כמה זמן אתה מקדיש לניהול הדואר האלקטרוני שלך מדי יום? שעה? 30 דקות? כמה שעות? אולי חצי יום?

בעוד שדואר אלקטרוני נועד להקל על התקשורת, אני חושד שלעתים הוא הופך לכלי פרודוקטיבי מכיוון שאנחנו משקיעים כל כך הרבה זמן בניהול הדואר האלקטרוני שלך! לדוגמה, חשוב על המקרים הבאים:

• האם אתה ממשיך ללחוץ לפעמים לתיבת הדואר הנכנס שלך, למרות שבדקת אותו רק לפני 5 דקות?
• האם אתה מקדיש זמן רב לניהול הדואר האלקטרוני שלך מדי יום, כמו חיפוש בדואר בעבר, מיון, ארגון ומחיקת דואר ישן?
• האם לעיתים קרובות אתה עושה דואר אלקטרוני בראש סדר העדיפויות שלך במקום לבצע את הדברים בפועל?
• האם ישנם ימים שבהם אתה מבלה יותר זמן בתיבת הדואר הנכנס שלך מאשר עבודה נכונה?

בסופו של יום, דוא'ל הוא רק כלי עבורך לביצוע המשימות שלך. להלן 11 טיפים לשיפור ניהול הדוא'ל שלך:

1. עבד את הדואר שלך פעם ביום

למרות שאני בודק את הדואר שלי כמה פעמים ביום רק כדי להיות בלופ (במקרה שקורה משהו מוזר כמו האתר שלי שיורד, או אם יש בקשה דחופה), אני לא מעבד אותם מיד. אני עושה זאת רק פעם ביום, בתחילת היום או בערבים.

הקדישו משבצת זמן יומית לעיבוד המיילים שלכם. אם לא תסיים במשבצת הזמן, המשך למחרת. העדיפו עדיפות לחשובים יותר ושחררו את השאר. (ראה מס '2).

אם אתה נמצא ברמת עבודה שבה אתה מקבל הרבה הודעות דוא'ל הרגישות לזמן, אתה עדיין יכול להוציא את זה לפועל. העניין הוא לא לתת לדוא'ל לרוץ על חייך. זכרו, זה כלי שיעזור לכם לעשות את העבודה ולא את העבודה עצמה.פִּרסוּם

2. קדימו 20% דוא'ל; דחו 80% כאלה

לא כל המיילים זהים. אני אוהב את ה כלל 80/20 כי זה חל על כל תחום אחד בחיינו. כולל מיילים. כלל 80/20 הוא הרעיון ש -20% מהתשומות אחראיות על 80% מהתפוקות בכל מצב. לפיכך, כדי להיות יעילים, עלינו להתמקד בתשומות של 20% המובילות לתפוקה של 80%. כמו כן, עלינו להתמקד באימיילים בעלי ערך גבוה של 20% המובילים לתפוקה מקסימאלית.

הודעות האימייל של 20% שלי הן אלה שנותנות לי את פריצת הדרך הבאה בעבודתי. הם יכולים להיות בקשות מדיה, נקודות ראיון, הזדמנויות רשת, לידים עסקיים, הזדמנויות דיבור ודברים אחרים שמובילים ליעדים העסקיים שלי 20%. הודעות האימייל שלי ב -20% כוללות גם אנשים שהשקיעו בעבודתי, כמו למשל שלי 1-1 לקוחות אימון , שיחות דיבור וקוראים שקנו את הקורסים והמוצרים שלי. אחרון חביב, גם התכתובות עם חבריי הטובים נופלות כאן. כל השאר נכנס לדואר של 80%.

עבור הודעות הדוא'ל של 20%, אני נותן להם עדיפות משמעותית. בדרך כלל אני עונה להם באופן מיידי (במיוחד אם הם עומדים בכלל דקה מספר 9); אם לא אגיע אליהם בעוד 1-3 ימים. עבור 80% דואר, אני לוקח זמן רב יותר להשיב, לפעמים אפילו לא עונה גם (ראה נקודה 4).

3. יש תיקייה תשובה עד XX יום

הגש את הדואר הזקוק לתשובתך בתיקיית תגובה לפי XX יום, כאשר XX הוא יום השבוע. הקצבתי 3 ימים בכל שבוע לתשובה להודעות דוא'ל - שלישי, ה 'ושבת. בדרך זו אני לא נלחץ להשיב מיידית בכל פעם שאקבל את הדואר. אני קורא את זה, מכיר בזה נפשית וחושב על זה עד שהגיע הזמן לענות (בממוצע 3-8 ימים מקבלת הדואר).

