האם אי פעם הרגשת אבודה בדקות העבודה שלך?

כבעל עסק, אני יכול להתייחס להתעסק בפעילות השוטפת של העסק שלי. דברים כמו מלאי, שכר, תזמון, רכש וניהול עובדים תופסים את עיקר יומי.

הדברים אמנם חשובים וצריכים להסתיים, אך התמקדות רבה מדי בפרטים עלולה לגרום לך לאבד את התמונה הגדולה. זו הסיבה שיש הצהרת משימה טובה שימושי.

תוכן עניינים

1. מהי הצהרת משימה?
2. הצהרת משימה VS. הצהרת חזון
3. איך נראית הצהרת משימה טובה?
4. סימני ההיכר של הצהרת משימה טובה
5. הערך של הצהרות המשימה: מדוע מלכתחילה לעבור על כל אלה?
6. מחשבות אחרונות
7. משאבים נוספים אודות השגת הצלחה עסקית

מהי הצהרת משימה?

במילים פשוטות, הצהרת משימה היא מסמך פנימי המספק מטרה ברורה לארגון. זה מספק נקודת התייחסות משותפת עבור כל אחד בארגון להתחיל ממנו.

במילים אחרות, לאחר קריאת הצהרת המשימה של החברה שלך, מנהלים ועובדים צריכים להיות מסוגלים לענות על השאלה מהן המטרות העיקריות של החברה? לדוגמא, הצהרת המשימה של חברת Southwest Airlines קוראת:^[1]

חברת Southwest Airlines מחויבת לאיכות הגבוהה ביותר של שירות לקוחות המוענק בתחושה של חום, ידידותיות, גאווה אישית ורוח חברה. אנו מתחייבים לספק לעובדים שלנו סביבת עבודה יציבה עם הזדמנות שווה ללמידה ולצמיחה אישית.

בהצהרה יחידה זו, Southwest משדרת את יעדי החברה לספק את שירות הלקוחות ברמה הגבוהה ביותר וכן לספק סביבת עבודה טובה לעובדיהם.

הצהרת משימה VS. הצהרת חזון

אמנם הצהרות המשימה והחזון קשורות, אך ישנם הבדלים עדינים אך מובחנים שעליכם להיות מודעים להם.

ראשית, הצהרת משימה מעוצבת בעיקר כמסמך פנימי של החברה. זה מספק בהירות והכוונה למנהלים ולעובדים.

אמנם אין שום דבר רע בשיתוף הצהרת המשימה של החברה שלך עם העולם החיצון, אך הקהל המיועד שלה נמצא בתוך החברה.

הצהרת משימה אמנם מספקת מסגרת כללית לארגון, אך הצהרת החזון היא בדרך כלל הצהרה מעוררת השראה שנועדה להניע עובדים ולעורר השראה ללקוחות. אם נחזור לסאות'ווסט איירליינס, נכתב בהצהרת החזון שלהם:^[שתיים]

להפוך לחברת התעופה האהובה ביותר, המוטסת והרווחית ביותר בעולם.

הצהרה זו מעוררת הרגשה טובה מצד הלקוח תוך הנעה לעובדים להשיג חזון זה.

איך נראית הצהרת משימה טובה?

כשאתה מעלה הצהרת משימה, חשוב להקדיש זמן ולעשות זאת נכון. לעתים קרובות מדי, אנשים (בעיקר יזמים) פשוט רושמים את הדבר הראשון שעולה בראש והם בסופו של דבר עם הצהרת מטרה כללית חסרת ערך או (גרוע מכך) שהיא חסרת תועלת לחלוטין.פִּרסוּם

זכרו, הצהרת משימה אמורה לספק מסגרת משותפת לכולם בארגון שלכם.

כשאתה כותב הצהרת משימה, עליך תמיד לנסות לשלב את הדברים הבאים;

• מה אנחנו עושים?
• איך אנחנו עושים את זה?
• למי אנחנו עושים את זה?
• איזה ערך אנחנו מביאים?

עכשיו אתה יכול לראות כמה מפתה פשוט להמציא משהו כללי שמתקתק את ארבע התיבות האלה. משהו כמו אנו מספקים את הווידג'טים הטובים ביותר הזמינים באופן מקוון עבור הצרכן.

אחרי הכל, זה אכן סמן את כל התיבות:

מה אנחנו עושים? ספק יישומונים.

איך אנחנו עושים את זה? באינטרנט.

בשביל מי אנחנו עושים את זה? הצרכן.

איזה ערך אנו מביאים? היישומונים הטובים ביותר.

הבעיה בהצהרת המשימה הזו היא ש זה יכול לחול על כל מספר חברות שמייצרות את אותו יישומון . אין שום דבר שמבדיל את החברה שלך או את הווידג'טים שלה מאף אחד מהווידג'טים של המתחרים שלך.

השווה את הצהרת המשימה לזו:

אנו מספקים את הווידג'טים האיכותיים ביותר ישירות לצרכן במחיר סביר שמגובה ב 100% שביעות רצון. אם הלקוחות שלנו לא יהיו מרוצים ב -100%, נעשה זאת נכון.

