כיצד ליצור רשימת מטלות שתגביר את הפריון שלך

השעה 6:00 בבוקר, ורגע התעוררתם. לאחר המקלחת, הגיע הזמן לאכול ארוחת בוקר, לקבל את החדשות על ידי קריאת עיתון הבוקר ואז להתחיל בעבודה. אתה מרגיש רגוע ומאושר. יש לך ציפיות מאוד גבוהות ליום, ואתה רוצה להיות פרודוקטיבי ככל האפשר עם רשימת המטלות שלך.

מהר קדימה לשעה 14:00 באותו יום. אתה עובד בחיפזון, ובקושי הספקת לעשות הפסקת צהריים. אתה מתחיל להרגיש קצת לחוץ ועייף בגלל לוח הזמנים העמוס. חוץ מזה נראה שעליך לחזור למשימות מסוימות ולתקן אותן מכיוון שלא הספקת להתמקד בהן כראוי.

הלוואי שתמצא כפתור איפוס כדי שתוכל להתחיל את היום שלך בכל אסטרטגיה אחרת.

מה שחווית כנראה היה זה: תכננת את היום בלילה הקודם, והרגשת שאתה מעל למשימות שלך. עם זאת, הדברים התחילו להשתבש כאשר המשכת להוסיף משימות לרשימה שלך, ולבסוף רשימת המשימות שלך ארכה קילומטרים רבים. רשימת המטלות שלך כללה גם משימות שדי היה בלתי אפשרי לבצע ביום אחד.

הנקודה האחרת שתרמה ליום הקדחתני והמלחיץ שלך הייתה לא להבין כמה זמן יידרש למשימה מסוימת ומתי לבצע את המשימה. אם היה בידיך מידע זה, היה קל יותר להבין את העיתוי הנכון לביצוע המשימה.

לבסוף, באמת לא הייתה גמישות בתוכניות שלך. שכחת להוסיף חיץ בין המשימות ולהבין שמשימות מסוימות גדולות בהרבה ממה שנראה בחוץ.

אבל אתה יודע מה - הסיבות הללו לבד לא היו הסיבה העיקרית ללחץ ולעסוק שלך. המשך לקרוא כדי לגלות מה זה היה.

תוכן העניינים

מה אנשים טועים ברשימת מטלות
רכיבי רשימת מטלות מעולה
כיצד ליצור רשימת מטלות המגבירה את הפריון שלך
בשורה התחתונה
טיפים נוספים לפריון

מה אנשים טועים ברשימת מטלות

האם אתה באמת יודע מה אתה אמור לעשות?

כמה זמן השקעת בפועל בתכנון היום שלך - האם זה היה רק חמש דקות בזמן שמכשיר הטלוויזיה הסיח את דעתך?

אם כן, זו כנראה הייתה הסיבה הגדולה ביותר שבגללה היום שלך הפך כל כך מלחיץ.פִּרסוּם

כשאתם מתכננים את הימים שלכם, עליכם להבין באמת את המשימות שאתם עומדים לבצע ומה דורש בכדי לבצע אותן. זה הכרחי, במיוחד עם משימות חשובות, מכיוון שאתה מסוגל להתקדם במשימות החשובות ביותר.

חוסר הזמן המושקע בתכנון יוצג גם כמספר רב יותר של משימות גדולות המוכנסות לרשימה היומית שלך. אם לא פירקת את המשימות לחתיכות קטנות יותר, סביר להניח שלא תתכוון לבצע אותן במהלך היום. זה, בתורו, גורם לך להכות את עצמך על שלא השלמת את רשימת המשימות שלך.

לבסוף, אל תתייחס ליצירת רשימת משימות כמו לאיזה דבר משני שאתה מנסה לעשות במהירות האפשרית. למעשה, כשאתה מקדיש תשומת לב רבה יותר לרשימת המשימות של יום הבא שלך, כך גדל הסיכוי שהרשימה תהיה מציאותית ופחות לחוצה עבורך.

רכיבי רשימת מטלות מעולה

כשאני מדבר על רשימת משימות טובה, אני רואה במאפיינים האלה חלק ממנה:

מְאוּזָן

רשימת המשימות מכילה משימות חשובות ופחות חשובות. בואו נודה בזה: למרות שכולנו נרצה לעבוד על משימות חשובות בלבד (למשל מטלות הקשורות למטרה), עלינו לדאוג גם למשימות הפחות חשובות (כמו להפעיל סידורים, לטפל במשק הבית שלך או לדברים יומיומיים אחרים. ).

