נדרשת מחויבות להישאר ממוקדת ולהפוך את השבוע שלך לפורה. מחקר שנערך על ידי אוניברסיטת קליפורניה גילה שאתה צריך 30 דקות כדי להתמקד מחדש לאחר שהוסחת למשימה^[1]. עם כל כך הרבה הסחות דעת שמושכות את תשומת ליבנו, כיצד נוכל להשלים את רשימות המטלות השבועיות שלנו?

עם הצגת טכנולוגיות חדשות והפופולריות של עבודה מרחוק, אתה יכול לצפות ליותר ויותר הסחות דעת. בינתיים, אפשר להקל על הלחץ והעומס כאשר אתה שולט כיצד לארגן את המטלות, המשימות והאחריות שלך ברשימות מטלות שבועיות.

תוכן העניינים

1. מהי רשימת מטלות?
2. כיצד להכין רשימות מטלות שבועיות
3. כיצד לתעדף רשימות מטלות
4. מחשבות אחרונות
5. טיפים נוספים לביצוע דברים

מהי רשימת מטלות?

רשימת מטלות היא לוח זמנים שמפרט את מה שאתה צריך ומתי אתה צריך לעשות את זה. המהות של רשימת מטלות היא לאפשר לך לפשט את חייך ולשפר את ניהול המשימות.

כיצד להכין רשימות מטלות שבועיות

בצע את הצעדים הבאים כדי להכין את עצמך לקראת השבוע הבא עם רשימת פעולות מקיפה ופשוטה.

1. בחר ערוץ

חשוב למצוא מדיום שעובד עבור רשימות המשימות שלך.אתה יכול להשתמש בעט וברשימת מטלות להדפסהאו למנף יישומים דיגיטליים בניהול רשימות המטלות השבועיות שלך. עם זאת, מחקרים מראים שתוכלו לזכור מידע טוב יותר כאשר אתם כותבים ביד^[2]. אף על פי כן, מצא מה עוזר להניע אותך יותר והישאר עם זה.

2. פיתחו רשימות מרובות

הרשימות המרובות שלך צריכות להכיל:

• רשימה ראשית
• רשימת פרויקטים שבועית
• רשימת חיסול

רשימת המאסטר שלך כוללת כל משימה שאתה רוצה להשיג בטווח הארוך. למשל, השלם את כל הקורסים של Lifehack, נקה את האמבטיה וכו '. רשימת הפרויקטים שלך מכילה את כל המשימות הדורשות את תשומת לבך בשבעת הימים הבאים. ואז, רשימת ההשפעות הגבוהות שלך, או רשימת HIT, כוללת משימות שאתה צריך לטפל בהן תוך 24 שעות.

מדי ערב, זהה את הפריטים שאתה צריך כדי לעבור מרשימת המטלות השבועית שלך לרשימת ה- HIT שלך למחרת.פִּרסוּם

3. הפוך את זה לפשוט

רשימות המטלות השבועיות שלך לא צריכות להיות מאיימות. אתה יכול לפשט את רשימת ה- HIT שלך על ידי הדגשת המטלות והאחריות שאתה רוצה להשלים היום ולחלק אותם לשניים. עשרה פריטים מושלמים לרשימת ה- HIT שלך.הצטברות פריטי הרשימה של HIT שלך מהווה את המטלות השבועיות שלך

התחל את רשימת ה- HIT שלך עם 2 או 3 משימות חשובות שאתה צריך לבצע תוך 24 שעות. בדרך זו, אתה לא מבזבז זמן על ניקוי האמבטיה במקום להשלים את המצגת שאמורה להגיע מחר בבוקר.

4. לשבור את היעדים

במקום שיהיה לך פריט כמו לעבוד על ספר קינדל, אתה יכול להיות ספציפי יותר על ידי הפיכת היעדים שלך לניהול יותר. בדרך זו, תסלק את גורם הפחד. יכול להיות שיש לך משהו כמו: לכתוב את מתווה הספר ביום שני, לכתוב את הפרק הראשון ביום שלישי, ואת הפרק הבא למחרת.

