3 טכניקות לקביעת עדיפויות ביעילות

קל, במתחם החיים, להפוך לכור - להגיב לכל מה שעולה, ברגע שהוא עולה, ולתת לו את תשומת הלב הבלתי מחולקת שלך עד שהדבר הבא יעלה.

זה כמובן מתכון לטירוף. התחושה של אובדן שליטה על מה שאתה עושה ומתי מספיקה כדי להסיע אותך מעבר לקצה, ואם זה לא משיג אותך, הריסות הפרויקטים הלא גמורים שאתה משאיר בעקבותיך בוודאי תדביק אותך.

קיום תיבת דואר נכנס ועיבודו באופן שיטתי יכול לעזור לכם להחזיר חלק מהשליטה הזו. אבל ברגע שעיבדת את תיבת הדואר הנכנס שלך ורשמת את כל המשימות שאתה צריך כדי לפצח עליהן, אתה עדיין צריך להבין מה לעשות ברגע הבא ממש . על אילו מהמשימות יושקע הזמן הכי טוב שלך, ואילו משימות יכולות לחכות?

כאשר אנו לא קובעים סדרי עדיפויות, אנו נוטים ללכת בדרך של פחות התנגדות. (וללכת בדרך של פחות התנגדות, כפי שהזכיר לנו המנוח, יוטה פיליפס הגדול, הוא שגורם לנהר עקום!) כלומר, נבחר ונמיין את הדברים שאנחנו צריכים לעשות ונעבוד על הדברים הקלים ביותר - השארת המשימות היותר קשות ופחות כיפיות למאוחר יותר, שבמקרים רבים אף פעם לא מגיע - או, גרוע מכך, מגיע רגע לפני שצריך לסיים את הפעולה, וזורק אותנו למערבולת של פעילות, לחץ וחרטה.

זו הסיבה שקביעת סדרי עדיפויות חשובה כל כך.פִּרסוּם

3 גישות יעילות לקביעת עדיפויות

ישנן שלוש גישות בסיסיות לקביעת סדרי עדיפויות, שכל אחת מהן מתאימה ככל הנראה לסוגים שונים של אישים. הראשון מיועד לדחיינים, אנשים שדוחים משימות לא נעימות. השנייה מיועדת לאנשים שמשגשגים על הישגים, הזקוקים לזרם של ניצחונות קטנים כדי לעבור את היום. והשלישי הוא עבור הסוגים האנליטיים יותר, שצריכים לדעת שהם עובדים על הדבר הכי חשוב באופן אובייקטיבי ברגע זה. לפי הסדר, הם:

1. לאכול צפרדע

יש אמירה ישנה לכך שאם אתה מתעורר בבוקר ואוכל צפרדע חיה, אתה יכול לעבור את היום בידיעה שהדבר הגרוע ביותר שיכול לקרות לך באותו יום כבר עבר. במילים אחרות, היום יכול רק להשתפר!

פופולרי בספרו של בריאן טרייסי תאכל את הצפרדע הזו! הרעיון כאן הוא שאתה להתמודד עם המשימה הגדולה, הקשה והכי פחות מושכת הדבר הראשון כל יום , כדי שתוכל לעבור בשאר שעות היום בידיעה שהגרוע ביותר כבר עבר.

כשיש לך צפרדע זקנה ושמנה בצלחת שלך, אתה באמת צריך לפרוע. אמירה ישנה אחרת אומרת שכשאתה צריך לאכול צפרדע, אל תשקיע יותר מדי זמן בהסתכלות! כדאי לזכור זאת אם אתה מסוג האנשים שמתמהמהים על ידי תכנון ההתקפה שלך ופסיכיות לעצמך במשך חצי יום. פשוט תפתחי לרווחה ותחביבי את הצפרדע, חבר! אחרת, כמעט בוודאות תדבר את עצמך לעשות משהו בכלל.

2. הזז סלעים גדולים

אולי אתה לא מתמהמה כמו כנר, מישהו שממלא אותה או את זמנו מתעסק במשימות קטנות. אתה עסוק בלעסוק כל הזמן, אבל איכשהו, נראה ששום דבר חשוב לא ייעשה.פִּרסוּם

אתה צריך את החוכמה של צנצנת החמוצים. קח צנצנת חמוצים ומלא אותה בחול. עכשיו נסה להכניס לשם קומץ סלעים. אתה לא יכול, נכון? אין מקום.

אם חשוב להכניס את הסלעים לצנצנת, עליכם להכניס את הסלעים קודם. מלא את הצנצנת בסלעים, עכשיו נסה לשפוך כמה חלוקי נחל. לראות איך הם מתגלגלים וממלאים את השטח הזמין? עכשיו זרק פנימה כמה חופן חצץ. שוב, זה מחליק ישר לתוך הסדקים. לבסוף מוזגים מעט חול.