מספיק גמישות

מה קורה כשתכננת משימה, אך אינך מסוגל לטפל בה? האם יש לך תוכנית ב 'במקום? אם לא, נסה להבין את הפעולה החלופית שתוכל לבצע בתרחישים אלה.

זמן למעברים

הבן כי זמני המעבר אוכלים גם את זמנך. וודא שכאשר אתה מתכנן את רשימת המשימות שלך, הפעם כלול גם בתוכניות שלך. הוספת מעט חיץ נוסף בין המשימות תהפוך את הרשימה שלך לגמישה ומציאותית יותר.

לא יותר מדי משימות ליום אחד

לתת לך נתון מדויק על כמה משימות שעליך להיות ברשימה היומית שלך קשה. זה תלוי במצב שלך, אבל אני מוכן לומר שכל דבר שבין 5-10 משימות אמור להספיק ליום.

הבן שמשימות מסוימות מהירות מאוד, לכן קל יותר לכלול יותר ולארגן את המשימות שלך בימים מסוימים. רק וודא שישנן גם משימות חשובות ברשימה, כך שתוכל להמשיך הלאה עם הפרויקטים הגדולים שלך.

מגן הגנה

בנה מגן הגנה סביב רשימת המשימות שלך כך שכמה שפחות משימות יוכלו לנחות לרשימה שלך וכי מספר הפריטים ברשימה שלך לא יגדל במהלך היום.פִּרסוּם

במקרה הראשון, נסה לחסל את המקורות למשימות שלך. זה נעשה על ידי צמצום ההתחייבויות שלך והגבלת הפרויקטים שיש לך. העובדה היא שככל שיש לך יותר התחייבויות (או פרויקטים), כך גדל הסיכוי שהם יסתיימו כמשימות עבור הרשימה היומית שלך.

במקרה השני, הפוך את הרשימה שלך לסגורה. את המושג הזה למדתי בקריאה עשה זאת מחר וסודות אחרים של ניהול זמן מאת מארק פורסטר. על מנת ליצור רשימת משימות סגורה, כל שעליך לעשות הוא לצייר קו מתחת למשימה האחרונה ברשימה.

לאחר שעשית זאת, אינך רשאי להוסיף משימות חדשות לרשימה במהלך היום. זה מבטיח שמספר המשימות יורד למעשה ככל שעובר היום.

כיצד ליצור רשימת מטלות המגבירה את הפריון שלך

להכין רשימה שתוכלו למעשה להשיג למחרת , תעשה את הדברים הבאים:

1. בטל משימות מיותרות

עברו על ההתחייבויות שלכם והחליטו אם אתם באמת זקוקים לכל אחת מהן.

למשל, הייתי חבר פעיל במועדון המחשבים המקומי שלנו בעיר הולדתי, אבל אז הבנתי שאין לי יותר זמן לפעילות הזו. למרות שאני עדיין חבר במועדון, אני כבר לא משתתף בפעילות שלו. זה ביטל את המשימות הקשורות למחויבות זו.

2. קח את הזמן שלך לתכנון הרשימה

אל תמהרו ליצור את רשימת המשימות שלכם - הקדישו זמן לשלב התכנון. אם נדרש, התבודד בחלק התכנון על ידי מעבר לחדר נפרד בביתך (או אפילו יציאה החוצה). בדרך זו, אתה באמת יכול לחשוב על המשימות לפני שאתה מכניס אותן לרשימת המטלות שלך.

נסה להקדיש לפחות 15 דקות עם הרשימה שלך כאשר אתה מתכנן אותה.

3. העבר משימות חשובות להתחלה

כשאתם מתכננים את היום שלכם, וודאו שהמשימות החשובות נמצאות בתחילת הרשימה. זה מבטיח שתבצע את המשימות האלה במהירות האפשרית.

למשל, כבלוגר, אני מוודא שיש לי את המשימות ליצירת תוכן בתחילת הרשימה שלי. ברגע שאני מתעורר, אני תוקף את המשימות האלה מיד, והן מסתיימות לפני שאני הולך לעבודה.פִּרסוּם

4. עקוב אחר המשימות החוזרות

יכול להיות שיש לך משימות חוזרות ברשימה שלך, אבל האם אתה יודע כמה זמן לוקח להם לבצע?

אם לא, הקפד לבצע מעקב זמן בכדי להבין זאת. זה עוזר לך לתכנן את היום שלך טוב יותר, מכיוון שאתה יודע כמה זמן לוקח למשימה ואם יש משבצת זמן מסוימת בלוח הזמנים שלך מתי ניתן לבצע את המשימה.

