תוכנית מגירה לא נשמעת כמו מה שהייתם דנים עם חברים על עוגה וקפה, אבל היא חלק מהותי מכל התוכניות בפועל שתעשו. יתכן שתזדקק לאחד (או יותר) לעסק שלך, לפרויקט הלימודים, או אפילו לחופשה משפחתית. הבעיה הגדולה ביותר בהכנת תוכנית מגירה היא שלעתים קרובות אנשים לא בטוחים מה לכלול בה. להלן מדריך שימושי להכנת מדריך מקיף.

תוכן עניינים

1. מהי תוכנית מגירה?
2. מה קורה אם אין לך תוכנית מגירה?
3. מה אם תוכנית המגירה גרועה?
4. כיצד יכולה תוכנית מגירה להועיל לך?
5. איך לכתוב תוכנית מגירה טובה?
   • 1. זהה
   • 2. תעדוף
   • 3. תכנן
   • 4. לבצע
   • 5. סקירה
   • כמה דוגמאות קונקרטיות להעמיד את הדברים על הפרק:

מהי תוכנית מגירה?

תוכנית מגירה היא מכלול פעולות שתנקוט כשקורה משהו לא צפוי. חשוב על זה כעל תוכנית גיבוי, או על תוכנית B. עליה להיות הוראות שתוכל לבצע בהתאם לתוכנית המקורית שלך לא מסתדרת בגלל שינויים במצב.

תוכנית מגירה מכינה אותך להתמודד עם כל הצרות העתידיות שתיתקל בהן, ונותנת לך איזשהו מסלול בריחה מכל תאונה.^[1]

מה קורה אם אין לך תוכנית מגירה?

אם משהו משתבש בתכנית A באופן בלתי צפוי, או אם תאונות יאלצו אותך לשנות את התוכנית הנוכחית שלך, רוב הסיכויים שאתה תיבהל. במיוחד אם אתה לא מוכן להתמודד עם מצבי מצב, אתה כנראה לא יכול לחשוב ישר כדי להגיע לפיתרון שאתה צריך באותו הרגע. לא תדעו מה לעשות.

מה שגרוע יותר, עד שתצליח לשלוט במצב, העסק לא יכול לחזור למצב הרגיל. יהיה עליך לפתור את הבעיה ולתכנן תוכניות חדשות.פִּרסוּם

מה אם תוכנית המגירה גרועה?

אל תחשוב שביצוע תוכנית מגירה זו משימה פשוטה. תוכנית מגירה צריכה להיות מקיפה, שדורשת התייחסות מדוקדקת. אחרת, זה לא מועיל.

למשל, אתה עשוי להיות מוכן לסוגים לא נכונים של תאונות. וכאשר התוכנית שלך לא מסתדרת כצפוי, לא תהיה מסודר מספיק בכדי להתמודד עם המשבר. כלומר, תיכנס לפאניקה.

כיצד יכולה תוכנית מגירה להועיל לך?

למשל, תוכנית מגירה מאפשרת לך להתמודד עם תאונות במהירות וביעילות.^[שתיים]בתרחיש עסקי, זה יכול אפילו לעזור לך לחסוך זמן ועלות בתיקון המצב.

כמו כן, תוכנית מגירה מסייעת למזער את ההשלכות או ההפסדים השליליים שנגרמים על ידי האירוע הבלתי צפוי. זה מנחה אותך להתחיל להתמודד עם המצב ברגע שמשהו משתבש ושומר על בטיחותך.

אחרי הכל, תכנית מגירה מוכנה זה מרגיע, כי לא תצטרכו לדאוג להכין תוכניות חדשות בחיפזון.פִּרסוּם

אתה עשוי לחשוב שתאונות אינן סבירות. אתה עשוי לחשוב שתוכנית A שלך מושלמת. עם זאת, עליך לזכור כי העתיד אינו בטוח עד שהוא יהפוך להווה, וכי אנו כבני אדם לא יכולים לשלוט ב 100% ממה שקורה. אתה לא רוצה להצטער שלא הייתה לך תוכנית מגירה כשמאוחר מדי!

איך לכתוב תוכנית מגירה טובה?

