( הערת העורך: זהו פוסט מובלט בסדרה המתמשכת שלנו 30 יום עם ... , המתאר את השימוש בכלי, בשירות או במוצר שהשתמשנו בו במשך 30 הימים האחרונים. אנו רוצים לספק לקוראים שלנו מבט מעמיק על כלים ומוצרים שהם מעוניינים בהם, לספק להם את מחשבותינו אנו מציעים דרכים להשתמש במוצרים אלה מהר יותר וטוב יותר. תהנה.)

כשעבדתי באופן עצמאי, באמת לא היה לי צורך רב במנהל משימות שיוכל להתמודד עם תקשורת ושיתוף פעולה לאורך כל הקילומטרים. עם זאת, מכיוון שהתחלתי להיות מעורב בפעילויות צוות רבות יותר - עד כדי כך שאני נוטה לבלות יותר זמן בסביבת צוות מאשר לא - גיליתי שמנהל המשימות שלי בו השתמשתי (OmniFocus) משאיר חלק מהרבה- נדרש למשימות על השולחן. בנוסף, הרבה אנשים שאיתם אני עובד לא נמצאים במכשיר Mac או iOS, מה שהפך את השימוש ב- OmniFocus לנקודה מרכזית.

ניסיתי פתרונות אחרים לניהול משימות, כמו Flow ואפילו נדדתי קצת בוונדרקיט. אבל שום דבר לא תפס את כל מה שהייתי צריך בפתרון טוב יותר מ אסאנה פרי יצירתו של מייסד פייסבוק לשעבר דסטין מוסקוביץ ועובד פייסבוק לשעבר, ג'סטין רוזנשטיין.

היה הרבה מה לחקור ב -30 הימים שלי עם אסאנה. ובעוד שצללתי עמוק למדי, אני לא רוצה להכריע אותך בכל הנקודות הטובות יותר. במקום זאת, תשיג הרבה מדגישות שגיליתי במהלך השימוש שלי באסאנה במהלך 30 הימים האחרונים, ואני משאיר קצת נשימה לחקר נוסף עם התפתחות המוצר.

בוא נתחיל ...

מקומות עבודה

אסאנה מאפשרת לך ליצור סביבות עבודה - שהם באמת יותר מפרויקטים. למעשה, אתה יכול לשים פרויקטים בתוך סביבות העבודה. הדרך הטובה ביותר שאני יכול לתאר את סביבות העבודה היא שהם באמת תחומי מיקוד שעליך לעקוב אחריהם - ויש בהם כמה שכבות כדי שתוכל לנהל משימות ופרויקטים בתוכם. יצרתי כמה סביבות עבודה:

• אישי: מכיל פרויקטים ומשימות אישיות
• מקצועי: מכיל פרויקטים ומשימות בודדים הקשורים לעבודה
• משפחה: מכיל פרויקטים ומשימות משפחתיות
• סביבות עבודה מרובות מבוססות צוות: כל אחת מהן מכילה פרויקטים ומשימות הקשורות לצוות איתו אני עובד בסביבת העבודה

בנקודה האחרונה הזו, ל- Lifehack יש סביבת עבודה משלה, לפודקאסטים שלי שיש לי מארחים משותפים יש סביבות עבודה משלהם, וכן הלאה. ביסודו של דבר, כל תחום מיקוד מקצועי הדורש שיתוף (בכללותו) מקבל שטח עבודה משלו. בהתחלה טעיתי להעמיד אותם תחת Professional, אך לאחר מכן נאלצתי להפוך את כל הפרויקטים והמשימות המקצועיות שלי לפרטיות עבורי כתוצאה מכך. אז אם אתה מתכוון להשתמש באסאנה כפתרון וניהול משימות פרטני גם יחד, שמור על סביבת העבודה שלך והוסף סביבות עבודה עבור הלקוחות / שותפויות השונים שאתה צריך לשתף פעולה איתם ולהוסיף את המעורבים לאותם סביבות עבודה.פִּרסוּם

יש לי גם משפחה נפרדת כדי שאוכל לחלוק את זה עם אשתי והיא לא צריכה לראות את כל הדברים האחרים שלי שלא משפיעים עליה ישירות. בטח, אני יכול לחלוק איתה משימות ופרויקטים בודדים תחת סביבת העבודה ההיא, אבל העובדה שיש לי משפחה היא בעצם הופכת אותה ואני לחברי צוות במקום להתמקד במקום.