4. תבין שאתה לא צריך לענות לכל דואר

למרות מה שאתה חושב, אינך צריך לענות לכל דואר. לפעמים אף תשובה לאחר פרק זמן מסוים לא יכולה להיחשב כתשובה בפני עצמה.

אני מקבל נפח גבוה של דואר קוראים, ולמשך תקופה מסוימת נהגתי לענות על כל דואר שנכנס. זה לא עשה לי כלום. הייתי מבלה את כל היום רק בתשובה לדואר, ובסופו של יום הייתי מרוקן, לא יכול לעשות שום עבודה אמיתית. ומעניין, פחות או יותר כל הדואר שאליו אני עונה לעולם לא יקבל תשובת תשואה כלשהי (אפילו לא אישור או תודה), גם כשאני מפרסם שאלות המשך שיעזרו להם. אני חושד שמחצית הדואר לא נקרא, והחצי השני הוא דואר שאנשים שולחים בדחף ותשובות לא ממש חשובות. כך או כך, הבנתי שזה הרבה יותר יעיל לנצל את הזמן למשימות בעלות ערך גבוה יותר, כמו עבודה על מוצרים בעלי ערך גבוה ומלא עשירים בתוכן, תמיכה ב -1-1 לקוחות שלי לאימון, פרויקטים חדשים וכתיבת מאמרים חדשים.פִּרסוּם

אל תלחץ יותר מדי על תשובה לכל דואר. השב אם זה עוזר, אך אם עלויות התשובה אינן עולות על היתרונות, אז אולי לא כדאי לדאוג לזה. רק שיהיה והדברים יסתדרו לאורך זמן.

5. צור תשובות תבנית אם לעתים קרובות אתה שולח תשובות דומות

אם אתה מעיין בתיקיה שנשלחת, כנראה שתמצא מגמה בדברים שאתה משיב להם. בדרך כלל ניתן לסווג את הדואר שאני מקבל באתר שלי באחת מהקטגוריות הבודדות (1) משוב / דואר תודה (2) 1-1 הדרכה (3) בקשות לביקורת ספר / מוצר (4) פניות דוברות (5) אחרות . עבור (1) ו- (2), אני משתמש בתבניות שכתבתי לפני כן בהן אני משתמש בתשובותיי. כשאני משיב, הייתי מתאים אותם בהתאמה לצרכי הדואר המקורי. זה חסך לי כמויות אדירות של זמן, בהשוואה לעבר כשהייתי מקליד מיילים מאפס.

6. קרא רק את המיילים הרלוונטיים

אני מנוי למספר ניוזלטרים - כגון בנושא כושר, עזרה עצמית, בלוגים ועסקים, אבל אני לא קורא את כל המיילים שהם שולחים. אני גם לא מוחק אותם, כי אני יודע שיש להם מידע בעל ערך. במקום זאת, הגדרתי את gmail לארכיב אותם אוטומטית לתוויות (תיקיות) שונות. הודעות דואר בבלוג נשמרות בארכיון בתיקיית הבלוגים, הודעות כושר נשמרות בארכיון בתיקיית בריאות וכושר וכן הלאה. נכון לעכשיו, יש לי בערך 30 תיקיות. אני קורא אותם רק כשאני רוצה לקבל מידע נוסף בנושא.

אינך צריך לקרוא כל דואר שנכנס. בחר ובחר מה רלוונטי עבורך.

7. בנה את הדואר שלך בקטגוריות

תיקיות (או תוויות, אם אתה משתמש ב- Gmail) יש כדי לעזור לך לארגן את הדואר שלך.

