לכולנו יש את אותם 24 שעות ביממה לעבוד איתם, אבל איך סוחטים את המירב מהזמן הזה כדי להשיג תוצאות חוסכות בזמן אמת?

זה לא קשור לעבודה קשה יותר מכיוון שזה רק יגיע כל כך רחוק, זה איך שאתה מתכנן ומבנה את הזמן שלך ואז איך אתה ממקסם את הזמן שתכננת.

המפתח לטיפים אלה לניהול זמן הוא לא לעשות אותם פעם אחת, אלא לחזור עליהם שוב ושוב עד שהם הופכים להרגלים. זה כאשר הסובבים יחשבו שיש לך יותר מ 24 שעות ביום.

1. תכנן את השבוע שלך כשאתה הכי מאורגן

אחד הטיפים החשובים ביותר לניהול זמן הוא תכנון השבוע שלך.

ביצוע משימה זו באותה שעה בכל שבוע, לא רק שיוצר הרגל חוסך זמן אלא יכול להיות בעל השפעה חיובית על חשיבה ורווחתך.

הרשה לי להסביר.

על ידי תכנון השבוע שלך אתה מבטיח לעצמך מספר הבטחות חיוביות קטנות. בכל פעם שתקיים ותקיים את ההבטחות האלה הביטחון שלך גדל, ותרגיש טוב יותר עם עצמך ככל שתסיים יותר.

גישה זו חוסכת לך זמן בזמן שאתה עושה את התכנון כאשר אתה נמצא במצב נפשי ממוקד בזמן שאתה מתכנן את מה שחשוב לך. במהלך השבוע, אתה פחות מתפתה לעשות משהו אחר במהלך אחד מאותם משבצות שתוכננו מראש, מכיוון שאתה יכול להזכיר לעצמך שתכננתי זאת מסיבה.

אז תכנן את השבוע שלך וקיים את ההבטחות שהבטחת לעצמך כדי לראות תוצאות חוסכות בזמן אמת.

2. תכננו את יום העבודה הבא לערב רגוע

אם אתה נאבק בסגירה לאחר יום העבודה, גישה זו מסייעת בהרפיית נפשך ומאפשרת לך ליהנות מהערב שלך ללא חשש לעבודה.

כל מה שאתה צריך זה 5-10 דקות בכל יום ומשטח פתק. זה מהיר ויש לו יתרונות ניכרים לאופן שבו אתה מנהל את הזמן שלך.

בסוף כל יום, רשמו כעשר משימות שתרצו לבצע למחרת.

לאחר מכן בחר אחת מאותן משימות שעליך לבצע, לא משנה מה וסמן אותה באמצעות H לגבוה .

אז תוסיף מ 'למדיום לחמש משימות בערך. אלו המשימות שעליך להשלים, אך אם אינך מצליח לסיים את כולן, ניתן יהיה לנהל אותן.

המשימות הנותרות מסמנות עם 'L' לנמוך . אלה נחמדים לקבל, בנוסף הם צריכים להיות משימות קלות.

כאשר המשימות שלך למחרת מתוכננות, אתה יכול לעזוב את העבודה עם כל המשימות המציקות בראש שלך רשומות ומוכנות להתמודדותך למחרת.פִּרסוּם

3. שלוט ביום שלך כך שהוא לא ישלוט בך

תכנון היום הוא הטיפ המשפיע ביותר לניהול זמן שתוכלו לעשות. זה מאפשר לך לשלוט ביום שלך ולא לתת ליום לשלוט בך.

גישה זו היא פשוטה, בנוסף יש לה את הגמישות כאשר יום העבודה שלך לא הולך כמתוכנן.

תפוס עיפרון ופנקס רשימות!

בפנקס הרשימות שלך, חלק את היום לחלקים של 30 דקות, 09:30, 10:00 וכו 'הוסף אותם שורה אחר שורה עם שורה או שתיים בין כל אחת מהן.

עכשיו הסתכל ביומן העבודה שלך והוסף כל דבר שתוקן כמו פגישות.

לאחר מכן, קח את משימות הסיום שלך בעדיפות גבוהה והוסף אותן למקטעים של 30 הדקות שלך.

אם עדיין יש לך משבצות זמן פנויות, אל תשאיר אותם ריקים.

אם אתה נאבק על מוטיבציה בוקר אחד, נסה זאת:

בחר כמה משימות קלות ומהירות ובצע אותן קודם, אל תדאג אם אתה דוחה משימות קשות יותר. ביצוע משימות קלות תחילה ייתן לך את המומנטום ואת הלך הרוח הנכון ואז להתמודד עם הדברים הקשים.

4. נהל בחוכמה את עמיתים לעבודה המסיחים את הדעת

לא משנה כמה אתה מתכנן את השבוע, היום או אפילו את השעה הבאה אם ​​אתה מוסחת כל הזמן. הסחות דעת גורמים לאובדן המיקוד והם הפתח לדחיינות.

טיפ זה לניהול זמן הוא על יצירת סביבת עבודה נכונה, כך שתוכל למקסם את הזמן שאתה צריך להיות פרודוקטיבי ככל האפשר.

