היכולת להאציל היא אחד מסימני ההיכר של מנהיג מצליח. משלחת היא אחת הטובות ביותר כלי ניהול להגברת מורל העובדים, שביעות רצון מהעבודה, אמון בין חברי הצוות למנהל, והשורה התחתונה של החברה. זה עוזר גם בניהול זמן.

בעוד שלעתים נדירות מלמדים טכניקות יעילות של האצלה, החדשות הטובות הן כי האצלה היא מיומנות כמו כל דבר אחר שניתן לרכוש.

תוכן העניינים

1. מהי משלחת?
2. כיצד משלחת משפרת את ניהול הצוות?
3. איך להאציל כמו שצריך
4. לדעת מה צריך ולא צריך להאציל
   • מה צריך להאציל
   • מה לא צריך להאציל
5. סיכום
6. טיפים נוספים בנושא האצלת משימות

מהי משלחת?

ניתן להגדיר משלחת כפעולת העצמה לפעול למען אחר.^[1]בעזרת הכוח המוענק הזה, אדם, בדרך כלל כפוף, מסוגל לבצע פעילויות ספציפיות (הניתנות בדרך כלל על ידי מנהל או מפקח). משלחת היא כלי ניהול שנועד להגביר את היעילות של ארגון.^[2]זה מאפשר לפרק את יעדי הארגון למשימות ולהקצות אותו לחבר הצוות המתאים ביותר לתפקיד. עם זאת, מרבית היזמים והמנהלים ידועים לשמצה באצלתם. אבל למה?

כאמור קודם, רוב הארגונים לא מלמדים את מנהליהם כיצד להאציל. עם זאת, ישנן מספר סיבות נוספות לכך שמנהלים מהססים להאציל, כולל:

הם מאמינים שאף אחד לא יכול לעשות את העבודה כמו שהם יכולים

מנהלים צריכים להאציל כי האחריות שלהם היא לפקח על העובדים. הם לא יכולים ולא צריכים לעשות את כל העבודה בעצמם. תפקידו של מנהיג הוא להדריך, להניע, ולפקח על חברי הצוות שלהם על מנת להגיע למטרה.

הם חושבים שלוקח יותר מדי זמן להכשיר מישהו

חלק מההדרכה וההנעה של חברי הצוות כולל אימונים. כן, ייקח זמן נוסף להכשיר עובד למשימה חדשה, אבל אתה צריך לחשוב על זה כהשקעה. תאר לעצמך שלוקח שעה נוספת ביום להכשיר מישהו לבצע משימה, ואימון זה נמשך שבוע. זה חמש שעות נוספות שהושקעו בביצוע המשימה. עם זאת, לאחר חמשת הימים הראשונים של העובד שביצע את המשימה, תתפנה חמש שעות בשבוע להקדיש לנושאים אחרים.

יש חוסר אמון במוטיבציה של העובדים

חלק נוסף בתפקידו של מנהל הוא לפתח את יכולות עובדיהם על מנת לזהות מנהיגים עתידיים, כמו גם לגלות את נקודות החוזק והחולשה שלהם. ללא משלחת, לעולם לא תדעו את רמת המוטיבציה שיש לעובדים שלכם.

הם רוצים להפוך את עצמם לחיוניים

אם אתה חושש להפוך את עצמך לחיוני, אתה לא צריך להיות. אתה הם חִיוּנִי. קשה מאוד להשיג מנהלים ומנהיגים טובים, ולכן באופן טבעי הם חיוניים לארגונים. אם אתה בתפקיד מנהיגות ודואג לתפקידך, למד כיצד להיות מנהיג טוב יותר.

הם נהנים לעשות את עצמם

בעוד שאנשים רבים נהנים לעשות את העבודה בעצמם, הם אוהבים את תהליך היצירה או רק את הרעיון שהם יכולים לשלוט בתוצאה ולקחת על כך קרדיט. זה לא תפקיד של מנהל.

עליכם להיות מוכנים לוותר על השליטה, לקבל שלאנשים אחרים דרכים שונות (ולעיתים טובות יותר) לעשות דברים ולקבל את תפקידכם כמנחה או משגיח.פִּרסוּם

הם מרגישים רע עם מתן עבודה נוספת לצוות עמוס

תחושה שהצוות שלך עמוס או עומס יתר על המידה נפוץ למדי אצל מנהל. לכן, לתת לחברי הצוות יותר לעשות יכול להרגיש כאילו אתה פשוט זורק עליהם יותר עבודה. עם זאת, כאשר נעשה נכון (עוד על כך בהמשך), המשלחת יכולה להגביר את המוטיבציה ואת שביעות הרצון שלהם מהעבודה.