ראשית, השתמש במערכת שמות רלוונטית למה שאתה עושה. אם העדיפות הגדולה ביותר שלך כעת היא, למשל, (1) כתיבת ספר ו (2) ירידה במשקל, אז שם את התיקיות שלך כך.פִּרסוּם

שנית, השתמש במבנה היררכיה. תיקיות ברמה הראשונה מיועדות לקטגוריות הגדולות, ותיקיות ברמה שנייה מיועדות לתתי קטגוריות וכן הלאה. לדוגמא, יש לי מנהל כתיקיה ברמה ראשונה, וגיבוי, חשבונאות, חשבונות וכו 'כתיקיות ברמה שנייה. אם צריך, יש לי תיקיות ברמה השלישית כדי לפלח אותן עוד יותר. ל- Gmail יש תוסף המאפשר לך להשתמש בתוויות שכבה שונות (הגדרות> מעבדות> תוויות מקוננות)

שימוש במסננים (מס '8) לארגון דואר אוטומטי בתיקיות מחולל פלאים.

8. השתמש במסננים

מסננים הם כלים שעוזרים לך לסדר את הדואר באופן אוטומטי כאשר הוא נכנס לדואר שלך. ישנם 2 דברים בסיסיים הנדרשים למסנן - (1) המונח שצריך להיזהר ממנו (2) פעולה שתחול אם התאמה של המונח. נכון לעכשיו, ל- Gmail שלי יש כ -20 פילטרים שונים שהוגדרו לכתובות דוא'ל שונות, כותרות נושא, טקסט גוף ומה לא. תלוי באיזה מסנן מדובר, הדואר ימוין באופן אוטומטי לתיקיה / ארכיון בהתאמה. זה ממזער את כמות הפעולות הניהוליות שאני צריך לעשות.

הנה מדריך הווידאו שלי המשתף כיצד אני מגדיר את מסנני הדואר האלקטרוני שלי להשגת אפס בתיבת הדואר הנכנס: 3 טיפים פשוטים להשגת אפס דואר נכנס באמצעות מסנני דואר אלקטרוני [סרטון הדרכה]

9. השתמש בכלל של דקה אחת בתשובה

אם נדרש תשובה תוך דקה, השב לה מיד וארכיב אותה. אל תתנו לזה לשבת בתיבת הדואר שלכם לאורך שנים. זה ייקח יותר מאמץ לתת לו לרחף סביב המוח שלך ולהזכיר כל הזמן שאתה צריך לענות. רק הקפד לשמור על מסגרת הזמן של דקה בתשובה כדי שלא ייקח יותר זמן מהנדרש. זה עוזר לי לפנות אצווה גדולה של דואר בתוך זמן קצר.

10. הגדר מגבלה לזמן שאתה מבלה בתיבת הדואר הנכנס

מעבר לכלל הדקה, הגבל את הזמן הכולל שאתה מבלה בתיבת הדואר הנכנס שלך. בפעם הבאה שתבדוק את הדואר שלך, תזמן בעצמך . ראה כמה זמן לוקח לעבד, לקרוא, להשיב ולמיין את הדואר שלך. ואז שאל את עצמך כמה זמן זה מושקע היטב. רוב הסיכויים הם שרוב זה לא שימש שום מטרה.פִּרסוּם

לפעמים תקבל אימיילים ארוכים באופן מבהיל. לקבלת הודעות דוא'ל אלה, סרוק דרך, ראה אם ​​יש משהו רלוונטי עבורך, ואז עבד אותם בהתאם. השב במידת הצורך (והשתמש בכלל של דקה אחת); ארכיב אותו אם אינך מתכנן להשיב. אם אתה מתכוון להשיב, אל תרגיש צורך לחזור עם דואר ארוך רק בגלל שהאדם כתב דואר ארוך. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא חילופי דוא'ל של מאמרים, שבטעות יביאו לכך שאתה נופל לחור שחור בדוא'ל. היכנס לתיבת הדואר הנכנס שלך, עשה את מה שאתה צריך לעשות ויצא מיד אחרי זה.

11. (ללא רחם) בטל את הרישום לדברים שאתה לא קורא

במהלך השייט שלך באינטרנט, אתה כנראה נרשם לחלק הוגן של עלוני מידע וניזון מדחף שאחריו אתה מאבד עניין. אם אתה מוצא את עצמך מוחק שוב ושוב את הדואר מהמינויים שלך, זה רמז שעליך פשוט לבטל את הרישום מייד.

קבל את גרסת המניפסט של מאמר זה: [מניפסט] 11 טיפים לניהול יעיל של דוא'ל

מאמר מקורי: 11 טיפים פשוטים לניהול יעיל של דוא'ל | מצוינות אישית

אשראי תמונות מוצג: אשת עסקים מציירת מעטפת דואר אלקטרוני דרך shutterstock.com