כולנו עסוקים, אך לפעמים אנו עוברים תקופות בהן העבודה נערמת ונראה שהיא לעולם לא תסתיים. יכול להיות שיש לך עומס עבודה כל כך כבד שזה מרגיש מאיים מכדי אפילו להתחיל.

יכול להיות שאמרת כן לכמה או יותר מדי פרויקטים, ועכשיו אתה חושש שלא תוכל לספק. אז אתה צריך לקחת צעד אחורה, לנשום עמוק ולהתחיל להסתכל מה עובד ומה לא.

להלן 13 אסטרטגיות בהן תוכלו להשתמש כדי לצאת מעומס העבודה העצום שלכם.

1. תודה שאתה לא יכול לעשות הכל

לרבים מאיתנו יש נטייה לחשוב שאנחנו יכולים לעשות יותר ממה שאנחנו באמת יכולים. אנו לוקחים על עצמנו יותר ויותר פרויקטים ואחריות עד שנוצר יותר מדי לחץ בעבודה, מה שמשפיע לרעה על היכולות שלנו.

כדי להתקדם אמיתית ויעילה, עליך להיות האומץ והתושייה גם לומר: זה לא עובד. הודה שאתה לא יכול לעשות את כל זה, וחפש פתרונות טובים יותר.

בכל זמן נתון בחייכם, סביר להניח שיש הרבה דברים שלא מתנהלים על פי התוכנית. אתה צריך להיות מוכן להיות כנה עם עצמך ועם הסובבים אותך לגבי מה שלא עובד בשבילך, באופן אישי ומקצועי.

ככל שתממש את היכולת שלך לומר את האמת לגבי מה עובד ומה לא עובד, כך תוכל להתקדם מהר יותר.

2. התמקדו בחוזקות הייחודיות שלכם

בין אם אתה יזם, מנהיג או עובד כחלק מצוות, לכל אדם יש נקודות חוזק ייחודיות שהוא יכול להביא לשולחן.

האתגר הוא שאנשים רבים בסופו של דבר עושים דברים שהם פשוט לא טובים בהם.

במרדף להגיע ליעדים שלך או להעביר פרויקט, אנשים בסופו של דבר עושים הכל בעצמם או לוקחים על עצמם דברים שלא משחקים בכוחות הייחודיים שלהם. זה יכול לגרום לתסכול, להציף ולעומס עבודה כבד שלא תוכלו לעבור.

לעתים קרובות זה לא בערך אֵיך כדי להשלים את הפרויקט הזה בצורה יעילה יותר, אבל מי יכול לעזור בהעברת הפרויקט הזה. חשוב כיצד תוכל להביא את הערך הגדול ביותר לעבודה שלך ולפרויקטים שאתה מבצע.

3. השתמש בכוחות של חברי הצוות שלך

אחת הדרכים הפשוטות ביותר לנהל את עומס העבודה שלך בצורה יעילה היא לפנות את הזמן שלך, כך שתביא את הרמה הגבוהה ביותר של אנרגיה, מיקוד וכוחות לכל פרויקט.פִּרסוּם

מִשׁלַחַת או שעבודת צוות טובה יותר היא הפיתרון.

לכל אחד יש נקודות חוזק ייחודיות. חשוב לחשוב על עבודת צוות ולא לעבוד במנותק כדי להבטיח שניתן יהיה להשלים פרויקטים בצורה יעילה. בכל פעם שאתה מוותר על משימה או פרויקט שלא משחק לנקודות החוזק הייחודיות שלך, אתה פותח הזדמנות לעשות משהו שאתה מוכשר יותר בו. זה יעצים גם את עצמך וגם את הסובבים אותך.

במקום לקחת על עצמך את כל האחריות, בדוק עם מי אתה יכול לעבוד כדי להשיג את התוצאות הטובות ביותר האפשריות.

4. קח זמן לתכנון

תן לי שש שעות לקצוץ עץ, ואבלה את ארבע הראשונות בחידוד הגרזן. -אברהם לינקולן

שעה של תכנון יעיל עשויה לחסוך שעות זמן. במקום פשוט למהר ולהתחיל בפרויקטים, קח את הזמן למפות הכל.

אתה יכול לקחת את הזמן לחשוב על מטרת הפרויקט, על מועד אחרון, על התוצאות הרצויות, על KPI ועל אתגרים אפשריים.

בהירות מוחלטת של הפרויקט, על ביצועי הפרויקט והתוצאה הרצויה יכולים לחסוך זמן רב. זה גם משיג אותך ברור על סדר העדיפויות ולוחות זמנים, כך שתוכל לחסום את משך הזמן הנדרש להתמקד ולהתרכז על עומס העבודה הרב שלך.

להשיג לעצמך מתכנן כמו מתכנן חיים מלא יעזור לעצמך לתכנן מראש ולהתארגן טוב יותר בחיי היומיום שלך. בדוק את המתכנן כאן והתחל לתכנן את הפרויקטים והמשימות שלך בצורה יעילה.