ספרו של ניר אייל בלתי ניתן להפרעה מסביר שאם אתה רוצה להיות פרודוקטיבי באמת, עליך להיות בלתי ניתן לביטול. אחת הסחות הדעת הגדולות ביותר במקום העבודה היא לעיתים קרובות עמיתים לעבודה שלנו.

עבור הקולגות שמסיחים את דעתך יותר מכל, פשוט שאל אותם בתחילת כל יום, האם יש משהו שהם צריכים ממך? בכך אתה גורם להם לתכנן מבלי שהם מבינים זאת, אך זה בתנאים שלך. זה מקטין את הסיכויים לבקשה אקראית בהמשך היום.

5. התמודד עם הודעות דוא'ל בתנאים שלך

לעיתים, ניהול תיבת הדואר הנכנס שלך יכול להרגיש כמו עבודה במשרה מלאה. אתה יכול גם ליפול בפח של להרגיש שעשית הרבה בגלל ששלחת המון מיילים, או שהגעת לאפס תיבת המייל המיסטית!

למרות ששליחת כמה מיילים יכולה להיות מספקת, הבעיה היא שמיילים משמשים גם כסוג של דחיינות, מכיוון שהם משימה נסיגה קלה כשלא מתחשק לך לעבוד על משהו קשה.

אז מה אתה עושה כדי לעצור את הסחות הדעת האלה ולהפחית את הלחץ הנגרם כתוצאה ממייל?פִּרסוּם

אתה מתכנן מתי אתה רוצה לקרוא ולהגיב להודעות האימייל שלך, כך שאתה שולט.

מחקר באוניברסיטת קולומביה הבריטית העלה כי עליכם לבדוק את המיילים שלכם רק שלוש פעמים ביום ועל ידי כך להפחית את הלחץ.^[1]

אז בתחילת כל יום, תכנן מתי תבדוק את הדוא'ל שלך. באיזו תדירות אתה בודק את הדוא'ל שלך תלוי בעבודה שלך, אך פחות הוא יותר ובאופן אידיאלי לא יותר משלוש.

גישה זו עדיין שומרת על שליטה בתיבת הדואר הנכנס שלך, אך אתה עושה זאת בזמן שמתאים לך.

6. הסר הסחות דעת אלקטרוניות והיה נוכח

כמה פעמים בעבודה אתה רואה מישהו מוסח מהודעה בנייד או במחשב הנייד שלו?

התראות ניידים וניידים מסיחות את דעתנו מדי יום, אך הן גם הפכו להסחת דעת מקובלת.

ברוב המשרות אינך צריך להגיב מיד להודעה גם כשאנחנו מרגישים שאנחנו צריכים. זה הרגל שנוצר על ידי הטכנולוגיה.

זה לא חייב להיות ככה.

עבור על כל הגדרות ההודעות שלך בנייד ובמחשב הנייד שלך והשאיר רק את הקריטיות. ברוב המקרים, זו צריכה להיות שיחות טלפון בלבד.

על ידי כיבוי ההתראות הללו, אתה בודק הודעות דוא'ל, מסנג'ר וכו 'בזמנים שעובדים עבורך, לא כשהם מגיעים.

ניתן גם לכבות את מספר המספרים המופיע באפליקציות לנייד ולמחשבים שולחניים. אינך צריך לדעת כמה הודעות דוא'ל יש לך בתיבת הדואר הנכנס שלך בכל פעם, במיוחד אם תכננת מתי לבדוק את הודעות הדוא'ל שלך.

אם תשאיר את תכונת התג הזו מופעלת, היא יוצרת הסחת דעת מציקה שתוריד אותך מהעבודה שלך ותשפיע על זמנך.

נסה את זה כמה ימים וראה את ההשפעה החיובית שיש לה על ניהול הזמן שלך. הסובבים יראו גם את השינוי מכיוון שתהיו הרבה יותר נוכחים בבית ובעבודה.

7. הכה את הטיימר והיכנס עמוק עם המיקוד שלך

עצירת משימה מתרחשת בדרך כלל כשסיימת אותה, איבדת עניין או שהסחת את דעתך. לוקח בממוצע 23 דקות להתמקד מחדש כשמסיחים את עצמך, אז אתה צריך לעשות כל מה שאתה יכול כדי להישאר במצב ממוקד זה.^[2]

למרבה הצער, אובדן עניין והיסח הדעת הם התוצאות הסבירות ביותר של מאבקי ניהול זמן, ולכן הגדרת טיימר יכולה לחולל את ההבדל.

על ידי הגדרת טיימר, אתה מבטיח לעצמך שלא תסיח את דעתך או תעבוד על שום דבר אחר עד שיסיים אותו טיימר. להבטחה קטנה זו יכולה להיות השפעה ניכרת על ניהול הזמן שלכם.פִּרסוּם

אתה יכול לנסות פרקי זמן שונים כדי לראות מה מתאים לך, למשל, 25 דקות אם אתה משתמש ב- עגבניה טכניקה . 25 דקות אולי לא נשמעות הרבה זמן, אבל אם תישארו מרוכזים לגמרי במשך 25 דקות, תופתעו כמה תוכלו לעשות.^[3]

8. גלה על מה אתה לא צריך לבזבז את זמנך

מדי יום אנו מקדישים זמן לדברים שמסירים אותנו מלעשות את מה שאנחנו צריכים לעשות - בין אם זה הסחות דעת כמו מדיה חברתית, דוא'ל או משימות שאנחנו מעדיפים שלא לעשות, כמו חנות שבועית או גיהוץ.