במהלך השבועיים הראשונים שלי עם אסאנה, לא הצלחתי להסתובב בסביבות העבודה בסרגל הצד; הם נשארו בסדר שבו הם נוצרו. אך רגע לפני שסיימתי את זמני הראשוני עם אסאנה, הם הביאו לסדר מחדש של WorkSpaces (בין היתר). ככה אסאנה מפותחת באופן פעיל.

כל אדם שתוסיף למרחב עבודה יקבל הזמנה בדוא'ל ותוכל לראות אם הוא קיבל על ידי סימון הכרטיסיה חברים בהגדרות סביבת העבודה שלך. בעוד שמישהו יכול להיות חבר ביותר מסביבת עבודה אחת, המשימות והפרויקטים של כל אחד מהם הם עצמאיים - כך שהם יכולים לראות אותם רק בסביבת העבודה ההיא ולא בכל אסאנה כולה. אני מוצא שלמרות שלא חפרתי לקבל המון דוא'ל - דוא'ל עדכון רגיל מ- Asana ב- Workspaces עוזר לך אם אתה לא רגיל לעבוד במספר תחומי מיקוד. באפשרותך להפעיל או לכבות התראות דוא'ל בהגדרות חשבון Asana שלך בכרטיסייה הודעות דוא'ל.

עֵצָה: הדבר הנהדר בהתראות דוא'ל מאסאנה הוא שתוכל לשלוח אותן לכל דוא'ל שתרצה עבור סביבות העבודה שתבחר. כל ההודעות שלי על Lifehack מגיעות לחשבון הדואר האלקטרוני של Lifehack והופכות את ניהול אזור המיקוד לקל בהרבה.

פרויקטים

הפרויקטים הם למעשה עמוד השדרה של אסאנה, להבדיל ממשימות במערכות אחרות. אתה יכול להציג פרויקטים בכמה דרכים שונות: לפי עדיפות, לפי מקבל מקבל, או לפי תגים משויכים. הסינון שהאסאנה מובנית מאפשר התאמה אישית רבה כדי שתוכלו לבדוק מה אתם רוצים ואיך אתם רוצים.

ברגע שאתה מבין כיצד עובדים סביבות עבודה, קל יותר לתפוס פרויקטים בהם. אתה יכול ליצור פרויקטים ציבוריים ופרטיים הן בתוך סביבת עבודה נתונה, כאשר הראשון מחברי מרחב העבודה ניתן לראות את הקודם. אתה יכול גם ליצור פרויקט על ידי שכפול פרויקט קיים - וזה נהדר לפרויקטים חוזרים (כגון ניהול פודקאסט או לוח פרסום שבועי של בלוגים, למשל). פשוט לחץ על התפריט הנפתח של החץ בחלק העליון של הפרויקט שברצונך להעתיק, ובחר שכפול פרויקט. לאחר מכן תקבל רשימה של הפריטים שברצונך לשכפל, כמו גם את האפשרות לשנות את שם הפרויקט החדש שנוצר.פִּרסוּם

עֵצָה: צור תבניות פרוייקט בשיטת הכפילות שלמעלה; הם מאוד שימושיים ותוכלו לשמור על תכונות רבות מהפרויקט המקורי, כך שתוכלו לעבוד בצורה יעילה יותר עם אותם פרויקטים שעוברים במחזור קבוע. אה, ואתה לא יכול להוסיף תאריכי יעד לפרויקטים, אז תן למשימות בתוך הפרויקטים לעשות את זה בשבילך. פשוט ארכיב את הפרויקט כשכל המשימות נעשות.

משימות

המשימות הן אבן הבניין של כל מערכת מסוג פרודוקטיביות, ועם אסאנה זה לא שונה. המשימות הן בעצם למטרות ותוכלו לצרף אליהן מגוון רחב של דברים כדי שיהיו עמוסים יותר במידע. הערות והערות הם היבטים נפלאים של אסאנה, בכך שהערות מאפשרות לחברי הצוות לתקשר אחד עם השני על משימה מחוץ לדוא'ל, והערות מאפשרות לכם להציב היפר-קישורים ועוד הרבה בצד המשימה, כך שתוכלו לספק לכל מי שאי-פעם צורך במשימה בתוך אסאנה.