5. כלול מידע מפורט

עליכם לתמוך בכל פריט ברשימת המטלות השבועית שלכם במידע להשלמת המשימה. לדוגמה, אם פריט אומר הרשמה לקורס, עליך לכלול את האתר ואת שם הקורס. בדרך זו, אתה חוסך לעצמך את זמן החיפושים אחר מידע אחר כך.

6. הזמן כל פריט

יש לך 10,080 דקות בכל שבוע להשלים את כל המשימות הרשימות השבועיות שלך. סביר להקצות זמן לכל פריט ברשימה שלך. לדוגמא: כתוב את ההקדמה בין השעות 9: 00-12: 00, נקה את האמבטיה בין השעות 16: 00, קח כמה מצרכים בסופרמרקט בין השעות 17: 00-18: 00. לאחר שתם זמנכם, אתם עוברים לפריט הבא.

7. קבע הפסקות

עליכם לנוח מעט לאחר ניקוי האמבטיה לפני היציאה לדרך. אתה יכול להקצות 15 דקות כדי להרגיע את דעתך או להתכונן למשימה הבאה.

8. הפוך אותו לגלוי וציבורי

אתה יכול לשתף את רשימת המטלות שלך עם השותף שלך לאחריות.כמו כן, פרסם אותו על פתקי הדביקות שלך, או הוסף משימות ליומן דיגיטלי הנגיש לכל חברי הצוות.

9. הקצב זמן לתזמון

לוקח זמן להכין את הרשימות השבועיות שלך, והגישה הטובה ביותר היא לתזמן זמן למשימה זו. חסום אחר הצהריים של יום שישי בארגון פריטים ברשימות המטלות השבועיות שלך.פִּרסוּם

10. התחל עם צפחה טרייה

אל תאפשר למשימות ישנות לסתום את לוח הזמנים שלך. לְהַבטִיחַאתה מארגן את המשימות שלך עם רשימה חדשה בכל שבוע. השלם את רשימת ה- HIT שלך בכל יום כדי שלא תחסום את רשימות הפרויקטים השבועיות שלך עם פריטים ישנים.

עכשיו, לא מספיק להכין את רשימות המטלות השבועיות שלך; אתה צריך לשלוט כיצד לתעדף ברשימה לפרודוקטיביות מקסימלית.

כיצד לתעדף רשימות מטלות

השתמש בטכניקות הבאות כדי למקסם את התפוקה שלך באמצעות עדיפות.

1. השתמש בשיטת קבלת דברים (GTD)

דייוויד אלן, מומחה וסופר פרודוקטיביות, אישר שאתה יכול להיות פרודוקטיבי למרות שיש לך רשימת מטלות ארוכה. איך אתה מתכנן זה מה שחשוב. ה קבלת דברים בטכניקה מאפשר לך להתמקד במשימות המשפיעות ביותר שלך (MITs) במקום במספר המשימות.

2. התמקדו במשימה אחת בכל פעם

אתה מודע לאיזו משימה נדרשת התייחסות דחופה. כל מה שאתה צריך זה להתמקד במשימה זו ובתאריך היעד שלה לפני שתוציא את הפעולה הבאה.

זו לא רשימה ארוכה שהורגת, אבל ריבוי משימות .

אם תבחר לא לבצע ריבוי משימות, תבין שתוכל להתקדם בולט בפרויקטים קשים. לא רק זאת, אלא שרמת הלחץ שלך תרד, ותמצא יותר שמחה במשימות שאתה מבצע^[3].

3. העריך את ההתקדמות השבועית שלך

לא קל לבחור כמה תוכניות חשובות לכל שבוע. לכן אתה צריך לשקף בכל סוף שבוע מה עבד בשבוע הקודם ומה לא.פִּרסוּם

כמו כן, בכל עת שתשלים משימה, אל תסמן אותה סתם כהושלמה, אלא תייג אותה כהתקדמות.

ביום שישי בערב, להעריך את רשימת ההתקדמות שלך, ולמד כל פריט. איך אפשר לשפר את זה? עקוב אחר התהליך הזה מדי שבוע.

