כיצד לשלוט באמנות התעדוף בדרך הנכונה

האם ידעת ש עדיפות זו אמנות? למעשה זו אמנות שתוביל אתכם להצלחה בכל תחום שחשוב לכם. בין אם אתה מרגיש מוצף במשימות בעבודה, בבית הספר או בחיים האישיים שלך, עדיפות יכולה להכניס בהירות וניהול זמן מוצלח לתמונה.

סדרי עדיפויות כוללים התבוננות טובה במה שיש לך בצלחת שלך מדי יום ובירור אילו משימות תעשה קודם ואילו תשאיר לסוף. זו מיומנות שלוקחת כמות טובה של ניתוחים וחשיבה צלולה, אך ברגע שתקבלו את העניין, זה יהפוך את חייכם לקלים וחלקים יותר.

כיצד להשיג עדיפות יעילה

ישנן שתי גישות לתעדוף המשימות ברשימת המטלות שלך שלעתים קרובות אני רואה.

התמודד קודם כל עם המשימות הגדולות ביותר

הרעיון הוא שעל ידי התמודדות ראשונה עם המשימות הגדולות והחשובות ביותר, אתה מתמודד עם הלחץ והחרדה שמצטברים ומונע ממך לעשות משהו - בין אם אנחנו מדברים על משימות גדולות או קטנות. ליאו באבוטה הוא תומך בשיטת ביג רוקס זו, העוקבת אחר רעיון זה.^[1]

ברגע שהדברים הגדולים לא מצליחים, אתה מרגיש פחות לחוץ עם המשימות הקטנות שמחכות אחר כך. עבור חלק זה נראה כי זה מוביל לתהליך חלק יותר כשמנסים לעשות דברים.פִּרסוּם

התמודד עם המשימות שתוכל לבצע במהירות ובקלות

התומכים בשיטה זו מאמינים כי על ידי קביעת סדרי עדיפויות והתמודדות עם הצ'יפס הקטן תחילה, יהיה לך פחות רעש שיסיח את דעתך מפריפרית התודעה שלך לאחר כמה זכיות מהירות.

אם אתה מאמין בקריאת הדוא'ל שלך ומגיב אליו, לבצע שיחות טלפון ולהביא לאפס של Google Reader לפני שאתה צולל לעבודה עם התפוקה הגבוהה, אתה תומך בשיטה זו. אני מניח שאתה יכול לומר לעשות דברים (GTD) מעודדת שיטה מסוג זה, מכיוון שהמתודולוגיה ממליצה לעוקבים להתמודד עם משימות שניתן להשלים תוך שתי דקות, ממש שם ואז.

זה יכול גם להוביל ללחץ פחות מכיוון שהמוח שלך לא יימשך לכל כך הרבה כיוונים אם משימות קטנות רבות יסומנו ברשימה שלך.

באחת מהגישות הנ'ל, תזדקק למוטיבציה לביצוע המשימות שתעדפת. בדוק זאת מדריך מוטיבציה לפי דרישה לתת לעצמך דחיפה ולבצע דברים.

הגישה שלך לתעדוף

כשמתמודדים עם טכניקות עדיפות פשוטות, חשוב לעבור כמה צעדים פשוטים כדי להכין את עצמך לביצוע הדברים. להלן מספר טיפים כדי להתחיל בעבודה. פִּרסוּם

1. מצא את מפעילי הלחץ שלך

העניין עם סדר עדיפויות הוא הידיעה מתי לעשות מה שמסתמך לחלוטין על האישיות שלך, על מוסר העבודה ועל הדרך שלך לארגן את חייך.

יש אנשים שצריכים לבצע עבודה קטנה כדי למצוא תחושה של הישגיות ובהירות המאפשרת להם להתמקד ולהתמודד עם פריטים גדולים יותר. אחרים צריכים להתמודד עם המשימות הגדולות, או שהם ייתפסו בעבודה העמוסה של היום ולעולם לא ימשיכו הלאה, במיוחד כשאותה ספירת Google Reader רק מסרבת להתאפס.

בשלב זה עליכם לגלות תחילה מה ילחיץ אתכם יותר. האם אתה נחרד ולחץ כאשר אתה מתמודד עם כמה משימות גדולות או משימות קטנות רבות? מה שגורם ללחץ הרב ביותר הוא זה שצריך להסתיים קודם.

2. הכינו רשימת מטלות

ללא רשימת מטלות, אי אפשר לתעדף, מכיוון שאינך יודע בדיוק מה צריך לעשות בכל יום. לקבלת התוצאות הטובות ביותר, נסה להכין רשימת מטלות יומית, שבועית וחודשית. זה ישמור אותך מאורגן ויבטיח שלא תחמיץ שום עבודה חשובה או משימות דחופות.

3. ניתוח עלויות והטבות

לכל משימה ברשימת המטלות שלך יש עלויות ויתרונות הנלווים לה. משימות העדיפות הגבוהה ביותר הן לרוב משימות בעלות גבוהה / תועלת גבוהה, אך המשימות שעליהן עליכם להתמקד תחילה בשיטת העדיפות שלכם הן בדרך כלל משימות בעלות נמוכה / תועלת גבוהה. זו ידועה בשם שיטת המאזניים, ו תוכלו ללמוד עוד על כך כאן . פִּרסוּם

4. דע את פסגותיך ושוקתך

אני גם יודע שזמן העבודה השיא והיעיל שלי לא מגיע בזמן ספציפי כמו אצל אנשים רבים, אבל יש לי כמה פסגות מחולקות בכמה שוקות. אני יכול להרגיש מה מגיע ומנסה לשמור על לוח הזמנים שלי מספיק גמיש כדי שאוכל להסתגל.

אם אני אלחם בפסגות ובשוקתות, אעשה פחות; אבל אם אעשה סוגים מסוימים של עבודה בכל תקופת היום בהגיעם, אעשה יותר מרוב האחרים בשורה דומה של עבודה.

באיזו שעה ביום אתה מרגיש לעתים קרובות הכי פרודוקטיבי? זה הזמן שאתה צריך לעבוד על המשימות שלך בעדיפות גבוהה. הזמנים שבהם אתה מרגיש ישנוני או חסר מוטיבציה משמשים בצורה הטובה ביותר למשימות בעלות נמוכה / תועלת נמוכה.

בשורה התחתונה

מערכות התעדוף עצמן לא חשובות. רובם יעבדו עבור קבוצה של אנשים ויעזרו להביא אותם למסלול.

מה שחשוב הוא שאתה לא נופל על סט אחד של כללי סדר עדיפויות עד שניסית את המערכות בהרחבה, ומצאת איזו שיטה של עדיפות כרונולוגית מתאימה לך.פִּרסוּם

אם המערכת שבה אתה כבר משתמש עובדת מצוין, אז אין צורך לטרוח לנסות אחרים - בעולם של פרודוקטיביות אישית , קל מדי להתעסק עם משהו שעובד ולמצוא את עצמך לא מצליח לחזור לתלם הקודם שלך.

לאחר שגילית מה מניע אותך ועוזר לך להרגיש הכי פרודוקטיבי, הישאר עם זה עד שאתה מרגיש שאיבדת נגע בתחושת הישג. זה הזמן שאולי הגיע הזמן לעבור למערכת עדיפות טובה יותר לצרכים המשתנים שלך.