5. אצווה של משימות דומות

עיין ברשימה שלך, וגלה אם ישנן משימות דומות שתוכל לעבד באצווה. בדרך זו תוכל להוריד משימות מסוימות מהרשימה שלך מהר יותר וקל יותר.

6. הגדר את המשימות בפירוט רב יותר

אל תכלול רק משימה כמו בניית אתר ברשימה שלך; וודא ששברת את המשימה לחתיכות קטנות יותר. ככל שהמשימות קטנות יותר, כך קל יותר לבצע אותן לפני תאריך היעד.

7. עשו מראש עבודות הכנה

דאג שתתכונן מראש למשימות מסוימות.

למשל, אני כותב את קווי המתאר של הודעות האורח שלי בימי ראשון, כך שיהיה לי קל יותר (ומהיר יותר) להתחיל לכתוב את ההודעות בפועל כשאני מתעורר. עם מעט עבודת הכנה, אני מזרז את העניינים ומוודא שהמשימות מתבצעות בבוא היום הנכון.

8. הפוך את התחזוקה לאוטומטית

באופן טבעי, תוכל להשתמש בגישה בעט ובנייר ברשימת המטלות האישית שלך, אך נסה לנצל גם את הטכנולוגיה. למעשה, נסו למצוא כלי שידאג לכם לתחזק את רשימת המשימות שלכם. הכלי המועדף עלי הוא נוזבה , אבל יש אפליקציות אחרות לניהול משימות שתוכלו לנסות גם.

9. דע את סוגי המשימות שלך ואת לוח הזמנים שלך

לבסוף, כשאתה מתכנן את היום שלך, שאל את עצמך את השאלות הבאות:

מה עוד יש לי בלוח הזמנים שלי?

שאלה זו מתייחסת ללוח הזמנים האישי שלך. לדוגמה, אם אתה נוסע, ודא שהרשימה שלך משקפת עובדה זו. אל תנסה להפריז ברשימה שלך עם יותר מדי משימות, מכיוון שסביר יותר שתסיים רק חלק קטן מהן.

האם המשימה היא שומרת סף?

שאלה זו שואלת אם המשימה חוסמת משימות אחרות שיש לבצע.פִּרסוּם

מדי פעם, אולי תהיה לנו משימה שצריך לדאוג לה קודם. לאחר שתעשה זאת, רק אז תוכל לטפל במשימות הבאות.

כאשר אתה מתמקד ביצירת רשימת המשימות שלך בצורה ממוקדת, תוכל לזהות את שומרי הסף בקלות.

האם יש לי קרחונים ברשימה שלי?

שאלה זו שואלת אם המשימה שלך באמת גדולה בהרבה ממה שהיא נראית. לפעמים כשאתה מתחיל לעבוד על משימה, בקרוב תבין שהיא גדולה בהרבה ממה שחשבת בהתחלה (השווה אותם לקרחונים, שם רק קצה הקרחון נמצא מעל המים, אבל רוב הקרח נמצא מתחת) .

שוב, כשאתה מתמקד מספיק ברשימת המשימות שלך בשלב היצירה, קל יותר לזהות את קרחונים אלה ולחלק את המשימות לגושים קטנים יותר וניתנים לניהול.

האם המשימה היא הסחת הדעת?

לא כל המשימות נוצרות שוות: חלקן סובלות יותר הסחת דעת, ואילו אחרות דורשות את מלוא תשומת הלב שלך.

למשל, אני יכול לבדוק את הזרם שלי בטוויטר או לבצע תחזוקה פשוטה של בלוגים גם כשאני בסביבת המשפחה שלי. המשימות הללו הינן חסינות הסחת דעת, ואני יכול לטפל בהן, גם אם אין לי את מלוא תשומת הלב עליהן.

בשורה התחתונה

אם אתה עדיין מתקשה להשיג את המשימות היומיומיות שלך ברשימת המטלות שלך, ודא שאתה מנתח את הסיבות לכך. אם כבר, אל תכה את עצמך על שלא סיימת את רשימת המשימות שלך.

אף אחד לא מושלם, ואנחנו יכולים ללמוד מהטעויות שלנו.

צריך קצת תרגול כדי ליצור רשימת משימות נהדרת. עם זאת, לאחר שתלמד להרכיב את כל החלקים, הדברים ייראו הרבה יותר טובים, ותהיה פרודוקטיבי יותר בסך הכל.