פגישות יעילות הן אחת הדרכים לדיון ופתרון בעיות, לא רק בחברה אלא בכל ארגון שהוא. יהיה זה הבוס או העובדים, כל אחד יכול לתרום ולדבר.

למרות שפגישות הן כלים הכרחיים להפקה, חלק מהפגישות פשוט לא מסתדרות ובסופו של דבר מבזבזות את הזמן והאנרגיה של כולם.

ישנן שיטות ואלמנטים פשוטים להפעלת פגישה יעילה ואפקטיבית, 10 מהם יוצגו כאן.

1. הגדירו מטרה ברורה לפגישה

לפני שאתה קורא לפגישה, תחילה עליך לשאול:

מדוע ו בשביל מה?

פגישה תהיה יעילה רק אם מטרתה ומטרותיה ברורות, בין אם מדובר בפתרון סכסוך בין עובדים ובין אם בדיון על משבר חברה. זה כולל גם להגיע לתוצאה מסוימת, ותוצאה זו קשורה ככל הנראה למטרה.

יש לתכנן מטרה ברורה לפני שליחת ההזמנות לאנשים המעורבים. וודא שאתה יודע בדיוק מדוע אתה נפגש ואת התוצאה המיוחלת.

2. הזמן רק את האנשים הנחוצים

קיום רק האנשים הנחוצים כמשתתפים בפגישה הוא צעד נוסף לקראת פגישה יעילה.פִּרסוּם

האם מטרת הפגישה קשורה לאבטחת הרשת של החברה? הזמינו את ראש מחלקת ה- IT.

האם למטרת הפגישה יש קשר לעתיד החברה? הזמן את הבוס שלך ואת העובדים המעורבים.

רק אנשים המחוברים ישירות לתוצאה הצפויה צריכים להשתתף בפגישה.בדרך זו, לא תבזבז את הזמן והתפוקה של אנשים אחרים. זה גם ישמור על מספרים נמוכים ככל האפשר, מה שאומר פחות הפרעות והסחות דעת.

3. לאשר לוח זמנים סופי

כשאתה עובד להפעלת פגישות יעילות, צור סדר יום לפגישה. זה צריך לכלול פריטי פעולה, מקום, זמן התחלה וסיום והאנשים המעורבים. לאחר מכן, שלח את התזכיר לאנשים הנחוצים באמצעות דוא'ל, או הניח אותו על שולחנם.

אל תחכה לאנשים שמאחרים, וודא שהפגישה מתחיל בזמן .זה לא יכול להיות קל בהתחלה, במיוחד אם אתה מהסוג המקל. אבל תבין שזה חשוב לא רק בשבילך אלא גם עבור אנשים אחרים.

לאנשים יהיה יותר נוח עם פגישה אם סדר היום יונח לפניהם. זה גם יקטין עניינים של מה בכך, כגון הקדמות מיותרות או הכנסת שאלות אקראיות.

4 . צור כלל נגד סמארטפונים או טאבלטים

קשה להתחרות על תשומת לבם של אנשים, במיוחד כאשר הם משתמשים בטלפונים או בטאבלטים שלהם.

ריבוי משימות הוא כבר דבר בעייתי בפני עצמו, אבל זה יותר גרוע כשצריך להתחרות במכשירים שתוכננו במיוחד כדי למשוך את תשומת ליבם של אנשים. מחקרים מראים כי ריבוי משימות בין מדיה שונה מביא לעיבוד מידע ירוד יותר וביצועים ופרודוקטיביות נמוכים יותר.פִּרסוּם

במחקר אחד, התוצאות הראו כי ריבוי משימות בתקשורת הכבדה רגישים יותר להפרעות מגירויים סביבתיים לא רלוונטיים ומייצוגים לא רלוונטיים בזיכרון.^[1].

כדי להבטיח כי משתתפי המפגשים יתמקדו בסדר היום, אסור להשתמש בסמארטפונים וטאבלטים כך שכל משתתף יתמקד במשימה העומדת על הפרק.

5. הקצה מנחה

למרות שאתה זה שמתכנן את הפגישה, זה לא אומר שאתה גם המנחה.

כדאי לחשוב אם אתה האדם המתאים ביותר למתן את הפגישה או שמישהו אחר יכול לעשות זאת טוב יותר. סביר להניח שזה יהיה תלוי בנושא. אל תהססו להקצות אנשים מוסמכים אחרים להיות מנחים אם אתם מרגישים שזה הכי טוב לפרודוקטיביות^[שתיים].

כמובן שהמנחה צריך להיות מישהו שיודע לנהל פגישות אפקטיביות. על המנחה לשמש גם כשומר זמן ולצפות בזרימה הנכונה של הפגישה, ולוודא שסדר היום נמצא במסלול. רוב הסיכויים שהמפגש יהיה מוצלח יותר בדרך זו.

6. יש פחות פגישות טובות יותר

במקום להתקשר לפגישה בכל פעם שיש בעיה או סכסוך בחברה, מצא דרכים אחרות לפתור בעיות אלה.