באפשרותך להציג משימות לפי פרויקט, תג או אדם, באמצעות הכרטיסיות בחלונית השמאלית. תוכל להבטיח שתראה רק את המשימות שהוקצו לך על ידי פתיחת המשימות שלך, אשר תמצא גם בחלונית השמאלית. ברשימת המשימות שלך, לחץ על הנקודה שמשמאל לשם משימה (או השתמש בסמלים בפרטי המשימה - הנמצאים בחלונית הימנית) כדי לארגן את המשימות שלך לפי כוונה - כמו בזמן שאתה נמצא הולכים לעבוד עליהם. לאחר שתשלים משימה, לחץ על התפריט הנפתח ארכיון בחלקו העליון של פרויקט כדי להסתיר אותה מהעין.

משהו שעליך לזכור בעת יצירת משימות הוא שכל מה שאתה מוסיף בתוך המשימות שלך (או בתוך פרויקט פרטי) הוא פרטי כברירת מחדל. אך ברגע שתוסיף תגים ציבוריים או הוסף את המשימה לפרויקט ציבורי, תהפוך את המשימה לציבורית - וניתן יהיה לצפייה על ידי כל חברי מרחב העבודה. אני מוסיף איקס לתגיות המיועדות לשימוש פרטי (כמו כתיבה לעומת כתיבה) כדי שלא אשתף בטעות במשהו שנועד להישאר תחת עטיפות. הקפד לשים את ה- x בחזית התג כדי שלא תשלים אוטומטית לתג ציבורי בטעות.

כדי להוסיף תאריך יעד למשימה, פשוט לחץ על שדה פרטי המשימה (או השתמש ב- Tab + D במקלדת). אתה יכול להגדיר את המשימה לחזור על עצמה באופן קבוע - או להגדיר אותה למרווח די מגניב המכונה מעת לעת. זה מאפשר לך להקצות מספר מסוים של ימים לאחר שסומן כשלם לחזור פעם נוספת. אם אתה צריך לעקוב אחר אחרים, פשוט בדוק את סטטוס המשימה בתהליך העבודה של מקבל מקבל על ידי התבוננות בסמל שמימין לשמם בפרטי המשימה.

עֵצָה: כשאתה מכין רשימת משימות (מבחינתי זה נמצא עם Simplenote באייפון שלי - אם כי אתה יכול להשתמש בכל עורך טקסט שמסתנכרן חזרה למחשב שלך) וגורר אותה לאסאנה, זה יוצר משימה נפרדת לכל פריט. ואם יש לך רווח בין כל רשימה - שימוש בנקודות תבליט למשל עם כותרת, זה הופך את הנקודה שאינה עם תבליטים לכותרת עדיפות. אמנם זה לא עובד באפליקציית האייפון, אך מאפשר לך ליצור רשימות פשוטות עם עורך טקסט ואז להעביר אותן לאסאנה לעיבוד כשתהיה מוכן.

תגים

אני מסתכל על תגים כאילו הם הקשרים במובן ה- GTD. הנה מה שאסאנה אומרת על תגים:פִּרסוּם

התגים מספקים רמה נוספת של סיווג למשימות - הם מזהים מאפיינים חשובים שהמשימות חולקות במשותף.

אני משתמש במיקומים (או פעילויות, כמו כתיבה) כתגיות. אבל בניגוד להקשרים באפליקציות GTD כמו OmniFocus, אני יכול להקצות מספר תגים למשימה על ידי הסתכלות ככה. זו תכונה נהדרת, במיוחד כאשר אתה מחשיב שאתה יכול לשנות תג לפרויקט אם אתה מרגיש צורך לעשות זאת. עדיין לא עשיתי את זה, אבל אם בסופו של דבר אני משתמש בטוויטר כתג למספר משימות עד לנקודה בה הוא חורג מהתועלת שלו ככזו, אוכל לשנות אותו לפרויקט ואז לתקוף אותו מנקודת התצפית ההיא. זה מאפשר לי לשכפל את זה שוב ושוב, אם אצטרך להשקיע זמן רב בטוויטר (או שזה הופך להיות היבט גדול יותר של סביבת העבודה שלי ממה שהתג יציין).

