האם לוקח זמן רב לפתור בעיות בקריירה או בעסקים? ייתכן שהגיע הזמן ללמוד כיצד להשתמש ב- 5 Whys כדי להפוך את התהליך לפשוט יותר.

אולי אתה מאמין שאתה צריך לדעת 1000 טכניקות כדי לפתור בעיות מהר יותר. האמת היא שאין טכניקה אחת שיכולה לפתור את כל הבעיות שלך. אך למרות מציאות זו, אתה עדיין יכול לפתור את רוב הבעיות שלך בצורה יעילה.

אֵיך? על ידי מינוף טכניקת 5 Whys של סאקיחי טויודה. טויודה השתמשה בטכניקה זו עבור מערכת הייצור של טויוטה, אך תוכל להחיל אותה על מרבית הבעיות שלך^[1]. אז, הפסיקו לנסות לשנן עשרות טכניקות ולהתכונן לעבודה חכמה יותר!

תוכן עניינים

1. מהי שיטת 5 למה?
2. איך לשאול את ה -5 למה ביעילות
3. דוגמה ל -5 למה
4. מתי ה -5 למה לא עובדים?
5. בשורה התחתונה
6. טכניקות נוספות לפתרון בעיות

מהי שיטת 5 למה?

בטכניקת 5 Whys, אתה צריך לשאול 5 שאלות.

פשוט, נכון? בכל פעם שאתה נתקל בבעיה, שאל מה עשוי לתרום לתוצאות הנוכחיות. ואז, המשך לשאול 5 פעמים, אועד שתגיע לשורש הסיבה.

איך יודעים שהטכניקה הזו עובדת? ובכן, טויוטה יישמה בהצלחה טכניקה זו כדי לשפר את פס הייצור שלהם. עכשיו דמיין מה הוא יכול לעשות בכדי לעזור לך לפתור בעיות נפוצות^[שתיים]!

תהליך 5 Whys אינו מורכב, אך ייקח זמן להתרגל אליו. אם אתם כמו רובכם, אתם נוטים לקפוץ למצוא פתרונות בעת פתרון בעיות. במקום זאת, התחל בשאילת שאלה אחת בכל פעם שאתה נתקל בבעיה.

זה יכול להיות לכל דבר מינורי כמו להיתקע בתנועה. במקרה זה, השאלה הראשונה שלך תהיה מדוע לא נמנעת מתנועה. שאל שאלה אחת לגבי כל הבעיות שלך והמשיך להוסיף עוד עד לשאלת 5 כברירת מחדל.פִּרסוּם

בסופו של דבר, תדע מתי לשאול את ה- 5 Whys ולמצוא גורם שורש לרוב הבעיות שלך. אבל, לא תמיד אתה צריך לעבוד לבד. כשאתה עובד עם נושאים לא מוכרים, עבוד עם חברי הצוות בכדי לבחון תשובות.

אם אתה רוצה לדעת להיות שחקן קבוצה נהדר, בדוק המאמר הזה .

לדוגמה, אם אתה פותר בעיות בקמפיין שיווקי גרוע עבור העסק שלך, עבוד יחד עם צוות השיווק שלך כדי למצוא פיתרון. כבעל עסק, תחבש כובעים רבים אך לא תוכל למצוא סיבה שורשית לרוב הבעיות שלך בלבד.

איך לשאול את ה -5 למה ביעילות

לפני שתתחיל לשאול את 5 Whys, אתה צריך להתכונן כדי להשיג את התוצאות הטובות ביותר. הנה תהליך הזרימה לפתרון בעיה בעולם האמיתי:

1. השג את המשאבים הנכונים

אתה לא יודע מה אתה לא יודע. אז, לאסוף מידע דרך ספרים ומשאבים מקוונים לפני שפתרון בעיה. תמצא את עצמך חוקר לעתים קרובות יותר אחר נושאים שאינך מכיר.

אם אתה לא מתכונן, תגביל את עצמך לשורש לא יעיל.

אתה יכול גם להקיף את עצמך באנשים המתמחים באזורים מסוימים. בדרך זו תוכלו לעבוד יחד עם הקבוצה שלכם על מנת למצוא את שורש השורש הטוב ביותר לבעיה.

