למצוא מנהל יעיל ומצליח שלא יודע לנהל נכון את הזמן שלהם ואת העובדים שלהם זה קצת כמו למצוא חד קרן. אתה לא תהיה, כי הם לא קיימים. לכולם ניתנת מספר שווה של שעות ביום לביצוע המשימות שזקוקות לתשומת ליבן, כיצד אתה מנצל את זמנך יקבע בסופו של דבר אם אתה מצליח להשלים את המשימות האלה או לא.

בין אם אתה מנהל בפעם הראשונה ובין אם פשוט צריך קצת קורס רענון, למידה ויישום מיומנויות ניהול זמן נכונות יעברו דרך ארוכה בהצלחת הקריירה שלך.

לפני שאנחנו קופצים לכישורי ניהול זמן יעילים למנהלים, בואו נדון בסיבה ובמה בכל הקשור לניהול זמן. ניהול זמן הוא פשוט שיטה לארגן כיצד להשתמש בצורה הטובה ביותר ב 24 שעות ביום לביצוע משימות אישיות ומקצועיות.

מטריקס אייזנהאואר, שפותח על ידי נשיא ארה'ב דווייט אייזנהאואר שבר את ניהול הזמן לארבע קבוצות:^[1]

בצע ראשית, קבע, קבע, ואל תעשה.

כל כישורי ניהול הזמן נופלים איפשהו בתוך המטריצה ​​הזו. ללמוד לפרק את הזמן והמשימות שלך בצורה יעילה יאפשר לך להשיג יעדים ולהוביל בהצלחה את הצוות שלך - מבלי לאבד את שפיותך.

1. דע כיצד לתכנן כראוי יעדים

בנג'מין פרנקלין אמר פעם,

אם אתה לא מצליח לתכנן, אתה מתכנן להיכשל.

האב המייסד באמת דפק את המסמר בראש, וללמוד כיצד לתכנן נכון את יעדי הצוות שלך הוא המפתח. באשר ליעדים, עליך להגדיר יעדים יומיים, שבועיים, חודשיים ואפילו שנתיים שניתן לפרק למטלות הניתנות לניהול.

לדוגמא, אם יש לך מטרה להגדיל את התעבורה לאתר החברה בעשרה אחוזים במהלך שנה, יהיה עליך לקבוע אבני דרך מדידות מדי שבוע, חודשי ובסימן שישה חודשים כדי לשמור על היעד על המסלול. .

עיין במדריכים אלה בנושא קביעת יעדים לטווח הקצר והארוך:

• כיצד לקבוע יעדים קצרי טווח לחיים מצליחים וממלאים מאוד
• הדרך הבטוחה להגדיר יעדים ארוכי טווח ולהגיע להצלחה

2. תקשורת טובה תעשה עולם של הבדל

תקשורת טובה יכולה ליצור או לשבור כל קשר - אישי או עסקי - וכאשר מנהל נאבק בניהול הזמן שלהם, התקשורת לרוב סובלת. עם זאת, אם מנהל לוקח את הזמן להקשיב ולתקשר בצורה ברורה עם הצוות שלהם ולקוחותיו, זה יכול לעשות את ההבדל בהצלחה של עסק.

הקפד לתקשר באופן קבוע עם חברי הצוות שלך כדי להבטיח שהם פועלים לקראת אבני דרך שהוצגו בבירור. מנהל שמתקשר בצורה ברורה וקבועה עם הלקוחות, סביר יותר שגם יגדיל את עסקיהם. הקפידו לנצל את מרב זמנכם בתקשורת מתחשבת.

למד את 7 דרכים להבטיח תקשורת יעילה בעבודה .

3. ארגון טוב הוא המפתח

ארגון חזק הכולל מעורבות בחובות המועצבות וסביבת העבודה בפועל שלך הוא חיוני לניהול זמן יעיל למנהלים. אם הצוות שלך לא מאורגן ולאנשים לא ברור אילו משימות עומדות בראשם או למי עליהם לפנות בבקשה לעזרה, כל היעדים שהוגדרו ייפגעו.

