זה לא רק אתה: כולנו עסוקים יותר ממה שהיינו. ביצוע כל משימה בצורה יעילה בזמן פשוט מרגיש בלתי אפשרי בימינו.

בין אם אתה אמא ​​עובדת, סטודנטית או בעלת עסק קטן, ניהול הזמן שלך יכול להיות מאתגר. בין שיעורים, פגישות, פגישות עם רופאים ואירועים אחר הצהריים לילדים, איך מישהו מוצא זמן להתעמלות או, חלילה, כיף?

לכולנו 24 שעות ביממה. אז איך נראה שאנשים מסוימים מבריחים את המשימות שלהם בזמן ששארנו מפטפטים? הם למדו כיצד להיות גם יעילים בזמן וגם יעילים.

תוכן העניינים

1. מה המשמעות של יעילות זמן?
2. יעיל לעומת יעיל
3. 6 דרכים להיות יעילות בזמן
4. שורה תחתונה
5. מידע נוסף על ניהול זמן

מה המשמעות של יעילות זמן?

Merriam-Webster מגדירה יעילה כ- מסוגלת לייצר תוצאות רצויות עם מעט או בלי בזבוז (כמו זמן או חומר).^[1]אבל מה המשמעות של להיות יעיל באופן שבו אתה מבלה את הימים שלך?

להיות יעיל בזמן פירושו משא ומתן על הנסיבות של כל יום תוך הקפדה על מספיק זמן למשא ומתן כמו שינה וטיפול עצמי. יעילות לא תמיד אומרת לשבת ליד שולחן בשעות הבוקר, להשחיל רשימת מטלות ולעזוב את המשרד עד השעה 17:00. יעילות פירושה לעשות כמיטב יכולתך, למרות גורמים פנימיים וחיצוניים, להשאיר מספיק זמן לטפל בעצמך.

אני מתחיל את ימי העבודה שלי על ידי רישום המשלוחים שלי. באופן בלתי נמנע, אני חוטף לפגישה בלתי צפויה או לשיחת משקיעים. כן, יכולתי להישאר ערה כל הלילה ולעשות את העבודה בכדי לעמוד במועדים שלי - אבל אם אעשה זאת, הייתי עייף מדי למחרת כדי לעשות משהו. זה להיות יעיל, לא יעיל.

כדי להיות יעיל, אני יכול לחלק את העבודה עם עמית, או להשלים חצי מהמטלה ולבקש הארכה.

כשאתה מלהטט בין עבודה, הורות וחיי חברה, עליך לייעל את ימיך באופן רציף ולהחזיק את עצמך באחריות. אבל, כמובן, אתה עדיין צריך להיות יעיל גם כן.פִּרסוּם

יעיל לעומת יעיל

במילים פשוטות, להיות יעיל זה להשגת תוצאה ספציפית; להיות יעיל פירושו להשיג את התוצאה מבלי לבזבז זמן או מאמץ . בתיאוריה, אתה צריך להיות יעיל בזמן כדי להיות יעיל, אבל זה לא תמיד המקרה.

תסתכל על זה ככה: יש לך משימה להשלים שאמורה לקחת לך שעה. אבל בין הסחות דעת כמו האינטרנט ופטפוט משרדי, המשימה הזו מסתיימת לקחת ארבע שעות. השגת את המטרה הסופית שלך, אז היית יעיל, אבל לא היית יעיל מכיוון שלקח הרבה יותר זמן ממה שהיה צריך.

אם יש לך עבודה שמחזיקה גג מעל הראש ואוכל על השולחן שלך, זה אומר שאתה מספיק יעיל בעבודה כדי לקבל משכורת חודשית. עם זאת, כנראה שתלוש המשכורת שלך לא משקף כמה זמן אתה משקיע ברשתות החברתיות בכל תקופת תשלום.

היוצא מן הכלל הוא יזמים ועצמאיים. כדי להרוויח יותר כסף אנשים בעלי עסק צריכים להיות יעילים ויעילים כאחד.

