ניהול זמן הוא המיומנות הנעילה מכל שאר המיומנויות. בנוסף, אם אתה רוצה להתקדם טוב יותר, ניהול זמן יעזור. אם אתה רוצה איזון טוב יותר בין עבודה או חיים, ניהול זמן הוא התשובה. אם אתה רוצה להרגיש פחות המום ויותר בשליטה, ניהול הזמן שלך טוב יותר הוא התשובה. בלב ניהול זמן יעיל יותר עומדת מערכת ניהול זמן ותמיכה שהיא מערך רשימות. תבניות ניהול זמן אלה יכולות לעזור לך ליצור רשימות אלה.

אם החבר הכי טוב שלך היה משתמש במערכת ניהול הזמן שלך, מה הוא / הוא היה אומר?

בקריאת מאמר זה אתה עשוי להיכנס לאחת משלוש קבוצות;

• אלו בהכחשה - 'אני כל כך עסוק שאין סיכוי שיש לי זמן לשפר את ניהול הזמן שלי.'
• אלה שבבורות - 'מערכת ניהול הזמן שלי עובדת בסדר כבר 15 שנה'.
• הנזקקים - 'אם זה יכול לעזור אני אתן לזה כי אני בטוח שאני יכול לעשות כמה שיפורים.'

פניות לקבוצת 'הנזקקים', תבניות ניהול זמן אלה יעזרו. הם פשוטים, פרקטיים ותוכלו להשתמש בהם מייד. אם היה לך זמן היית יוצר תבניות דומות. זה קשה כשאתה בתעלות.

התשוקה שלי היא לעזור לאחרים ולהיות סטודנט נלהב ומאמן בניהול זמן במשך 14 שנים, רציתי לחלוק חלק ממה שלמדתי. למדו בדרך הקשה כך שלא תצטרכו.

כיצד להשתמש בכל אחת מ -14 התבניות לניהול זמן

התבניות מעוצבות לפי סדר השימוש בהן. הראשון הוא הקשה ביותר, אזורי תוצאות מרכזיים (KRA) ואז הם הופכים קלים יותר ויותר. למשל, 'רשימת המשימות היומית', 'רשימת הפרויקטים' ו'הערכה שבועית '.

1. אזורי התוצאות העיקריים תבנית ניהול זמן

תאר לעצמך את קבוצת הכדורגל שאתה תומך בה, או אם אין לך, קבוצה שחבר תומך בה, או סתם קבוצה ששמעת עליה. שלי הוא אוקספורד יונייטד (רמז להתעללות העדינה!). KPI (אינדיקטור ביצועי מפתח) של אוקספורד יונייטד עשוי להיות לזכות בליגה. זו מטרה קבוצתית שכולם בצוות שואפים להשיג. מטרה זו אינה מיועדת לאדם. אוקספורד יונייטד אולי תזכה בליגה, אבל האם כל שחקן 'משך את משקלו'? זה המקום שבו KRA חשובים. א אזור תוצאות מפתח (KRA) הוא יעד אינדיבידואלי. הרעיון הוא שאם כל אדם עובד להשגת ה- KRA שלו, הצוות צריך להשיג את ה- KPI שלו. אם נחזור לקבוצת הכדורגל שלנו, KRA של השוער עשוי להיות 'רשת נקייה'. ה- KRA של החלוץ הוא להבקיע שער אחד למשחק, וה- KRA של המגן הוא לנצח 80% מהם. מה KRA שלך?

