכנסים והמבקרים בעיר היעד שלך.פִּרסוּם

6. מצא רמקולים

פנה לרשת שלך כדי לזהות את הדוברים שיעזרו לך בצורה הטובה ביותר להשיג את יעדי הכנס ונמצאים במסגרת התקציב שלך (אל תבקש ואל תצפה שדוברים מקצועיים יופיעו בחינם). סקור סרטוני הדגמה ושוחח עם אנשים ששמעו את הרמקול הזה בעבר. כשאתה מתקשר עם דובר, ספק לה פרטים רבים בכדי שתוכל להתאים אישית את דבריה לקהל שלך, ולוודא שאתה עומד בסידורי הנסיעות שלה ובצרכים אחרים שלה.

7. קבעו את סדר היום

שרטט ציר זמן מפורט לכנס שלך שמתחיל מוקדם (8:00 סביר) ומסתיים מוקדם (16:00). קבעו שילוב של דוברים רשמיים, סדנאות קבוצות קטנות וזמן רשת חינם. תכנן להאכיל את המשתתפים שלך כל כמה שעות, עם ארוחה מלאה או חטיף הפסקה. לאחר סיום סדר היום של היום, שקול לארח ארוחת ערב במסעדה סמוכה או בידור מקומי כגון סיור.

8. שווקו את האירוע שלכם

צור לוגו וסכמת צבעים לאירוע שלך, והצג אותו באתר אירוע עם הרשמה מקוונת. התאספו עם חייליכם להפצת הבשורה באמצעות דואר אלקטרוני והודעות אורח במדיה מקוונת הממוקדת לקהל שלכם. אם מתאים, השתמש באתרי רישום אירועים מקומיים. שקול להציע הנחות לארגונים ששולחים יותר ממשתתף אחד.פִּרסוּם

9. תכננו יום ללא מתח

תקשר מראש באופן פעיל עם המשתתפים והספקים שלך כדי שיידעו איפה להיות ולמה לצפות. קבל את פרטי הקשר שלהם וודא שיש להם את שלך. סיור במתקן לפני שהכנס שלך מתחיל לוודא שהצוות שלך במקום והכל תקין. כאשר הדברים נופלים וחשבוניות נכנסות, בדוק אותן שורה אחר שורה כדי שתוכל לפתור סכסוכים במקום.

10. העריך את האירוע שלך

עכשיו כשאתה מוכן להיכנס לעסקי תכנון אירועים במשרה מלאה, בוא נראה מה תוכל ללמוד בפעם הבאה. בקשו מהמשתתפים שלכם למלא טופס הערכה אלקטרוני או לחפש אחר משוב נפוץ.

(אשראי צילום: בסמינר דרך שוטרסטוק) פִּרסוּם