6 דרכים להיות יעילות בזמן

יעילות היא תוצר לוואי של יעילות. למרות שבטוח לומר שרוב היזמים יעילים, זו מיומנות שלוקחת תרגול.

גם אם אינך מנסה לנהל עסק רווחי, אתה עדיין יכול להפיק תועלת מכך שתפעל כפי שעושים מנהיגים עסקיים מצליחים.

1. הגדר יעדים מדידים

למרות שלכל יזם יש שיטה משלו, מומחים לפרודוקטיביות מציעים להגדיר מטרות SMART . יעדים ספציפיים, מדידים, הניתנים להשגה, מציאותיים ותלויי זמן מקדמים יעילות ויעילות כאחד - לא רק שניתן להשיג אותם באופן ריאלי, אלא ניתן לבדוק כמותית את ההתקדמות אליהם.^[2].

תוכלו ללמוד עוד על יעדי SMART בעזרת הסרטון הבא:פִּרסוּם

נגיד שאתה רוצה להכניס 100,000 דולר לרבעון. ייתכן שתגדיר אבני דרך שבועיות של 8,000 $, מה שהופך את המטרה לניהול יותר ונותן לך כרית למקרה שתקצר שבוע אחד.

הגדרת יעדים עוזרת לך להיות יעילה בזמן מכיוון שהיא ממקדת את האנרגיה שלך במה שאתה רוצה. זה, בתורו, משפר את היכולת שלך להשיג מטרות אלה.

2. תקשר בתנאים שלך

בין אם זה תכנון ארוחות או פיתוח מוצרים, רוב הפרויקטים לוקחים צוות. עם זאת, זה לא אומר שעליך לרענן את הדוא'ל שלך כל חמש דקות לצורך עדכונים. אנשי מקצוע עובדים מבזבזים 21 דקות בממוצע ביום על ידי בדיקת יתר של תיבות הדואר הנכנס שלהם^[3]. במשך ארבעה שבועות עבודה, זה כמעט 7 שעות בחודש שתוכל לסתור.

במיוחד יזמים צריכים להקפיד על דוא'ל. הודעות משקיעים עשויות לזכות בתגובה מהירה, למשל. האם זה באמת משנה באיזו מהירות אתה קורא את אותו הודעת דוא'ל בברכה שהועתקת אליה?

אם עובד זקוק למשהו באופן מיידי, בקש שיתקשר אליך או יעצור ליד משרדך. הגדירו זמן והקדישו שעה או שעתיים בשבוע מסרק דרך תיבת הדואר הנכנס המלאה שלך כדי להבטיח שלא תחמיץ משהו מכריע.

3. ברירת מחדל לסמוך

גם אם אינך עובד עם צוות, אתה עדיין תלוי באחרים. כשאשתי ואני הוספנו חדר כביסה בקומה העליונה בביתנו, נאלצתי לסמוך על הקבלנים שיעשו את עבודתם. הייתי צריך לסמוך על אשתי שתענה על כל אותם איפה אתה רוצה את זה? שאלות שעלו בהכרח.

אם לא הייתי מחדל לסמוך, הייתי מאט את הפרויקט ואולי אפילו מחסל אותו לחלוטין.

למד לסמוך על אחרים באותו אופן שבו היית בן הזוג הרומנטי שלך. היו ברורים לגבי כוונותיכם. וודא שהמעשים שלך תואמים למילים שלך, והנח גם את העשייה של אחרים.פִּרסוּם

היו כנים באופן התקשורת שלכם. והכי חשוב, קבל שאחרים הם יחידים ייחודיים. לא כולם עובדים או מתקשרים באותה צורה, וזה בסדר.

4. קחו הפסקות קבועות

ככל שאתה מבלה יותר זמן בפרויקט, כך אתה מסיים אותו מהר יותר, נכון? לא בהכרח.

