לא משנה באיזה עסק אתה נמצא, הסיכויים הם שאתה מבלה לפחות זמן בפגישות. הפגישות שלך עשויות להיות פגישות קבוצתיות גדולות, אחד על אחד, או אפילו ראיונות עבודה. ייתכן אפילו שתדלג על ההיבט פנים אל פנים בפגישה ותקבל שיחות ועידה או תשתמש בסקייפ. לא משנה איזה סוג פגישה קבעת, טיפים אלה יכולים לעזור לך לשפר את כישורי הגדרת הפגישה שלך.

1. קבעו סדר יום מראש. הידיעה מה אתה מתכוון להשיג בפגישה יכולה לעזור לך להחליט כמה זמן לתכנן להישאר באותו פגישה - בהנחה שתוכל לשמור על סדר היום שלך. זה יכול להיות קשה לגרום לאנשים אחרים להישאר על המסלול, אבל אף אחד לא באמת רוצה לבלות את כל היום בפגישה אחת. יתר על כן, השלמת סדר יום מוסכם היא באמת הדרך היחידה להיות בטוח מתי יסתיימה הפגישה שלך.
2. מציעים אפשרויות זמן ותאריך לפגישות. במקום לעבור דרך קדימה ואחורה, בטלפון או באמצעות דוא'ל, בחר שניים או שלושה זמני פגישות שמתאימים לך והצג אותם למחצית השנייה של הפגישה שלך. אם אתה מתמודד עם קבוצה גדולה יותר, כמעט מובטח שלפחות אפשרות אחת לא תעבוד עבור מישהו, ולקיים מספר אפשרויות זו דרך מהירה הרבה יותר להגיע להסכמה.
3. הימנע מיישומי תוכנה מהודרים. אמנם יש שם תוכנת הגדרת פגישות מצחיקה מאוד, נסה להימנע משימוש בכל מה שגרתי. היוצא מן הכלל לכלל זה הוא מסיבות או ישיבות גדולות מאוד. באופן כללי, השימוש ביישומים אלה לוקח יותר זמן ממה שהם שווים - יש עקומת למידה עבור משתמשים חדשים, וצורך לבקר באתר כדי להגיב יכול לקחת זמן כפול מהתשובה לדוא'ל. עם זאת, כשאתה מנסה לתאם קבוצות גדולות של אנשים, שימוש ביישום יכול לספק מיקום מרכזי במקום לשלוח קבוצות ענק של הודעות דוא'ל.
4. וודא שאתה באמת זקוק לפגישה. שפע פגישות נקבעות לדברים פשוטים כמו מסירת מסמך לאישור. אלא אם כן המסמך קצר מספיק כדי להיבדק לחלוטין במהלך הפגישה, כדאי יותר להוריד את המסמך ולחזור אחר כך לענות על שאלות ולטפל בתהליך האישור. לפני שתקבע את הפגישה שלך בפועל, חשוב אם ניתן לטפל בעניין בצורה מהירה יותר.
5. צמצם את זמן הנסיעה. אחת הסיבות לכך שפגישות אוכלות כל כך הרבה זמן ביומנים שלנו היא נחיצות הנסיעה. עלינו לנסוע למשרדי הלקוחות, לבתי הקפה או לכל מקום לעזאזל שאנו נפגשים. אנו יכולים למזער את ההתחייבות הזו על ידי הצעה שניפגש במקומות שלנו, ניפגש באמצע הדרך, או לדלג על פגישה אישית לחלוטין. אפשרויות כמו שיחות טלפון או ועידות וידאו יכולות לעיתים קרובות להתמודד עם כל הדרישות של אותו פגישה שאליה אתה נוסע ברחבי העיר.
6. קבע זמן להכנה ותחקיר. כשאתה קובע את הפגישה שלך, חשוב מה תצטרך לעשות כדי להתכונן אליו - עיין בדוח, הכין מצגת או גיהץ את החולצה - וקבע זמן לכל אחת מאותן פעילויות לפני הפגישה שלך בפועל. כדאי גם לתאם פגישת הכנה של חמש עשרה דקות רגע לפני הפגישה שלך לכל פרטי הרגע האחרון. כנ'ל לגבי אחר כך: ייתכן שיש לך משימות מעקב מסוימות לטיפול לאחר הפגישה שלך. תזמון של מספר דקות לפחות לאחר פגישה מבטיח שיהיה לכם זמן לוודא שההערות שלכם הושלמו וכל סוג נוסף של פעולה לפחות יעבור ליומן שלכם (אם אינכם יכולים לעשות זאת אז).
7. פגישות אישיות ועסקיות נפרדות. רבים מאיתנו מנסים להעמיס את כל הפגישות מחוץ למשרד ליום אחד. אם מתעלמים מהבעיה של מה שקורה אם רק אחד מאחר, יש לכם את הבעיה לנסות להחליף הילוך בין המצגת שרק נתתם ללקוח לבין הזריקה שהרופא מחכה לתת לכם. סוג זה של מיתוג נפשי יכול רק להקשות על הטיפול בפגישות המאוחרות שלך. נסה לקבוע פגישות אישיות ועסקיות שלך בימים שונים.
8. עדכן את מתזמי הפגישות שלך. אם אתה לא האדם היחיד שמתזמן את הפגישות שלך, חשוב לשמור על האחרים במעגל. אחרת, אחר המשמעותי שלך עשוי לצפות לך בארוחת ערב משפחתית באותו זמן שאתה מסיים פרויקט גדול. אני אוהב יומנים משותפים, כגון יומן Google מסיבה זו בדיוק, אך ישנן דרכים לשתף כמעט כל סוג של יומן, אם אתה מסתמך על המערכת שלך. מתזמנים לפגישות יכולים לכלול את המנהל שלך, אחר המשמעותי שלך, עוזר מנהלי (שלך או המחלקות) ושלל אנשים אחרים.
9. הגבל מוזמנים. יתכן שלא תזדקק לכלל הנוכחים לצורך דוח התקדמות. במקום זאת, החלט מי באמת צריך להיות בפגישה שלך - אתה תמיד יכול לשלוח דוא'ל המוני בהמשך אם אנשים מרגישים בחוץ. הייתי בעבר בסיטואציות בהן קשישים גבוהים יותר הרגישו שהיו בחוץ אם לא הבאת אותם בכל פגישה שקבעת. נראה שההימור הטוב ביותר הוא הצגת הפגישה כמשהו שלא יהיה שימוש יקר בזמנם.
10. אשר הכל! וודאו מתי והיכן הפגישה, מה מכסה סדר היום, אפילו איך להגיע לשם. כל מה שאתה באמת צריך זה מייל קצר יום-יומיים לפני הפגישה שמתאר את הפגישה ולבקש כן פשוט בתגובה אם הכל תקין.