מה שכולם טועים בהשגת אפס דואר נכנס

אה, תיבת דואר נכנס אפס. הישג שכל כך הרבה מאיתנו כמהים אליו. זה חמקמק. זה אמת מידה לפריון. זה קרב מתמשך.

זה גם מיותר.

אל תבינו אותי לא נכון, האופן שבו תיבת דואר נכנס אפס נקראה בתחילה הוא בעל ערך מדהים. מרלין מאן טבע את הביטוי לפני שנים ומה שהוא הגדיר אותו הרבה מעבר למונח עצמו.^[1]

עם זאת אנשים יצרו הגדרה משלהם ל- Inbox Zero. הם לא משתמשים בזה בכוונה שמאן הציע. במקום זאת, זה הפך להיות שום דבר שנותר בעין מיידית. זה הפך להיות תיבת הדואר האלקטרוני שלך לאפס הודעות או שיש על תיבת הדואר הנכנס שלך ריק שהיה פעם מלא בניירות. זה הפך להסרת העומס הוויזואלי.

אבל זה לא קשור לזה. בכלל לא.פִּרסוּם

הנה מה בעצם תיבת דואר נכנס, כהגדרתו של מאן:

זה איך לתבוע מחדש את הדוא'ל שלך, את תשומת הלב ואת חייך. האפס הזה? זה לא כמה חכמים שנמצאים בתיבת הדואר הנכנס שלך - זה כמה המוח שלך בתיבת הדואר הנכנס. במיוחד כשאתה לא רוצה שזה יהיה. זהו זה. מרלין מאן

אפס הדואר הנכנס המזויף

תחושת ההגשמה שמקבלים מפינוי הכל בתיבת הדואר הנכנס שלך היא זמנית במקרה הטוב, מאכזבת במקרה הרע. לעתים קרובות אנו מגלים שאנו מצלמים עבור Inbox Zero רק כדי שנוכל לומר שעשינו את כל מה שצריך לעשות. זה פשוט לא המקרה.

בהחלט, על ידי הסרת כל הדברים שלך שיושבים בתיבת הדואר הנכנס שלך פירושו שהם מטופלים או שהם בדרך לטפל בהם. האמרה הישנה מחוץ לטווח הראייה, מחוץ לתודעה מוחלת לעתים קרובות על פינוי תיבת הדואר הנכנס שלך. אבל אלא אם כן באמת עשית משהו עם החומר, או שלא שווה להיכנס לתיבת הדואר הנכנס שלך מלכתחילה או שעדיין יושב בתיבת הדואר הנכנס שלך.

אתה צריך לעשות משהו עם החומר, ועבור אנשים רבים זה דבר קשה לעשות. לכן תיבת דואר נכנס אפס - כהגדרתו על ידי מאן - אינה מושגת בתדירות גבוהה ככל שאנשים רבים היו רוצים להאמין. זה המושג המושקה הזה של Inbox Zero שמושלם במקום. אין לך דואר אלקטרוני בתיבת הדואר הנכנס שלך ואין לך נייר בתיבת הדואר הנכנס. אז זה בטח אומר שאתה ב- Inbox Zero.פִּרסוּם

עד שמגיע המייל הבא או שהמסמך הבא יבוא בדרכך. אז אתה עובד כדי להיפטר מאלה במהירות האפשרית, כך שתוכל לחזור לתיבת הדואר הנכנס אפס: הקטן שוב. אם זה משהו שאפשר להתמודד איתו במהירות, אז אתה מגיע לשם. אבל אם הם דורשים יותר זמן, בקרוב יש לך עוד דברים בתיבות הדואר הנכנס שלך. אז אתה מחליף משימות כדי להגיע לדברים שאינם דורשים זמן או תשומת לב רבה כל כך כדי שתוכל להתקרב לוריאציה המופשטת הזו של Inbox Zero.

עם זאת, עד שאתה מתמודד עם הפריטים הגדולים יותר, אתה לא ממש מגיע לשם. יש אנשים שמרגישים כאילו איבדו את עצמם (או אחרים) אם הם לא מגיעים לשם. וזה, למען האמת, מטופש. לכן הגרסה המסוימת הזו של Inbox Zero לא עובדת.

הדרך האולטימטיבית להגיע לאפס דואר נכנס

אז מה הדרך האולטימטיבית להגיע לאינבוקס אפס?

יש אפס תיבות דואר נכנס.

תיבת הדואר הנכנס אמורה להוות תחנה בדרך ליעד הסופי שלך. זה המקום שבו הדברים יושבים עד שאתה מוכן לשים אותו במקום בו הוא יושב עד שאתה מוכן להתמודד עם זה.פִּרסוּם

אז מדוע לא לדלג על תיבת הדואר הנכנס לחלוטין? מדוע לא להכניס אותו למקום בו הוא יושב עד שתהיה מוכן להתמודד עם זה? כי זה דורש פעולה מיידית. זה אומר שעליך להקדיש לפריט קצת מחשבה ותשומת לב.

אתה צריך לסגת לאחור ולהסתכל על זה במקום לתייק אותו. זו הסיבה שיש לנו תיבת דואר נכנס לתפוס את כל הדברים, הן לדוא'ל והן לפריטים אנלוגיים. זה מאפשר לנו להסתכל על הדברים האלה רק כשאנחנו מוכנים לעשות זאת.

הדבר המצחיק הוא שאנחנו יכולים להחליט מתי אנחנו מוכנים בלי להסתכל על תיבת הדואר הנכנס מראש. אנחנו יכולים להסתכל על הדברים בשעון שלנו ולא כשאנחנו מתריעים או מרגישים צורך בכך.

אין שום סיבה שתצטרך בכלל תיבת דואר נכנס כדי לאחסן דברים יותר ממה שהוא יושב שם לפני שאתה רואה את זה. אף אחד. זו בחירה. והבחירה שאתה צריך לעשות היא איך להתמודד עם דברים כשרואים אותם לראשונה, ולא מתי להתמודד עם דברים שטרם הסתכלתם עליהם.

תפסיק לזייף את זה

לראות דברים בתיבות הדואר הנכנס שלך פשוט משתמש במראה שלך. התבוננות בדברים בתיבת הדואר הנכנס שלך כשרואים אותם לראשונה.פִּרסוּם

הפסק לבדוק דואר אלקטרוני יותר מפעמיים ביום. כבה את ההתראות שלך. שים את תיבת הדואר הנכנס של השולחן שלך איפשהו שאליו ניתן יהיה לגשת אליו ולגשת אליו רק כאשר אתה מוכן להתמודד עם מה שיש בו. אל תשים אותו על השולחן שלך - זה רעל פרודוקטיביות.

אם אתה רוצה להגיע לתיבת דואר נכנס אפס - תיבת הדואר הנכנס האמיתית - אז היפטר מהתחנות האלה בדרך. תגלה שעל ידי כך תעשה יותר מהדברים שאתה באמת רוצה שיסיימו הרבה יותר מהר, במקום לראות אותם נעים במהירות של לא הרבה יותר מאפס.