מה ההבדל?

שתי הצהרות המשימה עונות על כל אותן השאלות של מה, איך, ומי ערך. אך בהצהרה השנייה, הם מבדילים את החברה שלהם מכל המתחרים האחרים על ידי מענה לשאלה מה מייחד אותנו.

דרך נוספת לקרוא זאת היא, מדוע כדאי לקנות מאיתנו. בדוגמה זו, זה מכיוון שהווידג'טים שלנו הם האיכותיים ביותר ואנחנו עומדים מאחוריהם ב 100%.פִּרסוּם

אולי שמת לב שההצהרה לא אמרה שאנחנו מוכרים ווידג'טים במחיר הנמוך ביותר האפשרי. הסיבה לכך היא שאנחנו שמים דגש על איכות ושביעות רצון על פני מחיר.

הצהרת ייעוד של חברה אחרת עשויה להדגיש מכירת יישומונים במחיר הנמוך ביותר האפשרי ללא מעט אזכור לערבות.

סימני ההיכר של הצהרת משימה טובה

1. שמור את זה בקצרה

הצהרת המשימה שלך צריכה להיות לא יותר משלושה משפטים. זה לא אופוס המגנום של החברה שלך.

אתה אמור להיות מסוגל לזקק את השאלות מה, איך, מי ולמה למסר תמציתי.

2. שיהיה לך מטרה

הצהרת משימות של חברה צריכה לכלול את הסיבה שהיא בכלל קיימת.

הבהיר בדיוק מה החברה עושה עם הצהרות כמו אנו שואפים לספק ללקוחותינו …….

3. כלול כיצד

קח זאת כהזדמנות להבדיל את החברה שלך ממתחרותיה.

איך אתה מספק מוצר או שירות שונים או טובים יותר מאיך שהמתחרה שלך מספק אותו?

4. דבר על הערך שאתה מביא לשולחן

זה המקום שבו אתה באמת יכול להבדיל את עצמך מהמתחרים. זו הסיבה שלקוחות צריכים לקנות ממך.

האם אתם מציעים את המחירים הנמוכים ביותר? משלוח מהיר ביותר? שירות לקוחות יוצא דופן? מה שלא יהיה שמייחד אותך ומעניק יתרון למוצרים, שירותים או חברה מסוימים שלך בהצהרת המשימה.

5. וודאו שזה מתקבל על הדעת

זה בסדר לירות בשביל הכוכבים רק כדי להסתפק בירח, אבל לא בהצהרת משימה.

שאפתנות יתר על המידה רק תגדיר אתכם ואת העובדים שלכם בכישלון, תפגע במורל ותגרום לכם לאבד אמינות. תוכל גם להפחיד משקיעים פוטנציאליים אם הם חושבים שאתה לא מציאותי בהצהרת המשימה שלך.

6. הפוך את זה לייחודי ומבדל

דמיין שאם מישהו שלא ידע דבר על העסק שלך נכנס וראה כיצד הוא פועל, אז הוא קרא את הצהרת המשימה שלך. האם הם יצליחו לזהות זֶה הצהרת המשימה צורפה ל זֶה עֵסֶק? אם לא לעבוד מחדש.

7. תחשוב לטווח ארוך

הצהרת משימה צריכה להיות צרה מספיק כך שהיא מספקת מסגרת משותפת לעסק הקיים, אך פתוחה מספיק כדי לאפשר יעדים לטווח ארוך יותר. זה אמור להיות מסוגל לצמוח ככל שהעסק גדל.פִּרסוּם

8. קבל משוב

זה חשוב מאוד, במיוחד מצד מנהלים ועובדים.

קבלת התשומות שלהם יכולה להבהיר כיצד הם רואים כיום את החברה ואת תפקידם בארגון. זו גם דרך טובה להביא אנשים לסיפון, מכיוון שמחקרים מראים שאנשים נוטים יותר ללכת עם רעיון אם הם מרגישים שהם כלולים בתהליך קבלת ההחלטות מראש.

9. סקור לעיתים קרובות ושנה כנדרש

עליך לעיין בהצהרת המשימות לעיתים קרובות משתי סיבות.

ראשית, כתזכורת למה המהות של החברה. קל לשכוח מתי אתה נמצא בטחינה היומיומית של העסק.

ושניים, כדי לוודא שהצהרת המשימה עדיין רלוונטית. הדברים משתנים, ולא ניתן לצפות לכל דבר בזמן כתיבת הצהרת המשימה.

לדוגמא, אם הצהרת משימה נכתבה לפני כניסת האינטרנט, לחברה שמשמשת למכור דברים מדלת לדלת יש כנראה אתר שאנשים מזמינים ממנו. עליך לעדכן תמיד את הצהרת המשימה כך שתשקף שינויים אלה.

הערך של הצהרות המשימה: מדוע מלכתחילה לעבור על כל אלה?

זה אולי נראה כמו הרבה עבודה רק לכמה משפטים שמתארים חברה, אך אין להוזיל את הערך של הצהרת משימה כתובה היטב.