פעולה: השלם את KRA שלך באמצעות תבנית ניהול זמן מס '1, כך שאתה עכשיו מדוע אתה נמצא בשכר - KRA's. פִּרסוּם

2. רשימת משימות יומית תבנית ניהול זמן

תבנית ניהול זמן זו היא הקלה ביותר להבנה מכיוון שהיא רק דורשת רשימה של מה שאתה הולך לעשות כל יום. האתגר הוא שאנשים רבים כותבים רשימת מטלות רציפה ולא רשימת מטלות לכל יום. קיום רשימת מטלות בכל יום ממקד את התודעה. אם אין לך רשימת מטלות בכל יום שני דברים נוטים לקרות. ראשית, אתה תקוע בתיבת הדואר הנכנס שלך כי זה גורם לנו לחשוב שאנחנו עובדים קשה ולכן 'עסוקים'. שנית, מישהו אחר ימלא את יומך במשימות אם לא בחרת במשימות בעצמך. משימות אלה עשויות להגיע בצורה של אימיילים, בקשת בוסים או פעולות שתקבלו בפגישה. 'יש תוכנית כל יום או שמישהו יהיה לך'. רשימת משימות יומית היא היסוד של כל מערכת ניהול זמן. השתמש בתבנית זו בכל יום.

פעולה: השלם רשימה של מה שתעשה מחר באמצעות תבנית ניהול זמן מס '2, כך שתהיה לך התוכנית שלך - רשימת המשימות היומית.

3. רשימת פרויקטים תבנית ניהול זמן

למעט מאוד אנשים יש רשימת פרויקטים 'חיה ונושמת'. לחלקם יש אחד, אך הוא נכתב פעם אחת ומאז לא עודכן. רשימת פרויקטים היא אמצעי לדעת מה הדברים הגדולים. אותם דברים שישפיעו ביותר על KRA שלנו. זהו הקשר בין רשימת המטלות היומית לבין הסיבה שאתה נמצא בשכר, שהם אזורי התוצאות העיקריות. על ידי רשימת פרויקטים יש לך שקיפות לגבי הדברים הגדולים והחשובים. מחקרים מראים לנו שלכל אדם יש בין 50 ל -70 פרויקטים בדרכים בכל פעם (בית ועבודה). תבנית זו רק מבקשת 14.

פעולה: השלם רשימה של פרויקטים שאתה עובד עליהם באמצעות תבנית ניהול זמן מס '3 כדי לעקוב אחר' הדברים הגדולים '- רשימת הפרויקטים.

4. פעולות פגישה תבנית ניהול זמן

פגישות הן הרוע ההכרחי של כל עובד ידע. אנחנו לא יכולים להתרחק מהם. נראה שהם נמצאים איפה שהשעות אובדות ושום דבר לא מושג. אחת הסיבות העיקריות לכך היא שהפעולות אינן נלכדות, או אינן נלכדות מספיק טוב בכדי לגרום למשהו מהותי לקרות. כמובן שעמידה ביעדים, המשתתפים הנכונים, המיקוד וכו ', הם גם סיבות תקפות. תבנית זו מתחילה בקבלת הפעולות. הסיבה לכך היא שעל ידי כך שנתפסו פעולות ברורות, לאנשים לא יהיה מקום להתפתל באמירה, 'חשבתי שהוא עושה את זה', 'או מה המשמעות של פעולה זו?', או 'קיבלתי את הפעולות רק אתמול. הפגישה לפני שבועיים '.

פעולה: תבנית ניהול זמן מלאה מס '4, כך שתוכל להגדיל את הסבירות להשלמת פעולות - פעולות פגישה.

5. מחכה לרשימה תבנית ניהול זמן

אתה מאציל לאנשים. אנשים למעלה. אנשים למטה. אנשים בצד. איך עוקבים אחר מי ביקשת לעשות מה עד מתי? רשימת המתנה עוזרת לך לעקוב. תבנית זו מספקת מקום לחנות את מה שביקשת לעשות כדי שלא תמשיך לרדף אחרי האדם וכדי שיהיו ברורים מתי רצית שהמשימה תושלם. וכדי שכמובן, לא תשכחו. המפתח לרשימת המתנה המוצלחת הוא הערכתו. זה יכול להיות כל יום בעוד שזה חלק חדש במערכת ניהול הזמן שלך. 'בהמשך הדרך' זה יכול להיות רק בתחילת ובסוף השבוע כשאתה נעים להשתמש בתבנית זו.פִּרסוּם

פעולה: השלם המתנה לשימוש בתבנית ניהול זמן מס '5 כך שאתה שולט במה שהאצלת - מחכה לרשימה.

