לפעמים איתור חסמים לתקשורת בעבודה יכול להיות קל למדי. כשלא מתקבלת תקשורת לא נכונה, אתה עשוי לראות את זה בצורה של סכסוך במקום העבודה או ירידה בתפוקה. יש נטייה לתקשורת שגויה לקרות כשיש מעט שקיפות. ולפעמים זה עלול להיות לא מכוון.

מצוינות עושה דברים רגילים בצורה יוצאת דופן. ג'ון וו. גרדנר

אנשים רבים חושבים שהם מתקשרים יעילים מכיוון שהם למדו בבית הספר או בעלי ניסיון בעבודה מסוימת, אך במציאות הם עדיין מתקשים להשפיע על אחרים באמצעות המסר שלהם. התוצאה של תקשורת לא יעילה היא החמצה של הזדמנות, זמן אבוד ומשאבים מבוזבזים - הכל בגלל שלא היו להם שיחות בעלות השפעה גבוהה.^[1]

יתכן שתבחין במספר גורמים המשפיעים על תקשורת ברורה, יעילה ושקופה בעבודה: מאפיינים אישיים, מרחק פיזי, המסר עצמו, הקשר, ז'רגון בשימוש ותרבות. להלן 7 דרכים להבטיח תקשורת אפקטיבית בעבודה, כך שתוכל ליצור סביבת עבודה יעילה, יצרנית וכוללת.

1. דע היטב את הקהל שלך

הבנת הקהל שלך חיונית לתקשורת יעילה בעבודה. זה חל על תקשורת מילולית וכתובה, מצגות, הודעות דוא'ל יומיות, הודעות ברחבי החברה או מתן עדכוני סטטוס בפרויקטים.

בין אם ההודעה שלך תועבר ביעילות ובין אם לא תתקבל יפה, נובעת מהבנת הדברים שלקהל שלך אכפת.

• למי אתה מכוון בתקשורת שלך?
• מה כוונת המסר שלך?
• מה הם צריכים לדעת?
• מה אתה צריך שיעשו?
• מה הדרך הטובה ביותר להעביר את המסר לקהל שלך?
• כיצד הקהל שלך יתפוס או יפרש את המסר?
• איך הקהל שלך ירגיש, יחשוב ויגיב כשהוא יקבל את המסר שלך?

על מנת לענות על שאלות אלה, יהיה עליך לתכנן מראש, לחקור ולבחון את התנהגויות הקהל שלך. לדוגמה, הגישה שלך לתקשורת עם הצוות שלך או עמיתים תהיה ככל הנראה שונה מאיך שאתה מתקשר עם המנהיג שלך מכיוון שלקבוצות אלה יש תחומי עניין שונים.

2. חפשו להבין את המצב והבהירו

קח זמן להיות מתחשב ומכוון. לפני תקשורת בעבודה, חיוני להשהות, להבין את המצב, להבהיר ולקבל אמפתיה. להלן מספר טיפים שיעזרו לך לתקשר בצורה יעילה בעבודה:פִּרסוּם

לִהיוֹת סקרן . שאל שאלות פתוחות שמתחילות ב'מה 'ו'איך' לאסוף מידע. אנשים נוטים להיות יותר תיאוריים עם התגובות שלהם. לאחר מכן תוכל לשאול שאלות בדיקות פתוחות כדי להשיג יותר הקשר. ככל שתבינו יותר, כך תגדל הסיכוי שתתאימו הודעה מתאימה המהדהדת את הקהל שלכם.

ללמוד כמו ילד. בדרך כלל לילדים אין שום ידע מוקדם לגבי מה שהם עומדים ללמוד. יש תחושה של ענווה לגישת הלמידה שלהם. נקט באותה גישה כאשר אתה מכניס את עצמך לנעלי הקהל שלך כאשר אתה מבקש להבין את מצבם. היו פתוחים, מוכנים ומוכנים לראות את נקודת המבט של הקהל שלכם.

בדוק את ההנחות שלך. רוחב הניסיון שלך עשוי להעיב על תפיסותיך ומשפטיך. אתגר את הדעות הקודמות לגבי הקהל שלך. קבע עם מי אתה צריך לדבר או עם איזה מחקר אתה צריך לבצע כדי לבדוק אם ההנחות שלך נכונות. הקפידו ליצור מרחב להבנה לפני שתקפצו לפעולה.