כעת לאחר שענו על השאלה מהי משלחת, נעבור לחלק השני של השאלה:

כיצד משלחת משפרת את ניהול הצוות?

משלחת אפקטיבית היא אחת מהמיומנויות הניהוליות החשובות ביותר שיש לכם. היתרונות של משלחת נכונה עמוקים יותר מהתפוקה המוגברת. ניתן לראות תופעות אלה ב:

אמון רב יותר בין מנהל לעובד

כשאתה נותן לעובד את הסמכות והאוטונומיה לבצע משימה, משתמע שאתה סומך עליהם שיעשו זאת. זה גם אומר שאתה חושב שהם מוכשרים מספיק כדי להתמודד עם המשימה. מפגן אמון וביטחון זה בונה קשר בין מפקח לכפוף.

עלייה בסיפוק בעבודה

האצלת משימות או מטלות לחברי הצוות שלך מאפשרת להם לקחת בעלות וגאווה בעבודתם. אף אחד לא רוצה שיחשבו עליו כמו שן במכונה, ועושה עבודה שכל אחד יכול לעשות. מתן להם את האחריות והסמכות לבצע את העבודה, יעזור להם מאוד להתגאות בעבודתם.

מוטיבציה מוגברת

על ידי האצלת משימות לעובדים המתאימים, הם יכולים לקבל בעלות על התוצאה. זו ההזדמנות שלהם לזרוח. כולם רוצים שבחים מהבוס, והידיעה שהתוצאה שהם מגיעים אליה תוערך כהשתקפות של עצמם היא מוטיבציה גדולה.

יותר זמן לפעילויות חשובות אחרות

בדיוק כמו קברניט אוניות, מנהיגים מעריכים את התנאים, מתכננים את המסלול ומנווטים את הספינה. הם אולי קופצים כשיש אדם למטה, אבל התפקיד העיקרי שלהם הוא לדאוג לתמונה הגדולה. תנו לצוות שלכם לדאוג לחתירה, ופשוט תוודאו שהם הולכים בכיוון הנכון.

באופן זה תוכלו לפנות זמן להשתתפות בפעילויות חשובות יותר.

פיתוח מיומנויות חדשות בחברי הצוות שלך

חלק מתפקידו של כל מנהל הוא לעזור לעובדים שלך ללמוד ולצמוח. כשהעובדים מושלמים ומוסיפים את מערכי המיומנויות שלהם, הם הופכים להיות יקרים יותר לחברה ולתעשייה כולה. זה חלק מהתפתחות הקריירה שלהם. זה גם הופך את הצוות שלך לגמיש הרבה יותר.

כלי הערכה נהדר

כמנהל, חלק מתפקידך הוא לזהות שחקנים מובילים וראויים לקידום. אתה צריך לחשוב גם מי צריך להחליף אותך כשתקודם. על ידי האצלת האחריות לעובדים שלך, אתה נמצא במצב נהדר לראות מי לוקח את השור בקרניים ומי עושה רק את המינימום.פִּרסוּם

יחדיו, ההשפעות החיוביות של המשלחת עשויות להשפיע סינרגיסטית על יעילות, פרודוקטיביות ורווחיות של ארגון.

איך להאציל כמו שצריך

דיברנו על מהי משלחת ויתרונותיה, אך כיצד תוכל להיות נציג יעיל ולקצור את היתרונות עליהם דנו? להלן מספר טכניקות יעילות של משלחות שיעזרו לך להתחיל.

1. התחל מהתוצאה ועבר אחורה

כאשר האצלת אחריות חדשה לעובד, התחל בהסבר כיצד אמורה להראות התוצאה. לדוגמא: אני אשים אותך לאחראי על X, והמטרה של X היא להפוך את ABC ל- DEF תוך שבועיים ותחת פחות מ- $ 100. זו דרך להגדיר את המטרה מבלי לומר להם כיצד עליהם להשיג זאת.

