כתיבת מכתבים עסקיים היא דבר שכולנו צריכים לעשות מפעם לפעם, אך בדרך כלל איננו מקבלים הכשרה בבית הספר כיצד לעשות זאת בפועל. טעות בתבנית המכתבים שלך עלולה לגרום לך להיראות מרושל ולא מקצועי, אך ברגע שתקבל את היסודות ויש לך כמה דוגמאות לעבוד, זה מקל על כתיבת מכתבים עסקיים.

מה הכי לא-נו כשכותבים מכתב?

ככל הנראה הבעיה הנפוצה ביותר שיש לאנשים בעת כתיבת מכתבים עסקיים היא באמצעות פורמט אותיות לא תקין.^[1]בתוך פורמט זה יש כמה אפשרויות, אך לרוב כך זה נעשה.

בחלק העליון של מכתבך צריכים להיות פרטי הקשר שלך: שם, חברה (אם רלוונטי), כתובת ומספר טלפון. יש אנשים שגם מכניסים את כתובת הדוא'ל שלהם לכאן.

לאחר מכן מגיע התאריך ופרטי הקשר של האדם שאתה כותב: שם, חברה וכתובת.

אז תהיה ברכה - בדרך כלל משהו בסגנון מר / גב 'היקר. ג'ונס. גוף המכתב עוקב אחר כך, לאחר מכן סגירה (בכבוד רב, הכי טוב, מה שלא תרצה) וכמה שורות ריקות ואחריהן החתימה שהקלדת. כשאתה מדפיס את המכתב אתה יכול לחתום עליו בדיו.

ברגע שיש לך את הפורמט למטה, זה התוכן שעדיין יכול להיות קצת מסובך. בין אם אתה כותב מכתב התפטרות או מכתב המלצה, יש כמה כללים בסיסיים שאתה יכול לעקוב אחריהם. הנה מבט על 10 סוגים שונים של מכתבים עסקיים שעליך אולי לכתוב,^[שתיים]את פורמט האותיות עבור כל אחת ודוגמה בה תוכלו להשתמש בתבנית.

מכתב תלונה: אכזבה מפורשת

דרך להביע רשמית את אכזבתך מחוויה, לדווח על שירות לקוחות גרוע או להודיע ​​לחברה שמוצריה אינם עומדים בציפיות.

כמה טיפים: פִּרסוּם

• אל תיהיה רגשית או זועמת; פשוט ציין את העובדות.
• היה לבבי, מקצועי וקצר. יידע מה קרה ומה היית רוצה שיעשו כדי לעשות את זה נכון.
• סגור על ידי מתן מועד להגיב לפני שתצטרף למגשר צד שלישי או עורך דין.

מכתב תלונה לדוגמא | ועדת הסחר הפדרלית

מכתב הסתגלות: הסבר והתנצל

אם אתה מוצא את עצמך בצד העסקי של מכתב תלונה, תצטרך להשיב במכתב משלך. מכתב התאמה טוב יכול לעזור לכם לשמור על לקוח נאמן; רע עלול להתפשט כמו מאש באינטרנט.

כמה טיפים:

• ברוב המקרים תרצו להתנצל בפועל שהחברה שלכם לא עמדה בציפיות.
• ספר להם מה אתה עושה בכדי לעשות זאת, או הסביר מדוע אינך עושה את מה שהלקוח ביקש במידת הצורך.
• היה מקצועי, תמציתי, ידידותי ומתנצל.

אותיות התאמה לדוגמא | OfficeWriting.com

מכתבי מכירה: העלאת המודעות וקידום מוצרים

מכתבים לכתיבת עסקים הם עדיין חשובים להעלאת המודעות לחברה או למוצרים / שירותים שלך בקרב לקוחות פוטנציאליים.

כמה טיפים:

• שמור על זה בקצרה.
• תעשו את זה עליהם, אבל לא עליכם או על החברה שלכם.
• קרא לפעולה, אמור להם מה לעשות ואיך לעשות זאת.
• אם תרצה, תוכל לכלול גם את השלבים הבאים שלך או פעולות המעקב שלך.

תבניות מכתבי מכירה | Letters.org

פִּרסוּם

מכתב חקירה: חפש מידע

כתוב מכתב מסוג זה בעת חיפוש מידע, כגון בקשת ראיון, בקשה לקטלוג או בקשה למסמך ציבורי.

כמה טיפים:

• היו ספציפיים וקצרים; להקל על האדם שיכול לעקוב אחר כל מה שאתה צריך בשבילך.
• מתן הקשר ורקע כלשהו יכול להיות מועיל, אך לא כל הסיפור מדוע אתה זקוק למסמך.
• היה אדיב והראה את תודתך.
• אם אתה שואל לגבי האפשרות לעבוד, השתמש ב פורמט מכתב מקדים .