המטרה שלך כאן היא להרגיש בנוח עם השאלות איתן אתה עובד. הימנע מלענות על שאלות שאינך בטוח בהן מכיוון שסביר להניח שבסופו של דבר תהיה לך סיבה שורשית גרועה.

2. להבין את הבעיה

לפני שתפתור בעיה כלשהי, חשוב לדעת מה טיב הבעיה שאתה פותר. זה יעזור לך להימנע ממציאת גורם שורש לא רלוונטי.פִּרסוּם

כשתגדיר את הבעיה, תמנע גם בלבול בעבודה עם צוותים. לדוגמא, כאשר עובדים בצוותים, לעיתים קרובות קל להניח שכולם עובדים על אותה בעיה. אך זה לא תמיד המקרה ויכול לגרום לצוותים העובדים לפתור שתי בעיות שונות.

3. שאל את חמש השאלות הראשונות שלך

לאחר שבזבזת מספיק זמן בהכנות, שאל את השאלה הראשונה שלך. במקום לתת תשובות מהירות, סיעור מוחות אילו תשובות יביאו את הערך הרב ביותר. כל שאלה תלויה בקודמתה, לכן תנו תשובות משמעותיות.

כלל האצבע כאן הוא להמשיך ולחזור על הסיבה חמש פעמים עד שמצאת גורם שורש פוטנציאלי. בדרך כלל, מספיקות 5 שאלות או פחות בכדי לפתור את הבעיות הנפוצות ביותר, אך אל תגביל את עצמך ל -5 שאלות אם באמת צריך לשאול יותר.

במקום זאת, המשך לשאול שאלות עד שלא תוכל יותר.

4. מצא את גורם השורש שלך

המטרה העיקרית לשימוש במסגרת 5 Whys היא בסופו של דבר סיבה בסיסית לבעיה שאתה חווה.כדאי לבוא עם תשובה שעוזרת לך להבין מתי / מדוע הבעיה מתרחשת.

הוא משמש גם לטיפול בבעיות ברמה גבוהה, כך שתוכל לעקוב אחר ההתקדמות שלך לאחר מכן. על ידי טיפול בבעיות ברמה גבוהה, תפתור בעיות מהר יותר לפני שתטפל בסיבה הבסיסית.

דוגמה ל -5 למה

ללמוד על מסגרת 5 Whys זה נהדר, אבל להיות טוב יותר עם דוגמאות בעולם האמיתי. הנה דוגמה שבה תוכלו להשתמש בתבנית כאשר אתם פותרים בעיות בעולם האמיתי:

בְּעָיָה: מעסיקים לא התקשרו אלי לראיון במשך 3 החודשים האחרונים

• שאלה 1 : מדוע שלי קורות חיים לא שמים לב למעסיקים?
  כי זה גנרי מדי ולא מראה שום כישורים מיוחדים לתפקידים שאליהם אתה פונה.
• שאלה 2: מדוע קורות החיים שלי גנריים מדי?
  כי אני רוצה שזה יפנה למקצועות רבים.
• שאלה 3: מדוע אני רוצה לפנות למקצועות רבים?
  כי אני רוצה להגדיל את הסיכויים שלי להתקבל לעבודה.
• שאלה 4: מדוע הגשת מועמדות למספר מקצועות תגדיל את הסיכויים שלי להתקבל לעבודה?
  כי לא הייתי מגביל את עצמי לפתיחות עבודה זמינות במקצוע ספציפי אחד.
• שאלה 5: מדוע שאגביל את עצמי למשרות פנויות?
  כי יש ביקוש גבוה למקצוע שלי.

בתרחיש זה, היית עוצר בשאלה 5 מכיוון שמצאת גורם שורש פוטנציאלי.פִּרסוּם

מכיוון שיש תחרות רבה בענף שלך, קורות החיים שלך צריכים להתבלט. את מי אתה חושב שמעסיק ישכור, שקע בכל המקצועות או מומחה במקצועו?

