צריך להיות פרודוקטיבי כדי לבצע את הדברים בצורה נכונה ובזמן. אז איך יודעים אילו משימות חיוניות ואילו יכולות לחכות? התשובה היא במטריקס העדיפויות, המכונה גם מטריקס אייזנהאואר.

המטריצה ​​קיבלה את שמה על שם דווייט דייוויד אייזנהאור.

אייזנהאואר היה גנרל בצבא ארה'ב והנשיא ה -34 של ארצות הברית בין השנים 1953-1961. כגנרל של חמישה כוכבים וכמפקד עליון בצבא ארה'ב, הוא ניסח את האסטרטגיה לפלישה של בעלות הברית לאירופה.^[1]

אייזנהאואר היה צריך לקבל החלטות קשות בכל פעם לגבי המשימות שיש לתעדף מתוך רבות שהוא צריך להתמקד בהן מדי יום. אז הוא העלה את מטריקס אייזנהאואר המפורסם, או את מטריקס העדיפויות.

תוכן עניינים

1. מהי מטריצת התעדוף?
2. כיצד להשתמש במטריקס התעדוף
3. סיכום
4. טיפים נוספים לתעדוף

מהי מטריצת התעדוף?

מטריצת התעדוף היא כלי לדירוג המשימות שלך בהתבסס על דחיפות. זה עוזר לך להכיר את הפעילויות הקריטיות ואת המשימות שעליך לעקוף, ויכולות להועיל בניהול פרויקטים, עסקים קטנים או משימות אישיות.

אייזנהאואר אמר מפורסם על המטריצה:

רוב המשימות הדחופות אינן חשובות, ורוב המשימות החשובות אינן דחופות.

ציטוט זה הפך למקסימום עבור אייזנהאואר בניהול זמנו.

במטריקס העדיפויות יש ארבעה רביעים המסייעים בהשוואת הבחירות של מה לעשות ראשונים ואחרונים, ומאפשרים לך לתעדף פרויקטים וליצור תוכנית אסטרטגית.^[שתיים].

פִּרסוּם

הרבעים הם:

• לַעֲשׂוֹת
• לוח זמנים
• נָצִיג
• לְחַסֵל

לַעֲשׂוֹת

Do הוא הרבע הראשון במטריקס התעדוף, והוא משלב פעילויות חשובות. כלומר אותן משימות שעליך לבצע בדחיפות - משברים, מועדים ונושאים הזקוקים לתשומת לבך הדחופה ורלוונטיים מאוד למשימת החיים שלך.

הו אתה יודע איזו משימה נופלת ברבע הזה?

התחל בניתוח סדרי העדיפויות שלך, ואז קבע אם הוא נופל בקריטריונים 'עשה זאת עכשיו'. אם המשימה מושגת תוך יום, או תוך 24 עד 48 שעות, היא דחופה.

גישה נוספת שתוכלו לנקוט בתעדוף משימות בקטגוריה זו היא לאמץ את עקרון לאכול את הצפרדע על ידי מארק טוויין. עיקרון זה ממליץ לך לעשות את הפעילויות הדחופות ביותר ברגע שאתה מתעורר.

הנה דוגמה מעשית.

נניח שעליך לנסח אסטרטגיית תוכן ולהגיש דוח למנהל שלך. זה יום שבת, והמועד האחרון להגשה הוא יום שני. האם נוכל לומר שהפעילות דחופה? בהחלט!

לוח זמנים

הרבע השני של מטריצת התעדוף הוא לוח זמנים. מטריצת התעדוף מסווגת משימות בקטגוריה זו כחשובות אך לא כה דחופות.

הם יעדים ומשימות ארוכות טווח ללא מועד אחרון. משימות אלה יכולות לכלול מדיטציה, יומן, לימודים, זמן משפחתי ופעילות גופנית.