6. רשימת הסחת דעת תבנית ניהול זמן

אחד האתגרים הגדולים ביותר של ניהול זמן, ובמיוחד במשרד פתוח, הוא להתחיל במשימה ולהשלים אותה. לומדים על שלנו קורס הכשרה לניהול זמן אמור לנו שזו הסיבה שהם מרגישים שהם לא עושים שום דבר. חלק מהסיבות לכך היא שעובדי ידע צריכים להלהטט בכדורים רבים כל כך. חלקית זה בגלל שאנחנו לְהִתְמַהֲמֵהַ כי אנחנו לא 'אוהבים משימה'. בעיקר זה משום שאין להם דרך מובנית להתמודד עם מחשבות נודדות. 'רשימת הסחות דעת' היא תבנית פשוטה שתשמור על שולחן העבודה שלך. ואז, כאשר אתה מתמקד במשימה אחת ואז מחשבות עולות בראשך אתה רושם אותן, מוציא אותן מהראש שלך, ומאפשר לך לחזור למשימה ביד. למעלה מ- 50% זמן נוסף למשימה על ידי אי התחלה והשלמה במכה אחת. הדפס ושמור תבנית זו על שולחן העבודה שלך או שמור אותה פתוחה על המסך.

פעולה: השלם תבנית ניהול זמן של רשימת הסחות דעת מס '6, כך שתוכל להישאר מרוכז בהשלמת משימה אחת מההתחלה ועד הסוף - רשימת ההסחות.

7. יעדים שבועיים תבנית ניהול זמן

תארו לעצמכם צוות מכירות ללא יעד מכירות, או קבוצת הכדורגל של אוקספורד יונייטד שתצא לשחק בכל שבת 'רק לבעיטה בערך'. זה אותו דבר עם ניהול זמן. כנראה שיש לך יעדים (KPI ו- KRA) לשנה או לרבעון. תבניות אלה מאתגרות אתכם להשיג יעדים לשבוע. בתחילת השבוע התבניות הללו שואלות: 'אם היית מסתכל אחורה על השבוע הזה, מה היית שמח שהשגת?'. על ידי רישום המטרות שלנו לשבוע זה עוזר לנו להתמקד בחשוב כשאנחנו 'נתקעים בתעלות' של מיילים, שיחות טלפון ופגישות. באופן אידיאלי, היעדים השבועיים ישפיעו לטובה על פרויקטי העדיפות, אשר בתורם משפיעים על ה- KRA שלך, אשר משפיעים על ה- KPI. אם זה קורה יש לך שרשרת פלדה של חוליות המנהלת דרך ניהול הזמן שלך ומחזיקה אותה מחוברת וחזקה.

פעולה: השלם את היעדים השבועיים שלך לשבוע זה, כך שזיהית את מה שאתה רוצה להשיג באמצעות תבנית ניהול זמן מס '7 - יעדים שבועיים.

8. הערכה שבועית תבנית ניהול זמן

בתחילת השבוע השלמת את התבנית 'יעדים שבועיים' עם 7 הדברים שאתה רוצה להשיג באותו שבוע. בסוף השבוע הגיוני לראות איך הצלחת. תבנית ההערכה השבועית שואלת אם השגת את היעדים השבועיים האלה בעזרת כלי פשוט שנקרא 'PMI' - חיובי, מינוס ומעניין. בסוף השבוע אתה כותב 3 דברים שהיו חיוביים לגבי השבוע, 3 דברים שהיו מינוס, או לא כל כך טובים על השבוע, ושלושה דברים שהיו מעניינים בשבוע. לדוגמא, 'P: מפגש נהדר עם לקוח חדש ABC', 'M: השיג רק 4 מתוך 7 יעדים', ו- 'אני: שניים מהצוות שלי מחולים'. התיבה האחרונה מבקשת ממך לבצע פעולת ניהול פעם אחת לאחר שהערכת את השבוע שלך, למשל. 'אני אעשה תזמן ליומן שלי שעה בשבוע לפרויקט XYZ. ’

פעולה: השלם את ההערכה השבועית כדי שתדע אם השגת את היעדים השבועיים שלך באמצעות תבנית ניהול זמן מס '8 - הערכה שבועית. פִּרסוּם

9. יעדים חודשיים תבנית ניהול זמן

בדומה ל'יעדים שבועיים '. תבנית זו מבקשת ממך לכתוב את הדברים הגדולים שאתה רוצה להשיג באותו חודש.