עֵצָה: זה מגיע היישר מאסאנה: למשימות הנחוצות להשלמת יותר מפרויקט אחד, תוכלו לציין זאת על ידי לחיצה על כפתור הפלוס מימין לפרויקטים בפרטי המשימה, או על ידי הקלדת Tab + P והקלדת השם. של הפרויקט הרלוונטי.

תיבת הדואר הנכנס

כך מגדירה אסאנה את תיבת הדואר הנכנס שלה, שהיא שונה במקצת ממה שרוב האנשים חושבים באופן מסורתי:

תיבת הדואר הנכנס (של Asana) מציגה את כל המשימות שהוקצו לך על ידי מישהו אחר, או מהקשר אחר. באפשרותך לקבל משימות מהקטע משימות חדשות על ידי לחיצה על סמל תיבת הדואר הנכנס ובחירת אפשרות.

הדבר הטוב ביותר שאתה יכול לעשות עם אלה הוא לעקוב אחר נוהלי GTD פשוטים של Do, Delegate, Defer או Delete. אני בדרך כלל עובר בכל תיבת דואר נכנס בכל בוקר ומצרף משימות לפרויקטים שונים (אם זה עדיין לא נעשה על ידי המקבל). ואז אני מצרף להם תאריכי יעד, תגים וכו '. זה מוציא אותי מתיבת הדואר הנכנס וצעד אחד קדימה אל מרחבי העבודה שלי - וזה בדיוק המקום שאני צריך להיות בו.

הדבר הנהדר באסאנה הוא שתיבת הדואר הנכנס נמצאת שם רק כדי להחזיק משימות, זה לא מקום בר קיימא להחזיק אותן. למעשה, שמירתם שם באסאנה שקופה בהרבה מאשר אם הייתם עושים זאת בתיבת דואר אלקטרוני רגילה. מכיוון שהערות והערות מתעדכנים על ידי חברי הצוות ברגע שמשימה עוזבת את תיבת הדואר הנכנס, זה נהדר עבור מי שפשוט לא יכול לעטוף את הראש סביב הוצאת דברים מהדואר האלקטרוני ואל מנהל המשימות. אסאנה מבטלת את תיבות הדואר הנכנס הרעות על ידי הצגתן טובות יותר. לכן זה עובד כל כך טוב עבור אנשים שאינם GTDers - ומדוע זה אינטואיטיבי עבור חלקם לעבור אליו אחרי שהיה במשהו כמו OmniFocus, למשל, שמתייחס לתיבות דואר נכנס בצורה שונה לחלוטין.

חיבור חלק לכאורה

כל עוד אנשים קונים אסאנה, תהליכי העבודה שלך ישתפרו באופן דרמטי. היה לי חבר אחד לקבוצה שקפץ ומשחק איתי - ואנחנו לפני המשחק כתוצאה מכך. היו לי אחרים שפשוט לא יכולים להיכנס לזה, שוכחים לבצע משימה או לשלוח לי דוא'ל בחזרה ולא לעדכן דרך אסאנה, מה שיוצר יתירות. אבל מכיוון שאני משתמש בו באופן דתי, אני מסוגל לשמור על עצמי על המסלול ולאט לאט ממיר את הבלתי ניתן להמרה בעבר.פִּרסוּם

אלה שאינם ניתנים לשינוי כוללים אלה המשתמשים בפתרונות אחרים לניהול משימות צוות, אלה המשתמשים במנהלי משימות בודדים ... ואלה שאינם משתמשים בכלל. הסיבה לכך היא ששינויים שאני מבצע בכרטיסיות פרויקטים, תגים ואנשים ידחפו את כולם בסביבת העבודה. קשר מסוג זה קשה לשמור על עקביות באמצעות דוא'ל.

זה רק אחד הדברים שהופכים את מחסום הכניסה של אסאנה לנמוך ביותר (לפחות על פי תקני פתרונות פרודוקטיביות), וזה יכול רק להיטיב עם החברה.