אתה יכול לתכנן פעילויות ברבע זה לתקופה אחרת. למשל, עליכם להתאמן לבריאות טובה, אך תוכלו להקצות זמן לעשות זאת.פִּרסוּם

קבעו פעילויות אלה באופן שלא יועברו לרבע Do או דחוף. ודא שיש לך מספיק זמן לבצע אותם.

נָצִיג

הרבע השלישי של מטריצת התעדוף הוא Delegate.

משימות אלה אינן חשובות בעיניך אך הן דחופות למדי עבור אחרים. כאן נכנסת לעבודת צוות.

אתה יכול לבצע טכנית משימות בקטגוריה זו, אבל זה הגיוני לעשות זאת האציל אותם . האצלת משימות תבטיח לך יותר זמן להמשיך בפעילויות בשני הרבעים הראשונים שלך.

עליכם לפקח גם על המשימות שהענקתם. זה יסתכם בבזבוז זמן עצום רק אם אין לכם מערכת מעקב למשימות שהוקצו.

לְחַסֵל

הרבע האחרון מדגיש את רוצחי הפרודוקטיביות שלכם. הן משימות שאינן חשובות למטרותיך ואינן דחופות. הדרך היחידה להגביר את התפוקה שלך היא לחסל אותם.

כמה דוגמאות בודקות כל הזמן את הטלפון שלך, צופים בסרטים או משחקים במשחקי וידאו.

הם יכולים גם להיות הרגלים רעים שאתה צריך לזהות ולמחוק מתזמון היומי והשבועי שלך.

אנשים מצליחים למדו כיצד לתעדף ולהיצמד לחשוב. הם למדו למצוא אדם טוב יותר למשימה או לבטל משימות פחות משמעותיות.

בואו ניקח בחשבון שני אישים מעוררי השראה שתכננו את מערכת העדיפויות שלהם.פִּרסוּם

וורן באפט פיתח מודל עדיפות של שתי רשימות כדי לקבוע איזו משימה ראויה לתשומת לבו הטובה ביותר. בשורה התחתונה עוקפים דברים שחשובים ושימושיים אך אינם בראש סדר העדיפויות.

מארק פורד, יועץ עסקי, משווק, מיליונר מתוצרת עצמית, ומחבר המציא את האסטרטגיה שלו:

התחל לעבוד בראש סדר העדיפויות החשוב ביותר, קח הפסקה, עבוד על המשימה השנייה בחשיבותה, קח הפסקה, ואז סדר את הפעילויות הפחות חשובות וכל המשימות שקיבל מאנשים אחרים אחר הצהריים.^[3]

כיצד להשתמש במטריקס התעדוף

השימוש במטריקס קדימות יכול להיות מסובך אם אתה חדש בזה, אך על ידי ביצוע כמה צעדים פשוטים תוכל ללמוד להשתמש בו בצורה הטובה ביותר.

1. רשום ודורג את סדר העדיפויות שלך

הדגש את כל המשימות שאתה צריך לבצע ביום. ואז, סווג אותםעם קריטריונים משוקלליםמבוסס על דחיפות וחשיבות.

זהה כל פעילות הדורשת פעולה מהירה. אני מתייחס למשימה שאם לא תסיים את אותו יום, היא עלולה לייצר תוצאה חמורה. לדוגמה, אם אינך מגיש את אסטרטגיית התוכן שלך, כותבי תוכן אחרים אינם יכולים לעבוד. המשמעות היא שעליך לבדוק אם יש תלות בעדיפות גבוהה.

2. הגדר את הערך

השלב הבא הוא לבחון את החשיבות ולהעריך איזה מהם משפיע הכי הרבה על העסק או הארגון שלך. ככלל אצבע, אתה יכול לבדוק אילו משימות הן בעלות עדיפות גבוהה יותר על פני אחרות. למשל, עליך לדאוג לדרישות הלקוח לפני שתטפל בעבודה פנימית כלשהי.