5. התמקדו בסדרי עדיפויות

לא הכל נמצא בראש סדר העדיפויות, אם כי לעיתים קרובות הוא יכול להרגיש שזה ברגע בו הכל כל כך גוזל זמן.

כלי אחד שתוכל להשתמש בו כדי למקסם את התפוקה שלך ולהתמקד בסדרי העדיפויות הגדולים ביותר שלך הוא מטריקס Eisenhower. הכלי האסטרטגי הזה לנקוט פעולה בדברים החשובים ביותר הוא פשוט. אתה מפריד בין הפעולות שלך על סמך ארבע אפשרויות:

1. דחוף וחשוב (משימות שתבצעו מיד).
2. חשוב, אך לא דחוף (משימות שתזמן לבצע בהמשך).
3. דחוף, אך לא חשוב (משימות שתעבירו למישהו אחר).
4. לא דחוף ולא חשוב (משימות שתסלק).

ג'יימס קליר^[1]יש תיאור נהדר כיצד להשתמש במטריקס אייזנהאואר: כיצד להיות פרודוקטיביים יותר באמצעות תיבת אייזנהאואר

פִּרסוּם

רוצה ללמוד עוד כיצד לתעדף את המשימות שלך וליישם אותן מיד? חוברת עבודה זו בחינם צור זמן רב יותר מתזמון עמוס יכול לעזור לך. בעזרת חוברת עבודה זו תוכלו להעריך את החשיבות והדחיפות של כל המשימות שלכם ולהבין לעצמכם לוח זמנים מסודר.תפוס את חוברת העבודה שלך בחינם כאן.

6. קח פסק זמן

כדי להישאר בראש עומס כבד, חשוב להקדיש זמן למנוחה ולהתאוששות, מכיוון שעומס עבודה כבד יכול להוביל לתחושת לחץ והצפה.

אם רמות האנרגיה שלך גבוהות ונפשך וגופך רעננים וערניים, אתה במצב של שיא יותר להתמודד עם עומס עבודה כבד. הקדיש זמן ליום שלך לטייל או להתאמן בו. צא מוקדם במידת האפשר ובזבז זמן עם אנשים שנותנים לך הרבה אנרגיה.

ברקע, חיוני לישון טוב בלילה ולאכול בריא כדי לחדד את הנפש.

עיין במאמר זה כדי ללמוד על החשיבות של תזמון השבתה.

7. שמרו על איזון בריא בין עבודה לחיים

שמירה על איזון בריא בין עבודה לעבודה יכולה להיות קשה. האיזון שכולנו חושקים בו שונה מאוד זה מזה, במיוחד כאשר אנו מתמודדים עם עומס עבודה כבד.

איזון בין עבודה לעבודה נועד למצוא שלום בתוך עצמך כדי להיות נוכח לחלוטין, בכל מקום שאתה נמצא, בין אם זה במשרד או בבית. זה לבחור מה חשוב ביותר וליצור חיים מאוזנים משלך.

אם אתה מרגיש שאין מספיק איזון, אז אולי הגיע הזמן לעשות זאת עשה שינוי .

8. הפסיקו ריבוי משימות

ריבוי משימות הוא מיתוס מכיוון שהמוח שלך פשוט לא יכול לעבוד ביעילות על ידי ביצוע יותר מדבר אחד בכל פעם - לפחות יותר מדבר אחד שדורש תשומת לב ממוקדת.

השג את רשימת העדיפויות שלך, עשה תחילה את הדבר החשוב ביותר, ואז עבור לפריט הבא ועבד ברשימה.

אם תקצה זמן חסום ותייצר גבולות איתנים לפעילויות ומחויבויות ספציפיות, אתה לא תרגיש כל כך מוצף או עמוס מדי בכל מה שאתה צריך לעשות.

9. עבודה בבלוקי זמן

כדי לשמור על האנרגיה שלך כדי לייצר את התוצאות הטובות ביותר שלך, זה הכרחי לקחת הפסקות קבועות.פִּרסוּם

אני משתמש בעצמי בשיטת 60-60-30 ומלמד אותה ללקוחות האימון שלי. עבוד על פרויקט לתקופה ממושכת של 50 דקות ואז קח הפסקה של 10 דקות. זה יכול להיות טיול, חטיף בריא או סתם שיחה עם מישהו.

לאחר מכן אני ממשיך לעבוד על הפרויקט למשך 50 דקות נוספות, ואחריו הפסקה נוספת של 10 דקות.

לבסוף, אני לוקח הפסקה של 30 דקות כדי לנתק את העבודה מהעבודה. זה יכול להיות זמן לארוחת צהריים נכונה, תרגיל מהיר, קריאה או טיול רגלי.

על ידי פשוט לקחת קצת פסק זמן, רמות האנרגיה שלך נשארות בקצב, איכות העבודה שלך משתפרת ואתה מקטין את הסיכון להישרף.