קודם כל, אם אתה יזם, המגבש את השאלות מה, איך, מי וערכי ישאיר אותך מרוכז בעסקי הליבה ובערכים שלה.

אם אתה מנהל או עובד אחר, ידיעת הדיירים הבסיסיים של החברה תעזור ליידע את האינטראקציות שלך עם לקוחות ועמיתים כאחד.

תכנון אסטרטגי

הצהרת משימה רלוונטית משמשת מסגרת לתכנון אסטרטגי. הוא מספק הנחיות ופרמטרים לקבלת החלטות אסטרטגיות לעתיד החברה.

מדידת ביצועים

בכך שהמשימה של החברה היא בצורה קונקרטית, היא גם מאפשרת מדידה אובייקטיבית של מידת ההתאמה של הארגון בכל עת.

ההנהלה יכולה לזהות נקודות חוזק וחולשה בארגון על פי הקריטריונים המפורטים בהצהרת המשימה ולקבל החלטות בהתאם.

ביסוס יעדי החברה וערכיה לעובדים

חלק מארגון מנוהל היטב הוא טיפוח עובדים מאושרים ופוריים.

כבני אדם, לכולנו יש צורך מולד הן למטרה והן להיות חלק ממשהו גדול מאיתנו. מתן הצהרת משימה מוגדרת בבירור לעובדים מסייע בהגדרת תפקידם בארגון הגדול יותר. לפיכך, מילוי שני הצרכים הללו.פִּרסוּם

עכשיו אני לא אומר שהצהרת משימה יכולה להתגבר על שכר נמוך ותנאי עבודה גרועים, אבל כשכל השאר שווה, זה יכול לתרום לכוח עבודה מאושר ויצרני יותר.

להטיל אחריות על ההנהלה

על ידי יצירת הצהרת משימה, החברה מצהירה בפומבי את הערכים והיעדים הגבוהים ביותר שלה. בכך אתה מזמין את הציבור ואת העובדים שלך לבחון עד כמה החברה עומדת באידיאלים שלה.

כך שאם אתה מצהיר שאתה מספק רק את המוצרים האיכותיים ביותר, ואז מציע משהו פחות, זה הוגן הן לציבור והן לעובדים להטיל ספק, ואפילו לקרוא לשינוי בהנהלה.

אם ההנהלה לא מתייחסת ברצינות להצהרת המשימה, אף אחד אחר לא יעשה זאת; והסמכות הלגיטימית עליה מסתמכים ההנהלה תפחת.

לשמש דוגמה

זהו הצד ההפוך של המטבע מההצהרה הקודמת. אם רמות הניהול הגבוהות ביותר רואות את רצון הצהרת המשימה ומתנהלות באופן פעיל במסגרת ההצהרה, גישה זו מסתננת ברחבי הארגון.

אחרי הכל, עובד טוב יודע מה חשוב לבוס שלהם וינקוט בצעדים הנחוצים לקארי חסד אצלם.

לסיום, השתמש בהצהרת המשימה של החברה כדרך להגדיר תפקידים בתוך החברה. אתה יכול לעשות זאת על ידי מתן עותק של הצהרת המשימה לכל חטיבה בחברה ולאתגר את ראש כל חטיבה ליצור הצהרת משימה עבור המחלקות שלהם.

הצהרות המשימה האישיות שלהם צריכות להתמקד באופן שבו כל מחלקה משתלבת ובסופו של דבר תורמת להצלחת הצהרת המשימה הכוללת של החברה. זה משמש גם הבהרה וגם תרגיל לבניית צוות לכל חלקי הארגון.

מחשבות אחרונות

פיתוח הצהרת משימה הוא לעתים קרובות מדי רק מחשבה אחר, במיוחד עבור יזמים. אנו נוטים לתעדף דברים שאנו תופסים יעניקו לנו את המפץ הגדול ביותר.

איכשהו, לוקח את הזמן והמאמץ לשבת ולחשוב ברצינות על מה, מי, איך וערך של העסק שלנו נראה בזבוז זמן. אחרי הכל, נכנסנו לעסק כדי להרוויח כסף ולהצליח, האם זה לא כל מה שאנחנו צריכים לדעת?

הלך הרוח הזה כנראה יתחיל אתכם בסדר, אבל אם תמצאו את עצמכם בכלל מצליחים, תגלו שיש באמת דבר כזה כאבי גדילה.

על ידי השקעת זמן ומאמץ ליצור הצהרת משימה, אתה מניח את היסודות שייתן לך דרך ללכת בצמיחה שלך. והאם בניית הצלחה לטווח הארוך אינה מה שאנו באמת רצו אחריו?

משאבים נוספים אודות השגת הצלחה עסקית

• 20 ספרי היזמים הטובים ביותר בכל הזמנים כדי להצליח בעסק שלך
• 20 דוגמאות להצהרת חזון מעורר השראה
• 5 דרכים להגדיל את התפוקה שלך כדי להתאים לצמיחה העסקית שלך
• 5 טיפים לניהול עסקים שכל יזם צריך לדעת

אשראי תמונות מוצג: פאב לנץ דרך unsplash.com

התייחסות