תקשורת טובה וארגון טוב הולכים יד ביד כשמדובר במיצוי הזמן.פִּרסוּם

לגבי ארגון סביבת העבודה שלך, ובכן, אם אתה רוצה לשמור על חדר השינה שלך מבולגן בבית, זה עניינך, אבל למבולגן אין מקום בעסק. כל דקה שאתה מחפש קובץ שלא נמצא במקום היא רגע מבוזבז שאפשר היה להוציא אותו טוב יותר.

למה שלא תסתכל על אלה 15 הטיפים הטובים ביותר לארגון לארגון משרדים וביצוע יותר ?

4. משלחת יעילה היא הכל

משלחת יעילה תסייע בהגדרת חברי הצוות שלך לעבודה בביטחון וביעילות. כמנהל, באחריותך להעריך מי בצוות שלך מתאים ביותר לאיזו משימה ולהקצות את האחריות הנלווית לה. אי לקיחת ההובלה ותפקידים האצלים יבזבז רק את הזמן שלך ושל חברי הצוות שלך.

על ידי האצלת תפקידים שונים בקפידה והבטחת הצוות שלך בכל הדרוש להשלמת התפקידים הללו, חברי הצוות יהיו פחות נזקקים לך בכל הנוגע לביצוע העבודה.

למד את אומנות המשלחת במדריך זה: כיצד להאציל עבודה ביעילות (המדריך המובהק למנהיגים)

5. תזמן את המשימות הנכונות בזמן הנכון

אם היית בונה מכונית, לא היית מתחיל בניסיון להתקין את מערכת הקול לפני שהמסגרת הייתה במקום, נכון?

החסימה הראשונה של מטריקס אייזנהאואר היא Do First, כלומר החלט מהן חובות המפתח שעליך לדפוק לפני שתמשיך לדבר הבא. אלה עשויים להיות דברים קטנים כמו מענה לשאילתה של הבוס שלך או שהם יכולים להיות גדולים יותר, כגון השלמת התוכניות לאסטרטגיה חדשה של מדיה חברתית.

העניין הוא, וודא שאתה לומד לתעדף את המשימות החשובות ביותר בכל יום, כמה זמן תצטרך להשלים אותן ומתי יש לטפל בהן.פִּרסוּם

הנה טכניקה שתעזור לך לתעדף משימות: כיצד לתעדף נכון תוך 10 דקות ולעבוד 10X מהר יותר

6. למד להכיר מלכודות ריבוי משימות

לכולם יש מספר דברים שהם צריכים לעשות, אך כאשר אנו מנסים להטוטל בבת אחת עם כל הדברים האלה, חלקם חייבים להגיע לרצפה. קל מדי להתחיל לעבוד על מטלה אחת ואז לקפוץ לדוא'ל שלך כי קיבלת פינג בטלפון שלך. זה נורא לשבירת הריכוז שלך ופשוט מכריח את המוח שלך לשחק קדימה.

במקום זאת, קבעו חסימות זמן ספציפיות ביום לבדיקה ותשובה להודעות דוא'ל. על ידי התמקדות במשימה אחת בכל פעם, תסיים את העבודה מוקדם יותר ותעניק לה את מלוא תשומת הלב של המוח שלך.

נסה את 9 הטיפים הבאים לניהול ריבוי משימות שישפרו את הפרודוקטיביות שלך.

7. למד לתעדף לא רק את זמנך, אלא עזור לעובדים לתעדף את זמנם

אנו עשויים לחשוב שאנו מקדישים שמונה שעות מוצקות ביום לתפקידי הליבה של עבודותינו, אך מחקרים מראים כי בדרך כלל איננו המקרה.^[2]אתה יכול לעזור לצוות שלך להפיק את המירב מזמנו (ושלך) על ידי ביצוע ביקורת זמן מדי פעם. הקדישו יום אחד שבו הצוות שלכם עוקב אחר מה שהם עושים וכמה זמן הם משקיעים בזה.

וודא שאתה ברור שתרגיל זה נועד לסייע לעובדים בטווח הארוך ואינו דרך לעשל עובדים גרועים. אני מקווה, עם מספיק נתונים, אתה והצוות שלך תוכל לקבוע טוב יותר מה עובד וכיצד להימנע מפיגור או הפרעה בעבודה.