2. תן לעובדים שלך אוטונומיה

זה יכול להיות קשה למנהלים, אך כדאי לנסות לסגת אחורה ולהכיר בכך שישנן דרכים רבות ושונות לפתור בעיה. על ידי כך שהם יבינו את דרכם לעשות זאת הם ילמדו, ולעתים קרובות תהיה תוצאה טובה יותר.

3. תן להם את הסמכות לעשות את מה שאתה מבקש

זה חשוב מאוד! האצלת האחריות למשימה מבלי להעניק להם את הסמכות הדרושה להשלמתה היא באמת רק השלכת עבודה נוספת על עובד. במקום להגביר את המוטיבציה ואת שביעות הרצון מהעבודה, תיצור טינה וכעס.

4. התאימו את סט האישיות והמיומנות שלהם

אל תתן למופנם את המשימה להריץ פגישה. כמו כן, אל תשים את המוחצן האחראי על חשבונאות. אתה צריך לקבל מושג טוב מי העובדים שלך ואילו כישורים הם מחזיקים. האציל את המשימה הנכונה לאדם הנכון.

5. וודאו שיש להם את המשאבים הנכונים

ודא שהאנשים שאתה מאציל יש להם מספיק זמן, כסף, הכשרה, אספקה, מקום עבודה ועזרה מאחרים לביצוע העבודה. אם הם לא עושים זאת, הרי שכישלון אינו מוטל עליהם, זה עליך.

6. פיקוח, אל תעשה מיקרו-ניהול

הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא להקים ציר זמן עם צ'ק-אין רגיל. זה מאפשר לעובד אוטונומיה תוך שהוא אחראי על הפרויקט להתקדם. זה גם מאפשר לעובד לשאול שאלות ולקבל תשומות במרווחי זמן קבועים.

7. צור סביבה מניעה

הנציגים המצליחים ביותר הם אלה שיודעים מתי להיות מעודדת או מאמנת ומתי להיכנס או לסגת אחורה. הם גם שם כדי לחגוג את ההצלחות .

8. היו סובלניים לטעויות

לעולם לא תהיה לך חדשנות ללא לקיחת סיכונים, ולא תוכל לקחת סיכונים ללא טעויות. היו סובלניים והשתמשו בטעויות ככלי למידה, לא כמשהו לפחד ממנו.פִּרסוּם

עד כה עסקנו במשלוח מה, מדוע ואיך, אך כיצד אנו מחליטים אילו משימות יש להאציל?

לדעת מה צריך ולא צריך להאציל

יש כמה מחשבות שונות בנושא זה, השקפה אחת היא ש, אנקודה מסוימת, כל מה שאפשר להאציל צריך להיות; למעט נדיר.

מה צריך להאציל

ערכו ביקורת באמצעות ששת ה- T כדי לקבוע אילו משימות הגיוניות ביותר להעביר.^[3]

1. זעיר

אלה משימות כל כך קטנות שנראות חסרות חשיבות להתמודדות, אך הן מסתכמות. הם אף פעם לא חשובים או דחופים, וגם אם הם לוקחים רק כמה דקות, בסופו של דבר הם מוציאים אותך מזרם העבודה האסטרטגית יותר. לדוגמא, הרשמה לכנס או לאירוע, הוספתו ליומן שלך והזמנת המלון והטיסה - כשלעצמם כל אחד מהדברים הללו אולי לא ייקח הרבה זמן, אך יחד, כולם מסתכמים.

2. מייגע

משימות פשוטות יחסית ככל הנראה אינן השימוש הטוב ביותר בזמנכם. משימות פשוטות מאוד יכולות (וצריכות) להתמודד על ידי מישהו חוץ ממך.

לדוגמה, הזנה ידנית של רשימה של 100 פריטים לגיליון אלקטרוני וקידוד צבעים או עדכון KPI בסיפון המצגות הן כל משימות פשוטות שניתן למסור.

3. זמן רב

מדובר במשימות שלמרות שהן עשויות להיות חשובות ואף מורכבות במקצת, הן גוזלות זמן ואינן דורשות ממך לבצע את 80% המחקר הראשוני. תוכלו להיכנס בקלות כאשר המשימה הושלמה ב -80% ולתת אישור, פיקוח ו / או הנחיה לשלבים הבאים.