תבניות מכתבי בירור | תבניות לדוגמא

מכתב אישור: ציין הודעה שהתקבלה

מכתבי אישור מצביעים על כך שקיבלתם משהו (כמו בקשה למשרה או מלגה, או חומרי מכירה) אך עדיין לא בהכרח נקטתם בפעולה.

כמה טיפים:

• היה קצר.
• אם יש מידע שכל אדם ששלח מידע צריך לדעת, למשל מתי תתקבל החלטה לגבי גיוס לתפקיד, כלול גם את זה.
• ניתן להשתמש בו כדי להודות למישהו שתרם למען מטרה, לכן כלול במכתב עם כל הקבצים המצורפים.

מכתבי אישור לכל אירוע | Template.net

מכתב המשך: לדחוף ולהזכיר

מכתב המשך הוא סוג של דחיפה לאנשים לוודא שהם קיבלו מכתב ראשוני ולהזכיר להם מה אתה רוצה שיעשו. לעתים קרובות הם נשלחים לאחר מכתב מכירה, מכתב הקדמה או מכתב המבקש מידע.

כמה טיפים: פִּרסוּם

• היה קצר להזכיר לנמען מי אתה, מה ומתי ביקשת.
• כלול תאריך יעד אם ההערה הראשונית לא עשתה זאת.
• כלול קריאה לפעולה כתזכורת.

תבניות מעקב מכל הסוגים | כתוב אקספרס

מכתב הזמנה: בצע הזמנה

דרך רשמית לבצע הזמנה.

כמה טיפים:

• היה תמציתי ומדויק.
• הקפד לכלול את כל המידע שאדם יצטרך לבצע הזמנה עבורך.
• כלול את כל פרטי המשלוח ואמצעי התשלום שלך.
• הראה את הכרת התודה שלך.
• ספק פרטי קשר למעקב.

הזמנת דוגמאות למכתבים | איך לכתוב מכתב

מכתב נלווה: הציג את עצמך לעבודה

מכתב נלווה הוא דרך להציג את עצמך, במיוחד בעת הגשת מועמדות לעבודה.

כמה טיפים:

• ציין את המשרה שאתה פונה אליה. אתה לא צריך להיות מפואר.
• כסה רק כמה נקודות רלוונטיות בקורות החיים שלך, במיוחד כל חוויות קשורות.
• זכור להזכיר גם את כישוריך הרכים (למשל כישורי תקשורת, כישורי מנהיגות).
• כלול פרטי קשר והפוך לעצמך זמין לענות על כל שאלה שיש למנהל הגיוס.

פורמט מכתב כיסוי | מִפלֶצֶת

פִּרסוּם

מכתב המלצה: עזרה או הפניה למישהו ליישומים שלהם

סוג זה של מכתבים נכתב לעתים קרובות על ידי מורה בכדי לסייע לתלמיד המבקש מלגה או התמחות או לקבלה לבית ספר או תוכנית. אתה יכול גם לכתוב אחד כדי להמליץ ​​על מישהו לעבודה, מלגה או הזדמנות אחרת.

כמה טיפים:

• היו כנים לגבי האדם שעליו אתם כותבים.
• אל תזיזו או תסכימו לכתוב מכתב למישהו שלא תתמכו בו או שאינכם מכירים היטב.
• השתמש בדוגמאות ספציפיות כדי להדגיש את כישוריו ויכולותיו של האדם.
• כתוב משהו על הסיבה שאתה נותן את ההזדמנות לאדם שאתה כותב עליו.
• תודה לקורא על זמנו וכלל פרטי קשר אם יש לו שאלות.

מכתב המלצה לדוגמא | המוזה

מכתב התפטרות: התפטר מתפקיד

אל תיכנע לדחפים שאולי תצטרך לשלוח מכתב התפטרות תבערה; אתה אף פעם לא יודע מתי אתה יכול לחצות שוב את האנשים האלה.

• שמור את זה קצר ולעניין: מכתב זה משמש כהודעה כי אני מתפטר מתפקידי כ- x יעיל x. תודה על ההזדמנות אומרת מספיק.
• שקול היטב את דבריך אם אתה נמצא בפרופיל גבוה וסביר להניח שמכתבך יפורסם בפומבי.
• אתה יכול לכלול סיבה אם תרצה בכך, אך אין זה הכרחי.
• תודה לבוס שלך ו / או לחברה על ההזדמנויות שהיו לך שם.

מכתבי התפטרות למטרות / סיבות רבות | האיזון

לקבלת מכתבים אפשריים רבים אחרים שתזדקק להם בקריירה העסקית שלך, בדוק הרשימה הממצה הזו מהמאזן.

אשראי תמונות מוצג: פלטיקון דרך flaticon.com

התייחסות