10. היפטר מהסיחות דעת

בצע הערכה כמה פעמים אתה מוסחת במהלך יום עבודה ממוצע כאשר יש לך עומס כבד. עכשיו, קח את המספר הזה והכפל אותו ב- 25. על פי גלוריה מארק במחקר שלה בנושא העלות של עבודה קטועה, לוקח לנו 23 דקות ו -15 שניות בממוצע לחזור למשימה המקורית לאחר ההפרעה.^[2]

מחקרינו הראו כי הסחת דעת קשב יכולה להוביל למתח גבוה יותר, למצב רוח רע ולפריון נמוך יותר.

הסחות דעת לא רק לוקחות את הזמן שלך במהלך הסחת הדעת; הם יכולים לשבש את ההתקדמות הנפשית שלך ולהתמקד כמעט 25 דקות. לכן, אם אתה מוסחת 5 פעמים ביום, אתה עלול לאבד כמעט שעתיים בכל יום של עבודה פרודוקטיבית וכמעט 10 שעות בכל שבוע.

אז איך להישאר מרוכזים כשאתה מוקף בהסחות דעת? גלה בחינם של Lifehack שיעור מהיר - התגברות על הסחות דעת . זה מושב ממוקד שינחה אותך לאמן את שריר המיקוד שלך ולעבוד עם הסחות דעת. הצטרף למפגש החינמי עכשיו!

11. הקדש זמן ממוקד למשימות קטנות יותר

לפעמים אתה צריך פשוט להתמודד עם המשימות האלה ולנקוט בפעולות לגביהן, אבל תמיד יש משהו דחוף יותר.

משימות קטנות יכולות לעיתים קרובות להפריע לפרויקטים החשובים ביותר שלכם. הם יושבים שם ברשימת המטלות היומית שלך, אך לעיתים קרובות נשכחים בגלל סדרי עדיפויות חשובים יותר או משום שהם אינם נושאים עניין עבורך. עם זאת, הם תופסים אנרגיה נפשית ומבולבלים את דעתך.

התחייב להקדיש פרק זמן מסוים להשלמת כל המשימות הקטנות שיש לך ברשימת המטלות שלך. זה ייתן לך שקט נפשי ומרחב להתמקד יותר בסדרי העדיפויות הגדולים שלך.

12. קח ביקורת זמן

האם אתה יודע בדיוק לאן הזמן שלך הולך כל יום? האם אתה מקדיש זמן רב מדי לפרויקטים ומשימות מסוימות לרעת הזדמנויות גדולות יותר כאשר יש לך עומס כבד?פִּרסוּם

הקדיש זמן לניתוח היכן אתה מקדיש את זמנך לניהול זמן טוב יותר. תובנה זו תדהים אותך ותיתן לך את הבהירות להתחיל להתאים למקום בו אתה ממקד את זמנך ובאילו פרויקטים.

אתה יכול להתחיל בלקחת פיסת נייר וליצור שלוש עמודות:

טור א 'הוא עבודת עדיפות; עמודה ב 'היא עבודה טובה; עמודה C היא עבודה או דברים בעלי ערך נמוך.

כל יום רשמו את הפרויקט או המשימה ואת הזמן המושקע בכל אחד מהם. הקצה את הזמן הזה לאחת העמודות. בסוף השבוע, רשום את משך הזמן המושקע בכל עמודה.

אם אתה מקדיש זמן רב מדי לסוגים מסוימים של עבודה, חפש לשנות דברים כך שהזמן הממוקד שלך יהיה בעמודות B ו- C.

13. הגן על הביטחון שלך

זה חיוני כדי להגן על הביטחון שלנו כדי להבטיח שאנחנו לא מוצפים, נלחצים ומאבדים אמונה.

כשיש לך ביטחון כמשאב יומיומי, אתה נמצא במצב טוב יותר לפתור בעיות, ללמוד מהר יותר, להגיב לכל דבר, להסתגל לכל דבר ולהשיג את ההזדמנויות הגדולות שלך.

ביטחון נותן לך את היכולת להפוך פחד לחשיבה ממוקדת ונינוחה, תקשורת ופעולה. זה המפתח להכניס את דעתך למצב יצרני כדי להתמודד עם עומס עבודה כבד.

מילים אחרונות

עומס עבודה כבד יכול להיות קשה להתמודד ויכול לגרום ללחץ, לשחיקה ולתסכול מתמשך.

המפתח הוא להתמודד עם זה בראש, במקום לתת לו להתרכב להשפעות ארוכות טווח. אני מקווה שתוכל לנקוט פעולה לפחות באחד מהטיפים האלה.

אם זה הולך להיות יותר מדי ומשפיע לרעה על בריאותך הגופנית והנפשית, ייתכן שהגיע הזמן לדבר עם מישהו. במקום להתמודד לבד ולהישאר אומללים, ממורמרים ולהגיע למצב שבו אתה פשוט לא יכול להתמודד, אתה צריך לעשות שינוי למען השפיות שלך.

עוד על התמודדות עם עומס עבודה כבד

• 10 סימנים שאתה נמצא בלחץ גדול מדי בעבודה
• 5 סיבות לחיות ברגע ולהפסיק לתכנן יותר מדי
• איך להתמודד עם לחץ כשאתה מוצף באחריות

אשראי תמונות מוצג: האנה וויי דרך unsplash.com פִּרסוּם

התייחסות