9. שמירה על מראה יכול ללכת רחוק

כמו ששייטים מחפשים את הקברניט שלהם להדרכה בסערה, העובדים שלך צריכים להרגיש שאתה מנהל את הזמן שלך היטב. אם בכל פעם שהעובדים שלך ניגשים אליך, אתה מרופט וממהר, סביר יותר שהם ימשיכו להגיע אליך בנושאים חשובים.

יתכן ויום אחד אתה מתקשה להחזיק את הכל ביחד, אך שמירה על מראהו של מנהל שנמצא בראש משחק ניהול הזמן שלהם יכולה באמת לעזור להשפיע על אחרים לנהל את זמנם בצורה יעילה גם כן.פִּרסוּם

10. דע מה לעשות כאשר הצלחת שלך מתמלאת מדי

לחץ קטן ומועד אחרון יכולים להוות מוטיבציה חזקה בכל מה שקשור להידרדרות ולעשות דברים. אם אתה מגלה שרשימת עבודות החובה שלך מתארכת מעט מדי, זה יכול להיות אינדיקטור לשני דברים:

אפשרות אחת היא שאתה לא מנהל את הזמן שלך בצורה יעילה כפי שאתה יכול להיות. אם זה המקרה, חזור לראש הדף ובדוק.

אפילו למנהל הטוב ביותר יש את הגבולות שלהם ויש רק כל כך הרבה דקות ביום. מנהל טוב לא מנסה לבצע כל משימה שנקרתה בעצמם. הם יודעים כיצד להשתמש בצורה הטובה ביותר בצוות שלהם בכדי להבטיח כי היעדים מתקיימים והם יודעים מתי עומס העבודה שלהם יכול.

11. הבן את כלל 80/20

על פי עקרון פארטו או הידוע יותר בשם כלל 80/20, 80 אחוז מהתוצאות מגיעות מ -20 אחוזים בלבד מהפעולות. 20 אחוז התוצאות האחרות מגיעות מ ... ניחשתם נכון, 80 אחוז מהפעולות.

באשר לאופן שבו כל הגורמים לניהול הזמן של מנהל אפקטיבי, ובכן, חובה לעשות, אין תירוצים עדיפויות רק 20 אחוז מהעבודה שלך, אבל הם יניבו את התוצאות הגדולות ביותר. ככל הנראה ניתן להעביר את 80 אחוז התפקידים בין הצוות בצוות שלך.

12. אל תפחדו לקחת הפסקה כשצריך

אם אתה עובד כמו רכבת משא כל שנייה ביום מבלי לקחת כמה דקות לצעוד אחורה ולנשום, אתה הולך לחוות שחיקה. שחיקה היא אותו רוצח ניהול זמן מתגנב שמתגנב כשאתה מנסה לוודא שאף דקה לא עוברת לעבודה. התוצאה היא שבקרוב תהיה לך פחות אנרגיה וריכוז ובסופו של דבר עבודתך עשויה לגבות מחיר מבריאות הנפש שלך.

תזמון השבתה לעצמך חשוב. אז עודדו את העובדים שלכם לקחת הפסקות ואל תשכחו לקחת אותם בעצמכם. כמה הפסקות לאורך כל יום העבודה יכולות לעשות דרך ארוכה בכדי להכניס אותך לחשיבה הנכונה כדי להפיק את המרב מזמנך.

מחשבות אחרונות

קל להיתפס ליומיום של העסק ולמצוא את עצמך מפתח הרגלים לא בריאים כמנהל. התמקד בבניית ההמלצות במאמר זה, והשקיע זמן בהעצמת הצוות שלך. לא רק שהפרודוקטיביות הכוללת תשתפר, אתה תמצא את עצמך הופך במהירות למנהיג כוכבי ומכובד.פִּרסוּם

מידע נוסף על פרודוקטיביות בעבודה

• כיצד להיות פרודוקטיביים בעבודה: 9 כללי יסוד
• 50 דרכים להגברת הפריון ולהשיג יותר בפחות זמן
• כיצד נוסחת הפריון יכולה להניע עובדים לעבוד ביעילות

אשראי תמונות מוצג: מערכת ניהול מבקרים של Proxyclick דרך unsplash.com

התייחסות