ניתן גם להעריך ערך על ידי בחינת השפעת המשימה על האנשים ועל הלקוחות בארגון. בקצרה, ככל שמשימה משפיעה יותר על אנשים או על הארגון, כך העדיפות גבוהה יותר.

3. הוצא את המשימה המאתגרת ביותר

דחיינות אינה סימפטום של עצלות, אך הימנעות היא. האמת היא שבדרך כלל תימנע ממשימות שאינך רוצה לבצע. מנכ'ל גולדמן זאקס לשעבר, לויד בלנקפיין, אמר פעם שהוא ייקח את המשימה הכי איומה כשהוא יגיע למשרד.

בריאן טרייסי כינה את המשימות האלה הצפרדעים שאתה צריך לאכול. זה יסיר את האימה המציקה, שמפעילה עליך לחץ כאשר אתה דוחה את המשימות הדרושות^[4]. זה המקום בו מטריצת התעדוף יכולה לעזור; לאכול מיד את הצפרדעים.פִּרסוּם

אם אתה זקוק לעזרה בהתגברות על הסחבת, בדוק המאמר הזה .

4. דע מה חשוב לך

כל עוד אתה נמצא בקוסמוס הזה, אתה תמיד תיתקל בבחירות שונות שעשויות להיות סותרות את המטרות שלך. למשל, קידום פנטסטי הדורש נסיעות מוגזמות יבודד אותך ממערכות יחסים חשובות. אם אינך מודע לקדימות, ייתכן שתקבל זאת, למרות שמשפחתך היא בראש סדר העדיפויות שלך.

לכן, זה הגיוני לזהות את מה שחשוב לך ולהכין את עצמך שלא להתפשר על אותם דברים חשובים להנאה או רווח מיידי.

יוגי ברה כתב זאת כך:

אם אינך יודע את יעדך, ייתכן שתגיע למקום אחר.

5. קבע זמן עבודה רגיל

מנכ'לית יוטיוב סוזן וויצ'יצ'י קבעה כלל שלא לבדוק את הודעות הדוא'ל שלה בין השעות 18: 00-21: 00. על פי דיווח של רשת CNN, היא הייתה האישה הראשונה שביקשה חופשת לידה כאשר גוגל רק התחילה. היא מעדיפה את זמן ארוחת הערב עם משפחתה למרות היותה מנכ'לית יוטיוב^[5].

האם ניתן לקצץ זמן למערכות היחסים והאינטרסים שלנו מחוץ לעבודה?

כמובן, ובגלל זה אתה צריך לקבוע את זמן העבודה שלך. גישה זו תאפשר לך לחדש את רמות האנרגיה שלך למשימה הבאה. כמו כן, תהיה במצב הטוב ביותר להתבונן פנימה מכיוון שאינך נמצא באזור העבודה הרגיל שלך.

6. דעו מתי לעצור

אתה יכול להשיג את כל מה שברשימה שלך לפעמים. לאחר שתעדכן את עומס העבודה שלך והערכת את ההערכות שלך, הסר את המשימות שנותרו מרשימת העדיפויות שלך והתמקד במשימות הדחופות והחשובות ביותר שלך.

סיכום

זה לא מספיק כדי להצליח בעבודה. הקפידו לפנות זמן למשפחתכם ולקשר חשוב בחייכם.פִּרסוּם

התחלה ומציאת זמן עשויים להיות מסובכים, אך עם תרגול מסוים באמצעות מטריקס התעדוף, תגלה שאתה פרודוקטיבי יותר ומסוגל טוב יותר לחלק את זמנך בין הדברים החשובים לך.

טיפים נוספים לתעדוף

• כיצד לתעדף נכון תוך 10 דקות ולעבוד 10X מהר יותר
• חזרה ליסודות: קביעת עדיפויות
• כיצד לתעדף עבודה כאשר הכל נראה חשוב

אשראי תמונות מוצג: ויליאם איבן דרך unsplash.com

התייחסות