בארבעים שנות עבודתי תמיד התלוננתי על פגישות ארוכות, משעממות ולא פוריות, אז הצטרף למועדון! כן, לפגישות בסגנון ישן יש השפעות שליליות על המורל, הפרודוקטיביות והמוטיבציה.^[1]

הוא (וורן באפט) לא נותן ללוח השנה שלו להתמלא בפגישות חסרות תועלת. - ביל גייטס

אז, מדוע פגישות לא יכולות להיות קצרות יותר, פרודוקטיביות יותר ואפילו, אני מעיז לומר, כיף?

החדשות הטובות הן שחברות רבות מובילות כעת את ניהול הפגישות שלהן.

להלן 12 סודות לפגישה יצרנית. אם אתה מנהל או ראש צוות, ייתכן שתרצה ליישם אותם. אם אתה חבר בצוות, אתה תמיד יכול להציע הצעות כדי שפגישות באמת יכולות להיות סופר פרודוקטיביות.

1. הזמן אינו הנושא האמיתי

רוב האנשים מתלוננים שאין להם מספיק זמן וישיבות יכולות לשדוד את המצרך היקר הזה. דרך נוספת להסתכל עליו היא פשוט להתרכז ברמות האנרגיה שיש לך.

תכנן הפסקות כך שרמות הפריון יישמרו במקסימום.פִּרסוּם

נהל את האנרגיה שלך, לא את הזמן שלך. טוני שוורץ

2. הפוך את הפגישות לקצר יותר

קביעת מגבלת זמן של 10 או 15 דקות יכולה באמת לעזור. יש מנהלים שמקבלים טיימר, כך שהוא ייכנס לאחר סיום הפגישה. זה לא מקרי שלשיחות TED יש מגבלה מקסימלית של 18 דקות.

הסיבה היא שכל המחקרים מראים כי טווח הקשב שלנו הולך לירידה מתקדמת, אם פגישות או שיחות נמשכות זמן רב יותר. מחקרים שנעשו באוניברסיטת כריסטיאן כריסטיאן מראים כי סטודנטים זוכרים מידע נוסף לאחר שיעורים קצרים יותר.^[2]

3. לתכנן פגישות רק כשנדרש

לרוב החברות זמן ויום מוגדרים לפגישות. משמעות הדבר היא כי התפוקה מואטת, רק בגלל לוח הזמנים שנקבע.

עדיף להיפגש כשדברים צריכים להסתיים, לקבל החלטות ולסיים נקודות פעולה.

4. הכירו את העמידה או איפשהו אחר

למחקר מאוד מענייןמראה שישיבה מגדילה את הסוגיות הטריטוריאליות.^[3]

אנשים מרגישים בנוח ורוצים גם לטעון את עמדתם או את סמכותם.זה לא נעשה כל כך בקלות כשקמים. פִּרסוּם

המשתתפים מרגישים פחות בנוח ורוצים לבצע דברים מהר יותר. ישנן דרכים חדשניות אחרות לקיים פגישות.

אבל בכל מקום שאתה נמצא, היה חדשני עם המרחב שלך. נסו פגישת סטנד אפ, או השאירו את שולחנות העבודה ופנו לפארק. צא מהסביבה היומיומית שלך. - ריצ'רד ברנסון

5. תכנן את סדר היום מראש

פגישה קצרה עדיין זקוקה לסדר יום ויש להפיץ זאת לפני הפגישה במידת האפשר. זה עוזר לאנשים להתכונן ולהתמקד בנושאים שצריך לדון בהם.

הנה כיצד לבנות סדר יום של פגישות רוצחים פשוט ויעיל .

6. צור אזור חופשי לסמארטפון

שאל אנשים על עמיתיהם המשתמשים בסמארטפונים או בטאבלטים במהלך פגישות. הרוב מתרעם על כך מכיוון שהוא מראה על חוסר כבוד ומציג גם כי השתתפות מלאה היא חלקית או נעדרת.^[4]

עדיף בהרבה להפוך את אזור הפגישות לאזור חופשי לטלפונים חכמים ולעודד אנשים להשאיר טלפונים בחוץ בסל, עם הדואר המצורף אליו. הבית הלבן כבר עושה זאת.

7. הגבל את מספר המשתתפים

זו אחת ההמלצות שהוזכרו בפוסט של קריסטן גיל, 'מהירות התחלה'.^[5]היא סמנכ'לית תפעול עסקי בגוגל.פִּרסוּם

אם אתה מגביל את המשתתפים במי שמעורבים ישירות בפרויקט או בהליך, זה משאיר לאחרים יותר זמן להמשיך בעבודתם.

8. הפעל את הפגישה כמו שעון

יושב ראש לפגישה הוא משימה מיומנת באמת. באופן אידיאלי, עליכם לבצע חלק מהפעולות הבאות:

• ציין את מטרת הפגישה, למשל. - אנו נפגשים היום כדי לסיים את ביקור המבקרים.
• שמור על התערבויות מחוץ לנושא מסדר היום. ניתן לשים אותם ב'חניון 'אם יש זמן בסוף.
• עודד את כולם להיכנס.
• להרתיע את ההצגות.
• היצמד לזמן שהוקצה.

9. קחו נקודות פעולה משם

האדם שמנהל את הפגישה צריך לשמור על כל העניין על המסלול, תוך פרק הזמן הקצר.

בפועל, המשמעות היא שבסופו של דבר, לאנשים יש רשימת נקודות פעולה וכי אלה מתויגים ל- DRI (אדם אחראי ישיר).^[6]

10. אפשר זמן מעבר

וודאו שתוכנת מספיק זמן לפני הפגישה, כך שאנשים יוכלו להגיע לשם בזמן.

מתן עשר דקות לפני ואחרי התקשרויות אחרות מסייע לאנשים להשיג את פעולתם ולתכנן את היעדרותם, למרות שהיא קצרה מאוד.

נשמר תיעוד של ההחלטות וניתן לשלוח אותן בדוא'ל כתזכורות לכל המשתתפים.פִּרסוּם

11. מתאר תוצאות ותכנית לפגישה הבאה

בהנחה שנקודות הפעולה יניבו את התוצאות הנדרשות, תמיד מומלץ להתוות מה על הפגישה הבאה לכסות.

זה לא צריך להיות אבן אלא צריך להשתלב בתוכניות העסקיות והשיווקיות. זה גם עוזר להדגיש יעדים ארוכי טווח.

12. עודדו אימוני מיומנויות מפגשים

האצלת חלק ממשימות הפגישה לפני הפגישה ובמהלכה היא דרך נהדרת לגשת לאימוני מיומנויות פגישה.

החליטו מי יהיה האחראי לציין נקודות פעולה, תזמון וסדר יום. ניתן לעשות זאת ברוטציה כך שעדיין תהיה לכם האחריות הכוללת להפעלת הפגישה. כדי לעזור לך לכתוב פרוטוקולי פגישה בצורה יעילה, עיין בטיפים הבאים: איך לכתוב דקות מפגש נהדרות כדי ששום דבר לא ילך לאיבוד בתרגום

מידע נוסף על פריון בעבודה

• כיצד להיות פרודוקטיביים בעבודה: 9 כללי יסוד
• 6 הרגלים פשוטים בעבודה שיגבירו את הפריון באופן מיידי
• טכניקת פומודורו: האם זה נכון בשבילך להגביר את הפרודוקטיביות?
• כיצד נוסחת הפריון יכולה להניע עובדים לעבוד ביעילות

אשראי תמונות מוצג: בטל ביטול באמצעות unsplash.com

התייחסות