בכל פעם שאתה עובד עם בעיה, הקדש זמן לסיעור מוחות בשאלות הטובות ביותר. הסיבה לכך היא שזה ישפיע על איכות השורש שתסיים.

מתי ה -5 למה לא עובדים?

כפי שראיתם, ה- 5 Whys אינו מסובךויכול לשמש לסוגים רבים של בעיות, אך נדרש מאמץ רב בכדי לבצע נכון. כאשר נעשה זאת נכון, זה יכול לעזור לך למצוא את האשם למרבית הבעיות הנפוצות שלך. הבעיה היא שטכניקה זו אינה מתאימה לכל סיטואציה.

תוצאות שלא ניתנות לשחזור

לא תוכל לשכפל את אותן התוצאות. חשוב על זה: אתה יוצר שאלות משלך ועונה עליהן באופן ייחודי. אף אחד אחר לא יוכל לשכפל את התוצאות שלך לרוב.

המשמעות היא שגם שני צוותים העובדים באותה סביבה יגיעו עם שתי תשובות נפרדות.

מוגבל על ידי הידע הזמין

כאמור, אסוף מספיק מידע בעת פתרון בעיה לא ידועה. הבעיה היא שלא תמיד יהיו לך את המשאבים הטובים ביותר שיש. בגלל זה תגביל את עצמך לאיכות התשובות שלך.

אם אי פעם אתה נתקל בנושא לא ידוע, נסה טכניקה אחרת לפתרון בעיות.

התמקדות בסיבה שורשית אחת

המטרה העיקרית שמאחורי השימוש ב- 5 Whys היא לבוא עם סיבה שורשית אחת. אבל לכל הבעיות לא תמיד יש פתרון אחד. לדוגמא, קמפיין שיווקי יכול להיות בתרחיש הטוב, הטוב והמקרה הגרוע ביותר.

מגבלות אלה אינן הופכות את ה- 5 למה לטכניקה גרועה לשימוש. במקום זאת, הם יידעו אותך כיצד להשתמש בטכניקה זו בצורה יעילה יותר.פִּרסוּם

ה- 5 Whys עובד בצורה הטובה ביותר לשיפור תהליכים ולפתרון בעיות פשוטות, אך הוא נופל בעת עבודה עם בעיות מורכבות. לכן תצטרך לדעת חלופות אחרות .

לדוגמא, שיעור תגובת הלקוחות הנמוך של החברה עשוי לנבוע מכמה גורמים. במקרה זה, היית בוחר בטכניקה המתאימה יותר לפתרון בעיות מורכבות. קבע אילו בעיות אתה מתמודד הכי הרבה כדי לדעת אילו טכניקות יעזרו לך הכי הרבה.

בשורה התחתונה

תאר לעצמך נושאים כובשים שרוב האנשים מוותרים עליהם.

אנשים היו מסתכלים עליך ומניחים שאתה יודע 1000 דרכים לפתור בעיה. האמת היא שלא הרבה השתנה מאז שהתמודדת עם פתרון בעיות.

אך כעת אתה משתמש במערכת מוכחת שהופכת את חייך לקלים יותר.

אתה מכונה לפתרון בעיות.

אם אתה לא מאמין שזו יכולה להיות המציאות שלך, אתה טועה. יש לך מה שנדרש כדי לפתור את הבעיות שלך, אבל תצטרך להתאמן. התחל בשאילת שאלה אחת היום כאשר אתה נתקל בבעיה.

לאחר מכן, המשך לעשות את אותו הדבר עד שתשאל מספר שאלות לכל אחת מהבעיות שלך. לא תשלטו על ניתוח 5 Whys בן לילה, אך עם מספיק תרגול, טכניקה זו תרגיש טבעית יותר.

טכניקות נוספות לפתרון בעיות

• 6 דרכים יעילות לשיפור כישורי פתרון הבעיות שלך
• ניתוח סיבתי: טכניקות יעילות לפתרון בעיות
• מהי יצירתיות? לכולנו יש את זה, וזקוקים לזה
• הגדרת יעדים: המדריך האולטימטיבי

אשראי תמונות מוצג: צוות Startaê דרך unsplash.com פִּרסוּם

התייחסות