להיות כולל. אנשים רוצים להיות שייכים, להרגיש כלולים ומוערכים במקום העבודה. היה מתחשב בכדי להבטיח כי הרעיונות של כולם יתפסו. לדוגמא, אם אתה בפגישה ומבקש לקבל תשומות, ודא שיש מספיק זמן לכולם לשתף את תגובתם. אם נגמר לך הזמן, ציין בפגישה שתתחבר אליהם בהמשך.

3. האזן ברמות מרובות

רוב האנשים לא מקשיבים מתוך כוונה להבין; הם מקשיבים בכוונה להשיב - סטיבן ר 'קובי

סביר להניח שאתה מכיר את אלה טיפים בסיסיים להאזנה פעילה . עם זאת, כשאנחנו מרגישים המומים לעמוד בלוחות זמנים, לתעדף או ליצור, קל להיות בטייס אוטומטי ולהחמיץ מסרים מרכזיים שיכולים לעזור לך לתקשר בצורה יעילה בעבודה. להלן תזכורות להמשיך להתאמן:

לשכתב. אשר את הבנתך את המסר על ידי חזרה עליו או ניסח אותו מחדש במילים שלך. אם יש פערים בין הצדדים, זה הזמן להבהיר.

בְּדִיקָה. שאל שאלות אם אתה מרגיש שחסר מידע שאתה עשוי להזדקק לו.פִּרסוּם

להבהיר. אם אתה לא מבין משהו לגמרי, שאל.

זכור. נסו להיזכר בנקודות החשובות לקהל שלכם. ניתן להשתמש במידע זה בעתיד ומראה לקהל שלך שאכפת לך והאזנת באופן פעיל.

להיות מתקשר יעיל בעבודה פירושו שאתה צריך להיות מותאם למיומנויות ההקשבה הפעילות שלך. תזכור ל:

• יש אמפתיה.
• להבין את התפיסות של אחרים, לא רק את שלך.
• מדוד את הרגשות והתגובות שלך, ושל אחרים.
• דע את הערכים והאמונות שלך, ושל אחרים.
• התבונן בסימני תקשורת לא מילוליים כמו שפת גוף.

4. סקור כיצד אתה מקבל משוב

האופן שבו אתה מקבל משוב משפיע על אופן התגובה שלך ומשפיע על האפקטיביות שאתה מתקשר בחזרה לצדדים אחרים. קל יותר לומר מלהיות פתוחים למשוב ולביקורת.^[2]אנחנו אנושיים. כאשר אתה מוסח מאירועי החיים או אם אתה מרגיש לחוץ בעבודה, אתה עלול להגן על כל הערה ולו הקטנה ביותר.

שילה הין ודאגלס סטון מספקות גישות לשיפור היכולת שלך לקלוט משוב, לקחת מה שימושי ולדעת להיפטר ממה שלא מועיל לך ללמוד ולהתקדם.^[3]

חלק מהאסטרטגיות הללו כוללות את הפעולות הבאות:

• דע, הבין ונהל את הטריגרים והתגובות שלך למשוב.
• הפרד את ההודעה מ'מי 'שהיא באה.
• הקשב לעצות ולא לפסק הדין.
• פירוט המשוב לחתיכות לעיכול.
• כאשר אתה מחפש משוב באופן יזום, היה ספציפי ובקש דבר אחד.
• בצע צעדים קטנים כדי לבדוק מה הוצע לך.

יש לך את היכולת ללמוד מהמשוב ולצמוח ממנו. פירוק המשוב לחתיכות בגודל ביס יכול לעזור לכם לעבד טוב יותר את המסר ולהיות פחות תגובתי בתגובתכם.

5. ספק משוב אובייקטיבי וניתן לצפייה

זה אחד הדברים הקשים ביותר לעשות מכיוון שאולי לא תרצה לפגוע באחרים, ייתכן שתרצה להימנע מסכסוך, אתה לא לגמרי בטוח איך לעשות זאת, אתה לא מוכן רגשית, או שאתה מעונן מההנחות שלך.פִּרסוּם

מודל המצב, ההתנהגות, ההשפעה (SBI)^[4]יכול לעזור לך לספק משוב ברור וספציפי:

• מַצָב. ספק את ההקשר. שאל את עצמך מה קרה, איפה ומתי.
• התנהגות. תאר את ההתנהגות. זה החלק הקשה ביותר מכיוון שאתה צריך לבדוק את ההנחות שלך. למשל, האמירה שהיית גס רוח (סובייקטיבי) לעומת שקטעת אותי (התנהגות נצפית) משנה את הטון של המשוב. להיות גס רוח יכול לקבל פרשנויות מרובות בזמן שאתה יכול לראות מתי מישהו הפריע לך.
• פְּגִיעָה. השתמש בהצהרות I כדי לתאר את תוצאות ההתנהגות.
• להתקדם. שמור על השיחה כדי לחפש הבנה על ידי בקש מהם לשקף. מה הייתה נקודת המבט שלהם? מה קורה להם? מה הם הבינו? איך הם יכולים לצמוח מכאן?

