עד כמה אתה מנהל את הזמן שלך? אם אתה כמו רבים מאיתנו, יתכן שהתשובה שלך לא טובה מדי. לעתים קרובות אתה מרגיש שאין מספיק זמן ביום. אולי אתה אפילו מוצא שאתה כל הזמן צריך לעבוד בשעות מאוחרות כדי להגיע למועדים שלך. אולי אתה אפילו מרגיש עסוק מכדי שאתה מתגעגע לארוחות ולישון . כל אלה הם סימנים קלאסיים לכך שאולי אינך מנהל את זמנך בצורה יעילה.

בנג'מין פרנקלין אמר פעם שהזמן הוא כסף. בדיוק כמו כסף, צריך לנהל את הזמן כמו שצריך. אם אתה מנהל זמן נכון אתה מוצא את האיזון הנכון בין זמן העבודה, הפנאי והמנוחה שלך. אתה משיג ביעילות את הדברים החשובים ביותר בחייך. נוסף על כך, אתה מוריד את רמת הלחץ שלך ומרגיש הרבה יותר מאושר. כדי לעזור לך לנהל את הזמן בצורה יעילה יותר, הנה עשר כישורי ניהול זמן מוכחים אתה צריך ללמוד היום.

1. הגדר יעדים

יעדים נותנים לך חזון, מיקוד ויעד לעבוד לקראתם. הם עוזרים לך להיות צלול ברור לאן אתה רוצה להגיע וכיצד הכי טוב לנהל את הזמן והמשאבים שלך להגיע לשם. על ידי הגדרת יעדים, אתה יכול לזהות על מה כדאי להשקיע את הזמן וממה להסיח את הדעת.

התחל על ידי שאל את עצמך איפה אתה רוצה להיות בעוד חצי שנה. אתה יכול ללכת רחוק יותר ולבחון איפה אתה רוצה להיות בשנה הבאה או אפילו בעשור מהיום. הציבו יעדים אישיים ומקצועיים שהם מציאותיים וניתנים להשגה. זהו צעד מכריע לקראת הבטחת ניהול הזמן שלך טוב יותר.פִּרסוּם

2. תעדוף

לא ניתן להדגיש יתר על המידה את התעדוף בכל הנוגע לניהול זמן יעיל. זה יכול להיות קשה לדעת אילו משימות צריך להתמודד קודם, במיוחד כשמבול של משימות נראה דחוף. עם זאת, קל יחסית לתעדף פעילויות אם יש לך יעדים ברורים שכבר הוגדרו. שאל את עצמך שלוש שאלות בסיסיות כדי לדעת אילו משימות צריכות לקבל עדיפות ראשונה:

• מדוע אני עושה את המשימה או הפעילות הזו?
• כיצד משימה זו עוזרת לי להשיג את יעדי?
• עד כמה המשימה הזו שאני עושה עוזרת לי להשיג את המטרות שלי?

בצע קודם את הדברים החשובים ביותר.

3. שמור רשימת משימות

רשימת משימות (או רשימת מטלות ) היא מערכת תזכורות שאומרת לך מתי אתה צריך לעשות מה. ניהול רשימת מטלות עוזר לכם להישאר מסודרים ולמצוא דברים נוספים. זה עוזר לפרק דברים למשימות קטנות וניתנות לניהול, כך שלעולם לא תשכחו לעשות את הדברים החשובים. אל תנסה לזכור את כל מה שאתה צריך לעשות בראש שלך. ברוב המקרים, ניסיון לזכור הכל לא יעבוד. במקום זאת, שמור רשימת מטלות. מתכנן פשוט יומי, שבועי או חודשי על לוח הערות או יומן יכול לעשות זאת.

כתוב את הדברים שאתה צריך לעשות, כולל פגישות, פגישות ומועדים. תן עדיפות לפריטים ברשימה שלך על ידי רישום פריטים לפי סדר חשיבות בין עדיפות גבוהה לפריטים בעדיפות נמוכה או הדגשת כוכבים בדחיפות או חשובות ברשימה שלך. חצה משימות שהושלמו בתדירות גבוהה ככל שאתה מוסיף משימות חדשות ברשימת המשימות שלך כדי להבטיח שאתה ממשיך הלאה. פִּרסוּם

4. תזמון משימות

לוח זמנים מתגונן מפני תוהו ובוהו, אומרת הסופרת אנני דילארד. אם אתה אדם של בוקר ומוצא שאתה הכי יצירתי ויצרני שלך מוקדם בבוקר, קבע משימות בעלות ערך גבוה בבוקר בזמן השיא היצירתי / היצרני שלך. אם היצירתיות והאנרגיה שלך מתגברים כאשר השמש שוקעת, קבע אז משימות בעדיפות גבוהה. ניתן לתזמן את זמן ההשבתה למשימות פחות חשובות כמו בדיקת דואר אלקטרוני או החזרת שיחות טלפון.

הבן את קצב זמני השיא והמת שלך וקבע משימות כראוי כדי להפיק את המרב משעות השיא. זכור שאתה לא מוצא זמן לדברים חשובים; אתה מפנה זמן לדברים החשובים ביותר על ידי תזמון.

5. התמקדו במשימה אחת בכל פעם

אתה עושה יותר בפחות זמן אפשרי כאשר אתה מחליף בין דיבור בטלפון הסלולרי שלך, גלישה באינטרנט ורישום הערות, נכון? שגוי! על פי א לימוד שפורסם על ידי איגוד הפסיכולוגיה האמריקאי, אתה מבלה יותר בין 20-40 אחוז יותר זמן כשאתה ריבוי משימות. חוץ מזה שעולה לך זמן ויעילות , ריבוי משימות יכול גם להפחית את איכות העבודה שלך.