מחקרים מצביעים על כך שהעובדים היצרניים והיעילים ביותר בפועל לוקחים הכי הרבה הפסקות. מחקר שערך קבוצת Draugiem הראה כי מקצב העבודה האידיאלי הוא למעשה 52 דקות ואחריו הפסקה של 17 דקות^[4]. למרות שהמחקר לא בדק סוגים אחרים של עבודה, זה הימור הוגן שמפרץ מקדם יעילות בכל הלוח.

הגדר טיימר כדי להזכיר לך לקחת הפסקה בכל שעה. אם מרווחים קצרים יותר מתאימים למשימה שלך, נסה את עגבניה טכניקה . עבדו 25 דקות, ואז עשו משהו אחר בחמשת השנים הבאות^[5]. לא רק שתספיק לעשות יותר, אלא שאתה תהיה פחות לחוץ לאתחל.

5. השתמש במשאבים שלך

לא מזמן נאלצתי לכרות כמה עצים בחצר שלי כדי להגן על הבית שלי. יכולתי לשלוף את מסור החרטום ולבלות את השעה הבאה באטיות לחתוך את דרכי בתא המטען, אבל לא עשיתי זאת, כי היה לי מסור שרשרת שישב במוסך. ברגע שפיציתי אותו, עבודת העץ ארכה כעשר דקות והשאירה לי זמן נוסף למשימות אחרות.

נקט באותה גישה בעבודה. אם אתה צריך להעביר מידע בין חלונות דפדפן מרובים במחשב שלך, אתה יכול ללחוץ כל הזמן הלוך ושוב בין מספר כרטיסיות. לחלופין, תוכל לחבר את המסך הרזרבי היושב באחסון, מה שיעזור לך לעבוד מהר יותר ולעשות פחות טעויות.

6. דעו מתי להגיד לא

לפרויקטים קטנים יש הרגל לא טוב להתפרץ לפרויקטים גדולים יותר. אם כל מה שיצאת לעשות הוא לכסח את החצר שלך, היצמד לזה. אל תגיד לעצמך (או שאף אחד אחר יגיד לך) שאתה צריך גם לקצץ את השיחים ולמשוך עשבים שוטים.

תעשה מה שאתה רוצה ותמשיך הלאה. זה יעיל כמו גם זמן יעיל.פִּרסוּם

מה אם זה פרויקט עבודה? אולי לא תוכל להגיד לא ישירות לבוס שלך, אבל אתה יכול להציע חלופות. אם אתה חושש שמשימה היא בזבוז זמן, השליך רעיון אחר.

אם באמת אין לך זמן ביומן שלך, בקש ממנו או ממנה לעזור לך לתעדף את רשימת הפרויקטים שלך. תבינו נכון, והבוס שלכם עשוי להודות לכם שחסכתם זמן בחברה.

הבנה מלאה של ניהול זמן היא המפתח לדעת מתי להגיד לא ומתי משהו יכול להיות הגיוני להשקעה בזמן.

למידע נוסף על אמנות לומר לא עם המאמר הזה.

שורה תחתונה

תכנון הוא המפתח. בין אם אתה יזם כמוני או הורה להישאר בבית, יש לך עבודה לעשות. העבודה עצמה עשויה להיות שונה, אך הערך של להיות יעיל ויעיל בזמן לא. אם אתה רוצה להצליח - ויש לך זמן לעצמך להתפנות - תחשוב לפני שאתה טוחן את היום.

לעבוד בחוכמה זה טוב יותר מאשר לעבוד קשה. ללמוד לסמוך על אחרים חשוב יותר מהתוצאה נראית בדיוק כמו שחשבתם. היעילות והאפקטיביות עשויות להיות שונות, אך שניהם מסתכמים בשני דברים: קיום תוכנית ותנודתיות לפי הצורך.

מידע נוסף על ניהול זמן

• 20 טיפים לניהול זמן מהיר כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלך
• 10 דרכים מעשיות לשיפור מיומנויות ניהול הזמן שלך
• כיצד להיות פרודוקטיביים בעבודה: 9 כללי יסוד

אשראי תמונות מוצג: אלכס פרזה דרך unsplash.com

התייחסות