10. הערכה חודשית תבנית ניהול זמן

תבנית ניהול הזמן 'הערכה חודשית' מבקשת ממך להעריך את היעדים שכתבת בתבנית 'יעדים חודשיים'.

11. יעדים שנתיים תבנית ניהול זמן

תבנית 'יעדים שנתיים' משלימה את סדרת היעדים; שבועי, חודשי ואז שנתי. האתגר בקביעת יעדים שנתיים הוא להפוך אותם לגדולים מספיק כדי להצדיק את היותם מטרה שנתית, אך עם זאת לא גדולים מכדי שהם עשויים להיות 'יעדי חיים'. מטרות החיים אינן נידונות בתבניות אלה.

12. הערכה שנתית תבנית ניהול זמן

ה'הערכה השנתית 'הושלמה בינואר, והיא מתבוננת לאחור בשנה שעברה. זיהוי מה עבד, מה לא עבד והשיעור שנלמד לכתיבת היעדים השנתיים של השנה הבאה.

13. רשימת יום כלשהו תבנית ניהול זמן

תבנית זו חיונית להשגת אחד ממחשבי המפתח העיקריים של מנהל זמן יעיל. הלך הרוח מסוכם בצורה הטובה ביותר על ידי המשפט, 'האנשים המצליחים ביותר הם אלה עם ראשי התרוקנות'. רשימת המשימות היומית ורשימת הפרויקטים הן תבניות נהדרות לניהול המשימות המיידיות והגדולות שלנו. רשימת הימים מסוימים עשויה להיות מקום לשים את כל הדברים שאתה רוצה לעשות, אבל הם פשוט לא דחופים או חשובים עכשיו. כמה דוגמאות יכולות להיות, 'הגשת כל מסמכי הבית', 'קבל פנסיה', 'כתוב א תוכנית ירושה בשביל החברה'.

פעולה: השלם את הרשימה של כמה יום אולי כדי שיהיה לך מקום לשים את 'כל השאר' באמצעות תבנית ניהול זמן מס '13 - רשימת אולי כמה יום.

14. ניהול זמן פרויקט תבנית

עובד ידע ממוצע מנהל פרויקטים ואם הם כנים עם עצמם הניסיון שלהם בניהול פרויקטים הוא בדיוק מה שהם לימדו בעצמם. יתכן שהם שמעו על פרויקטים גדולים של ניהול IT תרשימי גאנט או כישורים כמו פרינס 2 . עם זאת, הם כמהים למשהו פשוט שנותן להם שליטה בלי להיות מסורבל מדי לשימוש. תבנית עמוד אחד זו עוזרת לך לנהל את הפרויקטים החשובים שלך טוב יותר על ידי הכנה טובה יותר ו הימנעות מהסיבות העיקריות מדוע פרויקטים נכשלים .פִּרסוּם

פעולה: השלם את תבנית ניהול זמן הפרויקט מס '14 כדי להתכונן טוב יותר לפרויקטים חשובים ולשמור עליהם במסלול - תבנית הפרויקט.

הורד והשתמש בתבניות ניהול זמן אלה

הורד 14 תבניות ניהול זמן אלה לשימוש עם עט ונייר .

הורד 14 תבניות ניהול זמן אלה כדי להשלים על המסך.

התחל משילוב אחת מהתבניות הללו במערכת ניהול הזמן שלך. ואז עוד שבוע לאחר מכן, עד שתשתמש בתבנית באופן רגיל. לוקח 21 פעמים ליצור הרגל. עכשיו אתה יכול להתארגן יותר. בהצלחה!

אשראי תמונות מוצג: היית באתר sonovate.com