עבור פגמים מטפוריים, צנצנת החמוצים היא כל הזמן שיש לך ביום. אתה יכול למלא את זה במשימות קטנות וחסרות משמעות של עבודה, ולא משאיר מקום לדברים הגדולים, או שתוכל לעשות את הדברים הגדולים קודם, אחר כך את הדברים הקטנים יותר, ולבסוף למלא את הרגעים הפנויים עם הדברים חסרי התועלת.

כדי להוציא אותו לפועל, שב לשבת הערב לפני שאתה הולך לישון ורשום את שלוש המשימות החשובות ביותר שיש לך לבצע מחר . אל תנסה להתאים הכל אתה צריך, או חושב שאתה צריך לעשות, רק את השלושה החשובים ביותר.

בבוקר הוצא את הרשימה ותקף את הסלע הגדול הגדול. עבוד על זה עד שיסיים או שלא תוכל להתקדם עוד יותר. ואז עוברים לשנייה, ואז לשלישית. לאחר שסיימתם את כולם, תוכלו להתחיל עם הדברים הקטנים, בידיעה שהתקדמתם היטב בכל הדברים הגדולים. ואם אתה לא מגיע לדברים הקטנים? תהיה לך הסיפוק לדעת שביצעת שלושה דברים גדולים. בסופו של יום, איש מעולם לא איחל להניח שהם יבזבזו יותר זמן בסידור מגירת העיפרון במקום כתיבת הרומן, או הדפסת תוויות דיוור במקום להנחית לקוח גדול.פִּרסוּם

3. קוואדרנטים של קובי

אם אתה פשוט לא יכול להירגע אלא אם כן אתה יודע לגמרי שאתה עובד על הדבר החשוב ביותר שאתה יכול לעבוד עליו בכל רגע, מערכת הרבעים של סטיבן קובי ככתוב ב 7 ההרגלים של אנשים יעילים במיוחד: שיעורים חזקים בשינוי אישי יכול להיות בשבילך.

קובי מציע לך לחלק פיסת נייר לארבעה חלקים, לשרטט קו לרוחב וקו מלמעלה למטה. בכל אחד מאותם רביעים אתה מציב את המשימות שלך לפי:

חשוב ודחוף
חשוב ולא דחוף
לא חשוב אבל דחוף
לא חשוב ולא דחוף

הדברים ברבע השלישי והרביעי הם המקום בו אנו נתקעים בטריוויאלי: שיחות טלפון, הפרעות, פגישות (QIII) ועבודה עמוסה, ירי רוח, ובזבוזי זמן אחרים (QIV). למרות שלחלק מהדברים האלה עשוי להיות ערך חברתי מסוים, אם זה מפריע ליכולת שלך לעשות את הדברים החשובים לך, הם צריכים ללכת.

רבעון I ו- II הם המשימות החשובות לנו. QI הם משברים, מועדים קרובים ועבודה אחרת שצריך לעשות עכשיו או שיקרה דברים נוראיים. אם אתה באמת מעל לניהול הזמן שלך, אתה יכול למזער משימות ברבעון הראשון, אך לעולם אינך יכול לחסל אותן - תאונת דרכים, מישהו חולה, אסון טבע, כל הדברים האלה דורשים פעולה מיידית ולעתים נדירות מתוכננים.פִּרסוּם

היית רוצה להשקיע זמן רב ככל האפשר ברבעון השני, לחבר משימות חשובות עם הרבה זמן להיכנס אליהן ולעשות את העבודה הטובה ביותר. זה החומר שדברים QIII ו- QIV לוקחים ממנו זמן, אז אחרי שפרסמת את המשימות שלך ברשת הרבע Covey, על פי התחושה שלך מה חשוב ומה לא, עבוד כמה שיותר על פריטים ברביע השני (ומשימות הרבע הראשון כאשר הם מתעוררים).

להכיר אותך

הקדיש זמן לניסיון בכל אחת מהגישות הללו לגודל. קשה לומר מה יכול לעבוד הכי טוב עבור כל אדם נתון - מה שמתאים לאחד כמו כפפה ליד יהיה מחייב ומגביל מדי עבור אחר, ומשוחרר מדי ולא מובנה לשליש. תגלה שתצטרך להשקיע זמן מה בכדי להבין מה הופך משהו לחשוב לך - לאילו מטרות נועדו הפעולות שלך לקדם אותך.

בסופו של דבר, קביעת סדרי עדיפויות היא תרגיל בידע עצמי. אתה צריך לדעת אילו משימות תתייחס אליך כהנאה ואלו כמו עינויים, אילו משימות מובילות למטרות שלך ואילו משימות מוליכות אותך שולל או, במקרה הטוב, האם אתה מסובב את הגלגלים ולא הולך לשום מקום.

שלוש אלה הן האסטרטגיות המוכרות והנבדקות ביותר שם, אבל אולי יש לך רעיון אחר שתרצה לשתף? ספר לנו כיצד אתה קובע את סדרי העדיפויות שלך בתגובות.