תשכחו מריבוי משימות. אינך עולה על עומס העבודה שלך באמצעות ריבוי משימות. התמקדו יותר בהשלמת משימה אחת בכל פעם. חוקרי המחקר טוענים כי השלמת משימות ברצף אחת אחר פעם. מעבר ממשימה אחת לאחרת אינו בדרך כלל מעניק שימוש טוב בזמן.פִּרסוּם

6. מזעור הסחות דעת

בין אם מדובר בהתראות דואר אלקטרוני של לקוחות, בשיחות טלפון מחברים או בצ'אטים צ'אט עם לקוחות פוטנציאליים בזמן העבודה, הסחות דעת מהוות מכשול לשימוש יעיל בזמן. הסחות דעת שוברות את הריכוז שלך, מורידות את התפוקה ולעיתים קרובות מונעות ממך לבצע משימות חשובות בזמן. הם יכולים גם לגרום ללחץ.

זהה את מה שמסיח את דעתך מביצוע משימות הליבה ושם עצירה. תהרג את הטלוויזיה וכבה את חיבור האינטרנט והצ'אט שלך. הצב שלט אל תפריע או דומה בכניסה לחלל העבודה הייעודי שלך כדי למנוע הפרעות. פשוט עשו כל מה שנדרש כדי למזער את הסחות הדעת. זה מבטיח לך להשתלט על הימים שלך ולמקסם את התפוקה שלך.

7. להתגבר על דחיינות

אדוארד יאנג, המשורר האנגלי שהכי זכור לו מחשבות לילה , אמר פעם דחיינות היא גנב הזמן. אל תדחה את המשימות שאתה צריך להתמקד בהן עכשיו ותן לדחיינות לגנוב את הזמן שלך. הזכר לעצמך שהזמן הטוב ביותר לעשות משהו הוא בדרך כלל עכשיו. דחף את עצמך קצת יותר חזק כדי לנצח את הסחבת ולקבל את מה שצריך לעשות.

אסטרטגיה יעילה להכות דחיינות היא לומר לעצמך שאתה הולך לצאת לפרויקט רק לכמה דקות, נניח עשר דקות. לאחר שתתחיל את הפרויקט, מיצי היצירה שלך יתחילו לזרום. לאחר מכן תמצא שאתה רוצה להמשיך במשימה ואולי לקחת אותה עד הסוף. הטריק לנצח דחיינות יכול להיות פשוט כמו להקדיש זמן קטן להתחיל. רק זה!פִּרסוּם

8. קחו הפסקה

אלא אם כן אתה סופרמן, אתה לא יכול להמשיך לעבוד שעות ארוכות בלי לשרוף ולהקריב על האיכות. עם זאת מפתה ככל שיהיה לעבוד עד מועד אחרון למשך 8-10 שעות רצוף, לעשות הפסקות בין העבודה. בדרך זו אתה נותן למוח שלך זמן יקר לנוח ולהיטען. לקחת הפסקות מהעבודה זה לא בזבוז זמן. זה ניהול זמן חכם. אתה מייצר עבודה באיכות מעולה כשאתה מנוח היטב.

סחט הפסקות קצרות בין העבודה לזמן השבתה. באופן אידיאלי, קחו הפסקה של חמש דקות בכל שעה-שעתיים כדי לנוח ולחשוב בצורה יצירתית. אתה יכול להגדיר אזעקה שתזכיר לך מתי תאריך ההפסקה שלך. הפסיקו לעבוד ופשוט שבו ומדיטציה ליד שולחנכם או צאו לכוס קפה או הליכה קצרה. אל תשכח לתת לעצמך גם זמן רב לארוחת הצהריים. אתה לא יכול לעבוד בצורה אופטימלית על בטן ריקה.

9. אמור לא

מיומנות שרבים בהישגים גבוהים כמו הנשיא אובמה, ביל גייטס וריצ'רד ברנסון שלטו בה היא אמנות עדינה לומר לא לדברים שאינם בראש סדר העדיפויות. אמירת לא לדברים שאינם בראש סדר העדיפויות מאפשרת לך להתמקד בדברים החשובים באמת. יש לך רק 24 שעות ביממה לעשות את הדברים החשובים. אם אתה לא לומד להגיד לא לדברים שאינם חשובים, סדרי העדיפויות של עמים אחרים יקדימו את עצמך ותוצף בה יותר מדי פרויקטים והתחייבויות.

אמור לא באופן ידידותי לכל מה שלא תומך בערכים שלך או עוזר לך להשיג את המטרות שלך. יש לך את הזכות לומר לא משנה עם מי אתה מדבר. כשאתה משתפר באמירה לא, אתה שם לך זמן לשימוש טוב ומגן על עצמך מפני עבודה ממהרת, ביצועים גרועים ועומס יתר בעבודה.פִּרסוּם

10. משימות נציגות

הפתגם הישן שלהמאה ה 17הסופר ג'ון דון שאף אחד אינו אי עדיין נכון כיום. אתה לא יכול לנהל הכל לבד. לפעמים זה זהיר לתת לאנשים אחרים לעזור לך במשימות, במיוחד כשאתה מוצף. אתה חוסך זמן, מפחית לחץ ומשיג הרבה יותר כאשר אתה מקצה משימות לאנשים הנכונים.

לוותר על שלךאחיזהאת ההגה ולהעניק סמכות באחריות לאנשים מוסמכים. האצלה היא לא השלכה. תן משימות עם השלכות. בדרך זו אתה מקדם דין וחשבון ומבטיח עמידה ביעדים ובמועדים.