4. ניתן ללמד

משימות אלו, למרות שהן נראות מסובכות בהתחלה, אך ניתן לתרגם אותן למערכת ולהעביר אותן, כשעדין לספק בדיקות איכות ואישור סופי.

לדוגמה, לימוד אחד הדוחות הישירים שלך כיצד לנסח את חבילת המצגת לפגישה החודשית עם כל הידיים, ואפילו כיצד להיות זה שמעביר את העדכונים האלה לצוות, יכול להיות דרך טובה לפנות זמן לעצמך.

5. נורא בשעה

משימות הנופלות לאזור בו אתה מרגיש לא מצויד, בדרך כלל צריכות להיות מועברות למישהו בעל כוחות באזור זה. לדוגמה, אם אינך בטוח כיצד לארגן את העיצוב הוויזואלי של שקופיות PowerPoint אלה לפגישת הצוות, סביר להניח שמישהו בצוות שלך יוכל להיכנס.פִּרסוּם

6. רגיש לזמן

מדובר במשימות שרגישות לזמן אך מתחרות בסדרי עדיפויות אחרים. אין מספיק זמן לעשות את כולם בבת אחת, אז אתה מקצה משימה חשובה ורגישה לזמן שניתן לבצע במקביל למועדים האחרים שלך מבוססי פרויקט.

לדוגמא, השארת ה- iPad שלך על המטוס לאחר טיסה ועבודה להחלמתו לפני שהוא נעלם לחלוטין לשדה התעופה האבוד ונמצא תהום על ידי התקשרות יומית לשירות הלקוחות עלול לקחת זמן רב וניתן להקצותו לכפוף.

מה אסור להאציל

בניגוד לאמור לעיל, יש כמה משימות שלעולם אין להאצילן ותמיד צריכות להישאר באחריות המנהל. חלקם כוללים:

הצהרות חזון ומשימה של החברה

אלה ממלאים תפקיד חשוב במוניטין של החברה ויש להתייחס אליהם ברצינות רבה ככל האפשר. לכן האחריות ל יצירת אלה צריך תמיד לשכב עם מנהל או מנהיג אחר של החברה.

החלטות שכירה

יותר מדי מנהלים מסתמכים על סוכנויות חיצוניות להחלטות הגיוס שלהם. אומנם מערכי מיומנויות חשובים, אך הערכה כיצד עובד ישתלב בתרבות הארגונית חשובה באותה מידה, והדבר הטוב ביותר נעשה פנים אל פנים.

עובדים על הסיפון

חשוב שהמנהלים יקחו חלק פעיל בכך שעובדים חדשים ירגישו רצויים. הם צריכים להיות תמיד זמינים ונגישים לעובדים חדשים.

משמעת

העברת תפקידי משמעת לעוזר מנהלי או משאבי אנוש היא לרוב סימן למיומנויות ניהוליות לקויות. מנהלים יכולים בדרך כלל לזכות בכבוד רב יותר מהעובדים על ידי טיפול בעצמם.

סקירות ביצועים

העובדים לעשות ביקורות משלהם ופשוט לחתום עליהם זה חוסר שירות לכל המעורבים. מנהלים צריכים להיות מעורבים באופן אישי בתהליך זה על מנת להפיק ממנו את המרב.

סיכום

במבט ראשון, המשלחת יכולה להראות יותר צרות ממה שהיא שווה. עם זאת, כאשר נעשה כראוי, היקף, רוחב ואיכות העבודה הניבו יותר מאשר מפצים על אי הנוחות.

תופתעו ממה שקורה כשאתם מסדרים את עומס העבודה כך שתוכלו להתמקד רק במשימות עם העדיפויות הגבוהות ביותר בעוד שאחרים עובדים על מטלות משמעותיות ומאתגרות.פִּרסוּם

על ידי יישום השיטות שדיברנו כאן, תוכל להאציל את הפרויקטים הנכונים לאנשים הנכונים בדרך הנכונה, וזה מתכון להצלחה.

טיפים נוספים בנושא האצלת משימות

• כיצד להאציל משימות בצורה יעילה (מדריך שלב אחר שלב)
• האצלת עבודה: מה להאציל ומה לא?
• החשיבות של האצלת מנהיגות (ואיך להאציל כראוי)

אשראי תמונות מוצג: נשים נשים באמצעות unsplash.com

התייחסות