כל הפעילויות הללו גוזלות זמן אולי נראות טריוויאליות, אך כולן מסתכמות בכל מה שקשור לניהול זמן.

אולי אתה חושב, אני צריך לעשות את זה, אבל יש טכניקה שנקראת רשימת Not-to-Do שיכולה לעזור.

זה לא רק על עצירת משימות שאינן משפיעות לחלוטין. זה יכול להיות גם על אוטומציה או האצלת המשימה .

אז איך יוצרים רשימת Not To To Do?

ראשית, הקדישו 10 דקות לרשום את כל הדברים שלא ממש משרתים אתכם או לעזור לכם להגיע למקום בו אתם באמת רוצים להיות (למשל צפייה בטלוויזיה, מדיה חברתית, קניות אוכל, ניקיון הבית)

לאחר מכן הציבו כל אחד מהם תחת הכותרת אוטומציה, האצלה או ביטול.

אוטומציה יכולה להיות עבור החנות השבועית שלך, כעת אתה משתמש בחברה שמספקת את המרכיבים והמתכונים עד הבית.

הנציג יכול להשיג מנקה לבית שלך מדי שבוע.

Eliminate עלול להפסיק להדליק את הטלוויזיה ברגע שאתה חוזר מהעבודה.

לאחר שיצרת את רשימת המטלות שלך, וודא שאתה חוזר על התהליך פעם בחודש.

בכל חודש תרוויחו שעות אחורה שלא הבנתם שיש לכם.

9. דלל את המוח שלך כדי למקסם את הריכוז שלך

המוח שלנו מעבד אלפי מחשבות מדי יום; באופן מתסכל, רבים מהם פעולות שאיננו יכולים להשלים באותו הרגע.

השכל העמוס משפיע על ניהול הזמן שלנו מכיוון שאיננו יכולים להתמקד עם הפעולות הבולטות הללו בראשנו.

הנה דרך פשוטה לדחוס את דעתך:פִּרסוּם

סחוב איתך פנקס קטן ועט סביבך לכל מקום שאתה הולך. הוא צריך להיות קטן מספיק בכדי להשתלב בכיס או בתיק וצריך להיות נגיש בקלות. בכל פעם שמחשבה או פעולה קופצים לראש כשאתה יוצא לדרך, כתוב אותו.

זה יכול להיות רעיון, משהו מעורר השראה, פעולה כשאתה חוזר הביתה, כל דבר.

אז כל מה שאתה צריך לעשות זה לתזמן בזמן כדי לוודא שאתה מבצע את כל ההערות האלה. כל כמה ימים זה מספיק.

על ידי לכידת משימות על הנייר במקום לתת להן להצטבר במוח שלך, אתה חופשי לעבוד על מה שחשוב בזמנו במצב ממוקד.

10. הבטיח לאחרים הבטחות

אם היית מבטיח לעצמך או לחבר, איזה מהם אתה סביר להניח שתקיים?

ברוב המקרים זו תהיה ההבטחה שניתנה לחבר.

אתה יכול להשתמש בזה לטובתך על ידי שיתוף התחייבות שיש לך להשלים משימה או פרויקט עם חבר.

ספר לחבר שלך מה אתה רוצה להשיג, מדוע ומתי. ואז בקש מהם לבצע צ'ק-אין איתך בנקודות שונות עד שאמרת שתשלים את הפרויקט.

בזמן העבודה על הפרויקט, תהיה לך ההבטחה הזו שהבטחת לחבר שלך בירכתיך. ההבטחה שביצעת תהיה הנהג להתמקד ולנצל את מרבית הזמן שיש לך להשלים את הפרויקט.

בשורה התחתונה

כל הטיפים הללו דורשים לא מעט מזמנך בכל יום, אך הזמן שתחסוך בעת שימוש בגישות אלה יהיה משמעותי.

שים תזכורות ביומן שלך כדי לשמור על טיפים אלה בראש, שכן ברגע שתתחיל לתרגל אותם באופן קבוע, הם יהפכו להרגלים.

ניתן להשתמש בהם באופן עצמאי, אך הם הרבה יותר חזקים כאשר משתמשים בהם יחד.

עם הזמן הסובבים אותך ישאלו איך אתה מוצא את הזמן להשיג כל כך הרבה ביום!

טיפים נוספים לניהול זמן

• 10 דרכים מעשיות לשיפור מיומנויות ניהול הזמן שלך
• כיצד להיות פרודוקטיביים בעבודה: 9 כללי יסוד
• 50 דרכים להגברת הפריון ולהשיג יותר בפחות זמן

אשראי תמונות מוצג: ולנטין אנטונוצ'י דרך unsplash.com

התייחסות