דוגמה 1: ^[5]

במהלך ישיבת הצוות של אתמול בבוקר, כאשר נתן את המצגת שלך (מצב), לא היית בטוח לגבי שתי השקופיות וחישובי המכירות שלך היו שגויים (התנהגות). הרגשתי נבוכה כי כל הלוח היה שם. אני חושש שזה השפיע על המוניטין של הצוות שלנו (אימפקט).

דוגמה 2:^[6]

בפגישת הלקוח ביום שני אחר הצהריים, הבטחת שהפגישה תתחיל בזמן ושיש לכולם מתנות מראש (מצב). כל המחקר שלך היה נכון, וכל אחת משאלות הלקוח נענתה (התנהגות). אני גאה שעשית עבודה כל כך מצוינת ושמת את הארגון באור טוב. אני מרגיש בטוח שנקבל את החשבון בזכות העבודה הקשה שלך (אימפקט).

לדעת לספק משוב ברור, ספציפי וניתן לצפייה זו מיומנות חיונית להיות מתקשר יעיל בעבודה.

6. מעקב, אישור ויצירת אחריות

תקשורת יעילה בעבודה אינה אירוע חד פעמי. יהיה עליך לעקוב באופן רציף אחר ההתקדמות ולספק תמיכה שוטפת. אל תשכח להכיר בהתקדמות העמיתים, הצוותים או המנהיגים שלך!

השתמש בשאלות הבאות כדי לעזור לך להעריך את יעילות התקשורת השוטפת בעבודה:פִּרסוּם

• אילו הזדמנויות אתה רואה?
• איך אתה יכול להסתגל?
• אילו החלטות צריך לקבל?
• איזה תמיכה תוכלו לספק?
• מה עליכם לעשות כדי להבטיח שהתקבלה ההודעה המדויקת?

7. השתמש ב- 7C של תקשורת

בכל אמצעי תקשורת בעבודה, זכור את 7C של תקשורת בכדי לכוונן את המסר שלך:^[7]

• ברור. מה המטרה? האם המסר קל להבנה?
• תַמצִיתִי. מה אתה יכול למחוק? האם זה לעניין?
• בֵּטוֹן. מהן העובדות?
• נכון. האם ההודעה נקייה משגיאות? האם זה מתאים לקהל שלכם?
• קוהרנטי. האם יש זרימה הגיונית? האם המסר עקבי?
• לְהַשְׁלִים. האם ניתן מידע רלוונטי והאם יש קריאה לפעולה?
• אָדִיב. מה הטון של המסר שלך?

למידע נוסף על 7Cs כאן: תקשורת אפקטיבית: איך לא להבין אותי

סיכום

דרכים להבטיח תקשורת אפקטיבית בעבודה אורכת תרגול וזמן.

שמור על 7 אסטרטגיות אלה בראש שלך כדי לשפר את התקשורת שלך בעבודה כך שההודעות שלך יהיו ברורות ושקופות.

1. דע היטב את הקהל שלך
2. חפשו להבין את המצב ולהבהיר
3. האזן ברמות מרובות
4. סקור כיצד אתה מקבל משוב
5. ספק משוב אובייקטיבי וניתן לצפייה
6. מעקב, אישור ויצירת אחריות
7. השתמש ב- 7 C של תקשורת

המשך לצמוח ולכוונן את כישוריך!

על איזה דבר אתה יכול לעבוד החודש כדי לשפר את התקשורת שלך בעבודה?

להיות ספציפי ולאתגר את עצמך על ידי הגדרת a מטרה חכמה לתקשורת במקום העבודה - ספציפי, מדיד, בר השגה, רלוונטי, מוגבל בזמן!

מידע נוסף על תקשורת במקום העבודה

• סגנונות ניהול קונפליקטים לתקשורת אפקטיבית בעבודה
• כיצד לשלוט במיומנויות תקשורת אפקטיביות בעבודה ובבית
• כיצד לעבוד עם סגנונות תקשורת שונים במשרד
• כיצד לשפר את כישורי התקשורת להצלחה במקום העבודה

אשראי תמונות מוצג: ברוק קאג'ל דרך unsplash.com פִּרסוּם

התייחסות