4. בקש עזרה

לפעמים הדברים יוצאים משליטה. האסטרטגיה הטובה ביותר היא לבקש סיוע מחברי הצוות, המנהלים או השותף שלך לאחריות.

הימנע מדחיינות בפעילויות החורגות מיכולותיך.

5. למד לומר לא

לפעמים אתה מרגיש נאלץ להסכים לכל בקשה, ואתה מעדיף להקריב את כל הפריטים ברשימות המטלות השבועיות שלך כדי לומר כן.

תגיד לא^[4]לדברים שהלוח הזמנים והאנרגיה שלך לא יכולים להכיל. בצע את מה שנחשב למטרות שלך לטווח הארוך.

למד כיצד לומר לא באמצעות המאמר הזה .

6. התמקדו בתוצאות, לא בשיטה

התמקדות בתוצאות עוזרת לך לקבוע כיצד להעריך את הישגך. אם אתה מתמקד בשיטות, ייתכן שתתקשה לומר אם הושג פריט.פִּרסוּם

גישה מכוונת תוצאות תאפשר לך לסמן את מטרתך כהתקדמות.

7. שתף את אסטרטגיית הפריון שלך

כשאתה משתף את חבריך לקבוצה במה שאתה עובד, זה עוזר לך ליהנות מרמת תמיכה מקסימאלית. יתר על כן, לאחר שמימשת את יעדיך, שתף את התוצאות עם הצוות שלך ותן להם השראה לעשות זאת.

8. בחרו ערכות נושא לשבוע שלכם

אם יש לך משימות שונות, אתה יכול לחלק את רשימות המטלות השבועיות שלך לחמישה ימים של קטעי עבודה שונים. לאחר מכן, הוצא משימות אלה בכל שבוע. ודא שאתה מביא את חברי הצוות שלך למוקד היום שלך.

ג'ק דורסי^[5], מנכ'ל טוויטר, היה מרוכז מאוד כשהוא עשה 80 שעות עבודה בשבוע בשתי חברות. הוא היה מרוכז במיוחד בתכנון יומו, ולכן פיתח נושא לשבועו:

• יום שני: לטפל בנושאי ניהול
• יום שלישי: עבודה על מוצרים
• יום רביעי: שיווק, תקשורת וצמיחה
• יום חמישי: מפתחים ושותפויות
• יום שישי: תרבות ארגונית

סטיב ג'ובס היה גם פרודוקטיבי בגלל התוכנית העקבית שלו. הוא ערך ישיבות מנהלים ביום שני, בזמן שהוא הקדיש ימי רביעי לפרסום ושיווק.

9. כבדו את הזמן של אחרים

אף אחד לא אוהב להפריע, בין אם זה באמצעות פגישות או מיילים. כבד את הזמן של אחרים: אין טקסטים, דוא'ל או קריאה לפגישות מיותרות. כשתעשה זאת, סביר יותר שאחרים יכבדו את זמנך ויעזרו לך להימנע מהסחות דעת מיותרות.

מחשבות אחרונות

רשימות מטלות שבועיות יכולות להיות כלי נהדר לשמירת אחריות ולמשימה. השתמש ברשימות המטלות שלך כדי למקסם את הזמן שלך על ידי השגת קבוצה קטנה יותר של משימות חשובות ועשי כמיטב יכולתך.

תרגל עדיפות על ידי השלמת המשימות החשובות ביותר שלך תחילה, והרגיש פרודוקטיבי מיד. זה יניע אותך להמשיך את המשך השבוע.פִּרסוּם

טיפים נוספים לביצוע דברים

• כיצד ליצור רשימת מטלות ולמעשה לבצע דברים
• 24 האפליקציות הטובות ביותר לרשימת המשימות שיעזרו לך לעקוב אחריה בשנת 2020
• כיצד למעשה לעשות דברים ברשימת המטלות שלך

אשראי תמונות מוצג: אמה מתיוס הפקת תוכן דיגיטלי דרך unsplash.com

התייחסות