רשימת המשאלות של אסאנה

אם כבר השתמשת באסאנה, אתה יודע שזה פעיל (וגם פעיל בהתמדה באותו) התפתחות. ובכל זאת, יש כמה דברים שהייתי סקרן לגבי כשמדובר בתכונות שעשויות להגיע לאסאנה או לא. אז ביקשתי מקני ואן זנט מאסאנה לפנות אליהם:

אני: האם אתה יכול להמיר משימות לפרויקטים?
קני: אנחנו למעשה חוזרים על העיצוב למשימות משנה / היררכיה במשך זמן רב. יש הרבה ניואנסים מעניינים, ואנחנו לא חושבים שאף אחד מהשירותים הקיימים מקבל את זה לגמרי בסדר. בשלב זה עברנו מספר עיצובים ואבות טיפוס בחיפוש אחר מאזן הכוחות המושלם וקלות השימוש / קושי לתלות את עצמך, ואנחנו ממש מתרגשים מהפתרון שאליו אנו ' מתכנס מחדש.

אני: ייצוא נתונים לגישה לא מקוונת - מחשבות על כך?
קני: אנו מתכננים לתמוך בייצוא מסוג זה, מעבר ליכולות ההדפסה והעתקה מרובות הבחירה וההעתקה. אבל יותר מרגש, אנו מתכננים לתמוך בגישה לא מקוונת, ובסופו של דבר אפילו בעריכה, ממש בדפדפן דרך התמיכה הלא מקוונת של HTML5. מחסנית הטכנולוגיה שלנו הופכת אותנו למאוד מתאימים לספק זאת, מכיוון שכמעט כל הפונקציונליות של אסאנה פועלת בתוך הדפדפן. (גם היום, אם תתנתק מהאינטרנט תוך שימוש באסאנה, תוכל להמשיך לבצע שינויים, להשאיר הערות וכו ', והשינויים שלך יישמרו בכל פעם שתתחבר מחדש.)

אני: בהתחשב בפריסה האחרונה של ההודעות על חשיבות תאריכי התחלה לעומת תאריכי יעד (בעיקר עם OmniFocus), האם לאסאנה יש תוכניות ליישום בחזית זו?
קני: התוכנית שלנו סביב לוח השנה / ציר הזמן היא אחד החלקים המרגשים ביותר בחזון המוצר שלנו. אני עדיין לא רוצה לחשוף יותר מדי, אך אנו נעניק לאנשים ולקבוצות הבנה משותפת של זמן וביטחון ביכולתם לחזות את עתידם של הפרויקטים שלהם ברמה שהייתה בלתי אפשרית בעבר ללא פרויקט מכביד ומפורט. תהליך ניהול - הרבה מעבר לתאריכי פירעון לעומת תאריכי התחלה.

אני: שעה ביום ... למה זה לא שם?
קני: אנו למעשה לא רואים יותר מדי בקשות למועדי יעד, אך מסכימים שזו תכונה חסרה, והיא תטופל על ידי עבודת לוח השנה / ציר הזמן הנ'ל.

אני: מה בהמשך הדרך של אסאנה במונחים של אייפד, אייפון, אנדרואיד ...?
קני: האפליקציה הניידת הנוכחית היא בעיקר חברה לאסאנה על שולחן העבודה שלך, כך שתוכל לגשת למשימות שלך בכל מקום שאתה הולך. אבל זו הייתה רק גרסה 1: אנו הולכים לבנות חוויה ב- iOS וב- Android שתגובה ותכונה כמו היישום השולחני כיום. אנו מחויבים מאוד לספק חוויה נהדרת בנייד ובטאבלט.פִּרסוּם

לסיכום

אני באמת חופרת את אסאנה. יש בו את כל הנמצאות, הלכידות וההסתגלות שחיפשתי בפתרון ניהול משימות. היא מתרחבת מעלה או מטה ומאפשרת ניהול משימות קבוצתיות ואינדיבידואליות - והיא ברק מהיר גם בסינכרון וגם בקישוריות (זה לוקח דף מ- Google Wave ומאפשר לך לראות מתי מישהו אחר מקליד). וזה מאפשר למי שרוצה לנהל משימות באמצעות דואר אלקטרוני לעשות בדיוק את זה מבלי לעכב התקדמות עבור אלה שלא עושים זאת בגלל האינטגרציה.

בעוד 30 הימים שלי עם אסאנה הסתיימו, הימים שלי עם אסאנה רק מתחילים. אני ממליץ לך בחום לתת אסאנה מבט. זה מחליף משחק אמיתי.