ישנן חלופות רבות לפגישות יעילות ויעילות יותר מאשר קיום פגישות לא אופטימליות. שליחת אימייל או שיחה עם האנשים האחראיים הן רק חלק מהדרכים בהן ניתן לבטל את הישיבה.

תוכל למצוא רעיונות נוספים לחלופות לפגישות במאמר זה.פִּרסוּם

אם תזמין כמה שפחות פגישות, המשתתפים יתלהבו יותר מההשתתפות. עליך להבטיח את איכות הפגישות שלך, ואתה יכול לעשות זאת על ידי הימנעות מפגישות מיותרות.

7. זמן אכילה נפרד משעת הפגישה

עשיית דברים אחרים במהלך פגישה תפחית את תשומת ליבם של כולם, וזה כולל אכילה. זה יכול להיות רעיון טוב להכריז על זמן אכילה שלושים דקות עד שעה לפני שעת הפגישה. זה יבטיח שאנשים לא יאכלו במהלך הפגישה, ואז ימנעו הסחות דעת נוספות.

במהלך הארוחה או זמן האכילה, כולם יכולים לאכול ולנהל שיחות חולין. אבל במהלך הפגישה, כל אחד צריך להתמקד בסדר היום העומד על הפרק ולסיעור מוחות יחד.

בדרך זו תוכלו לעקוב אחר התוכנית שלכם, להקדיש את תשומת לבכם למימוש מטרת הפגישה ולנהל את זמנכם בחוכמה.

8. עיין בהחלטות הפגישה

במהלך חמש עד עשר הדקות האחרונות של הפגישה, עברו על כל ההחלטות שהתקבלו והפעולות שבוצעו. יש לעמוד בהבנה ברורה בין המשתתפים ולמטרת הפגישה לפני שכולם עוזבים. זה מבטיח שלכולם יהיו השאילתות מרוצות ותרומתם כלולה.

היא גם מציעה הזדמנות לכל אחד להביע ספקות או שאלות סופיות, או לשתף מידע רלוונטי להחלטות, שכולו המפתח לפגישות יעילות.

על המנחה לברר מחלוקות בין המשתתפים לפני תום הפגישה, ועליהם להגיע לפתרונות תמציתיים לבעיותיהם. חשוב שכולם יספגו את מה שנדון בפגישה.

9. שלח הערת מעקב לכל משתתף

הדיו הקלוש ביותר הוא חזק יותר מהזיכרון החזק ביותר. -פועלמקצועי סיני

לכל משתתף יש בעיות משלו מחוץ לפגישה. זו הסיבה שיש אנשים ששוכחים לעתים קרובות כמה דברים, גם אם הם חשובים. כדי להבטיח שאנשים יזכרו את מה שנדון בפגישה, שלחו הערת המשך באמצעות דוא'ל, או השאירו אותה על שולחנם.

זה צריך להיות קצר ומתוק, לכסות את מה שנדון ואת המסקנות שהושגו. זה יכול לכלול גם תודה מהירה על השתתפותם.

10. שלח גיליון הערכה

עלינו להודות שלא כולם אוהבים את רעיון הפגישות. עבור אותם אנשים, עלינו למצוא דרכים להבטיח שיהיה להם נוח בכל פעם שייכללו בפגישה.

חלקם לא יגידו מה הבעיות אם נשאלים ישירות, ולכן דף הערכה הוא כלי שימושי לקבל את המשוב שלהם.

עיין במאמר זה למידע נוסף מדוע משוב חשוב כל כך.

בדקו את משוב המשתתפים, שילבו בקשות של המשתתפים בפגישה הבאה ושינו כל תהליך הגורם לאי נוחות.לנהל פגישות יעילות, להבטיח שאנשים מרגישים בנוח זה המפתח.

מחשבות אחרונות

פגישות הן חשובות, אך אין זה אומר שהם תמיד יצרניים. חשוב ללמוד תחילה כיצד להפעיל פגישות מוצלחות לפני שמצפים שהכל יעבור בצורה חלקה.

זכרו כי פגישה יעילה היא תהליך בו כולם חייבים לשתף פעולה.פִּרסוּם

עשרת הטיפים הפשוטים הללו כיצד להפעיל פגישות יעילות בוודאי יעזרו לך להיות מנהיג טוב יותר וחבר לקבוצה. עכשיו קדימה ושלב טיפים אלה בשגרת הפגישות היומית שלך ותן לתפוקה לזרום.

טיפים נוספים כיצד להפעיל פגישות יעילות

• 15 סודות להפעלת פגישות כמו החברות החדשניות המובילות בעולם
• 12 סודות לפגישה סופר פרודוקטיבית שעליכם לדעת
• טיפ 30 שניות: כיצד לשפר את יעילות הפגישות?

אשראי תמונות מוצג: כריסטינה @ wocintechchat.com דרך unsplash.com

התייחסות