יש בעצם 5 שלבים:^[3]

כעת נעבור אותם בזה אחר זה:

1. זהה

מכיוון שתוכנית מגירה קשורה למה שלא צפוי, עליכם לנסות תחילה ולחזות את הסיכונים:^[4] פִּרסוּם

• מה יכול להשתבש?
• עד כמה זה ישתבש?
• מה ההשפעה וההשלכות של המקרה?
• מה צריכה להיות התגובה או הפיתרון שלך?
• איך תוכלו להתכונן אליו מראש?

2. תעדוף

בעזרת מה שרשמת בשלב 1, דרג את הסיכונים שלך לפי ההשפעה האפשרית שלהם וסבירותם. ככל שהסיכון יקרה וככל שההשפעה תהיה חמורה יותר, כך הוא צריך להיות גבוה יותר.

עליכם להחליט כמה שקלול יש לשים על כל סיכון בהתאם למצבכם.

3. תכנן

השלב הבא הוא לכתוב את תוכנית המגירה שלך. תוך התחשבות במשאבים העומדים לרשותך, תכנן פתרונות לסיכונים שברצונך לכסות בתוכנית. היה מציאותי לגבי הצרכים שלך: אולי יש לטפל בנושאים מסוימים לפני אחרים, או שאולי עליך לבצע פעולות במסגרת זמן מסוימת וכו '.

חשוב גם לתת הוראות ברורות ופשוטות, כדי שלא תשכח את מה שכתבת חודשים אחר כך, או שמישהו לא יבין אותם.^[5]

4. לבצע

אם תוכנית המגירה שלך כוללת אנשים אחרים, למשל, עמיתים שלך או בני משפחתך, דבר על כך איתם. שיידעו מה הם אמורים לעשות כשדברים מסוימים קורים.^[6]הכן אותם.פִּרסוּם

ואז, אם התוכנית שלך כוללת פעולות להכנה לתאונות עתידיות, בצע אותן. זה יכול לעזור לך להוריד את הסיכונים שיש לך בעת הגדרת יעדים.

5. סקירה

שינויים קורים כל הזמן. כדי שתוכנית המגירה שלך תהיה מעשית, עליך לבדוק אותה ולבצע התאמות באופן קבוע. הערך את הפריטים בתוכנית שלך. לאורך זמן, סיכונים מסוימים עשויים להיות פחות או יותר סבירים, או עלולים להביא לתוצאות שונות. למד היטב את המצב שלך, ועדכן את הפתרונות שלך בהתאם.

אם התוכנית שלך עוסקת בסיכונים רחבי היקף כמו אסונות טבע או כשלים בשרתים, ביצוע תרגילים עוזר מאוד לזיהוי כל חולשות בתוכנית, כמו גם לוודא שהאנשים המעורבים יהיו מוכנים לפעול על פי התוכנית כשיש להם ל.

כמה דוגמאות קונקרטיות להעמיד את הדברים על הפרק:

דוגמה 1: תוכנית מגירה לתערוכת חוץ

• סיכון פוטנציאלי: גשם
• על מי יושפעו: מציגים, מבקרים, מארגנים ואנשי צוות
• פעולה 1: אבטחת פריטי תצוגה
  • מי ינקוט: אנשי הצוות במקום
  • הכנה: כריכות חסינות גשם לדוכני מציגים, מציגי דוא'ל עם תחזיות מזג אוויר 3 ימים מראש
• פעולה 2: להוביל מבקרים לאזורים מוגנים
  • מי ינקוט: אנשי צוות במקום, מאבטחים
  • הכנה: סמן אזורים ייעודיים כשטחים ללא חניה, מעילים עמידים למים לצוות

דוגמה 2: תוכנית מגירה לנאום לקבוצה גדולה של קהל (עמיתים לעבודה) פִּרסוּם

• סיכון פוטנציאלי: המקרן או המחשב אינם פועלים
• על מי יושפע: אני
• פעולה: כתוב נקודות מתאר ונקודות מפתח על הלוח בזמן שאני מדבר
  • מי ינקוט: אני
  • הכנה: פתקים בעותק קשיח, 3 טושים צבעוניים, חוברות מודפסות

אשראי תמונות מוצג: פלטיקון דרך flaticon.com

התייחסות